8. Krav til sagsbehandlingen og afskedigelsesbreve mv.
Offentlighedsloven (OFL) gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, jf. § 1.
Forvaltningsloven (FVL) gælder for alle dele af den offentlige forvaltning, jf. § 1. Loven gælder for behandlingen af sager, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, jf. § 2. En advarsel og en beslutning om afskedigelse anses for at være en afgørelse i forvaltningslovens forstand, og afskedigelsesreglerne, som findes i en række love, overenskomster m.v., suppleres derfor af FVL og forvaltningsretlige regler og principper.
Universiteterne er selvejende institutioner inden for den offentlige forvaltning, jf. universitetslovens § 1, stk. 2, og de skal derfor iagttage reglerne i bl.a. OFL og FVL i deres daglige virke.
Skriftlighed
Der er ikke i FVL krav om, at en afgørelse skal være udformet skriftligt. Det kan dog følge af god forvaltningsskik eller særregler (som det f.eks. er tilfældet i funktionærloven), at myndigheden skal udarbejde en skriftlig afgørelse med begrundelse. En afgørelse i en afskedigelsessag er af særligt indgribende karakter, og det følger af det fælles regelsæt om afskedigelser, at en sådan altid skal udformes skriftligt. Det anbefales endvidere, at skriftlige henvendelser undervejs i personalesagens behandling besvares skriftligt.
Afgørelsen skal være indholdsmæssig klar, og den skal være formuleret i et let forståeligt og hensynsfuldt sprog. Risikoen for uklarhed pålægges myndigheden, og uklarhed kan få betydning for afgørelsens retsvirkninger. Afgørelsen skal endvidere være angivet med myndighedens betegnelse, adresse og telefonnummer, og den udstedende myndighedspersons navn med tilhørende underskrift. Underskriften skal være læselig og/eller gentaget med maskinskrift.
Endelig kan det nævnes, at ombudsmanden lægger stor vægt på, at den offentlige forvaltning (og dermed også universiteterne) optræder høfligt og hensynsfuldt. Det er en del af god forvaltningsskik. Det medfører blandt andet, at universiteterne hverken mundtligt eller skriftligt bør anvende unødigt krænkende sprogbrug over for den, der påtænkes afskediget, men bør forholde sig sobert og nøgternt til sagen. Dette skal naturligvis også ud fra et menneskeligt synspunkt tilrådes.
Notatpligt
I afgørelsessager skal en myndighed, der mundtligt modtager oplysninger om sagens faktiske omstændigheder af betydning for afgørelsen, notere oplysningerne, jf. OFL § 6. Tilsvarende gælder, hvis myndigheden på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger. Reglen gælder dog ikke, hvis oplysningerne allerede fremgår af sagens øvrige dokumenter.
Bestemmelsen suppleres af en almindelig retsgrundsætning om, at offentlige myndigheder har pligt til at notere alle nye væsentlige oplysninger til sagens behandling - herunder f.eks. ved at tage referat af telefonsamtaler (telefonnotater).
Da notatpligten omfatter alle oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, uanset hvordan de er tilgået sagen, vil notatpligten også kunne omfatte oplysninger, der udveksles mundtligt inden for samme universitet, f.eks. mellem de ansatte. Tilsvarende skal oplysninger fra andre myndigheder noteres på sagen, eventuelt i form af en henvisning.
Hvis der er indgået materiale til sagen, som siden hen tilbageleveres, uden at der er taget kopi, skal dette noteres på sagen. Vurderinger af sagens afgørelse, som er foregået internt, samt oplysninger om gældende ret er ikke omfattet af notatpligten.
Sagens oplysning
Et universitet har ansvaret for, at alle nødvendige oplysninger er indsamlet, inden der træffes afgørelse. Der findes ikke præcise regler for, hvor langt universitetets undersøgelser skal strækkes, men en sag skal undersøges i så tilstrækkelig en grad, at der kan træffes en forsvarlig og materielt rigtig afgørelse.
Hvornår er der pligt til at foretage partshøring?
Hvis en part i en sag ikke kan antages at være klar over, at et universitet er i besiddelse af bestemte oplysninger om sagens faktiske omstændigheder, må der ikke træffes afgørelse, før universitetet har gjort den ansatte bekendt med oplysningerne og givet ham eller hende lejlighed til at udtale sig. Dette gælder dog kun, såfremt oplysningerne er til ugunst for den ansatte, og såfremt der vil blive lagt vægt på dem ved sagens afgørelse. Hvis det ikke er muligt at afgøre, om oplysningen er til ugunst for den ansatte, skal der foretages partshøring.
Den ansatte skal, uanset om han eller hun kender til oplysningen i forvejen, gives mulighed for at kommentere eller korrigere oplysninger, som pågældende måske ikke var klar over ville få betydning for universitetets beslutning i sagen. Et universitet må som udgangspunkt formode, at den ansatte ikke har kendskab til, at en oplysning indgår i en sag, medmindre den ansatte selv har afgivet oplysningen i forbindelse med sagen, eller det i øvrigt klart fremgår af omstændighederne, at oplysningerne indgår i beslutningsgrundlaget (f.eks. ved den ansattes samtykke til, at der må indhentes oplysninger fra andre myndigheder).
Hvis et universitet overvejer at afskedige en medarbejder i prøvetiden, skal universitetet være opmærksom på, at der skal være tid til at partshøre medarbejderen inden prøvetidens udløb. Med en sædvanlig frist på to-tre uger bliver den ”reelle” prøvetid på ca. to måneder.
Udvidet partshøring i sager om afskedigelse
Af FVL §§ 19-21 fremgår reglerne om myndighedens pligt til at foretage partshøring.
Partshøringen skal sikre, at den, der er part i en sag, får mulighed for at gøre sig bekendt med og kommentere myndighedens beslutningsgrundlag, inden der træffes afgørelse. Reglerne i §§ 19-21 går alene på myndighedens pligt til at foretage partshøring over faktiske omstændigheder af væsentlig betydning for sagen. Det er i praksis fast antaget, at der er pligt til at foretage en udvidet partshøring i sager om sanktioner over for og afskedigelse af ansatte inden for den offentlige forvaltning. En sådan udvidet partshøring omfatter ikke alene sagens faktiske omstændigheder, men ligeledes universitetets foreløbige vurdering af sagens retlige grundlag og eventuelt bevismæssige spørgsmål. Universitetet skal således give den ansatte en redegørelse, der efter omstændighederne bør være skriftlig, for universitetets egen opfattelse af sagen og herefter give den pågældende lejlighed til at udtale sig herom.
Høringsfrister
Universitetet kan fastsætte en frist for afgivelse af udtalelse. Der kan samtidig hermed gøres opmærksom på, at der kan blive truffet afgørelse, hvis fristen overskrides, uden at svaret er modtaget. Den sædvanlige er frist er to-tre uger.
Hvis der sættes en frist, skal denne være tilstrækkelig lang til, at den ansatte kan nå at sætte sig ind i alle oplysningerne og overveje sin udtalelse. Det skal her overvejes, om sagens karakter f.eks. kan betyde, at der vil være behov for sagkyndig hjælp til at udfærdige udtalelsen. Endvidere skal det tages med i betragtning, om den ansatte tidligere har været hørt i sagen.
Hvis den ansatte ønsker en frist forlænget, bør dette imødekommes, medmindre det væsentligt strider mod de hensyn, universitetet tog ved fastsættelse af fristen.
Begrundelse
Advarsler, afgørelser om uansøgt afsked og bortvisning skal meddeles den ansatte skriftligt. En sådan afgørelse, der meddeles skriftligt, skal være ledsaget af en begrundelse, jf. FVL § 22. Begrundelsen skal være en forklaring på, hvorfor afgørelsen har fået det indhold, den har.
Meddeles en afgørelse alligevel mundtligt, kan den ansatte forlange at få begrundelsen meddelt skriftligt, jf. FVL § 23. Anmodningen skal imødekommes inden 14 dage efter fremsættelsen. Hvis dette ikke kan overholdes, skal universitetet informere den ansatte om årsagen hertil, samt om hvornår anmodningen kan forventes imødekommet.
I begrundelsen skal der henvises til den lovregel eller administrativt fastsatte bestemmelse, som afgørelsen er truffet ud fra. Der skal henvises til nr. og dato i Lovtidende og præcis henvisning til paragraf, stk., nummer, litra, punktum og led. Er loven blevet ændret flere gange, bør der endvidere henvises til relevante ændringsloves nr. og dato i Lovtidende samt relevante overgangsbestemmelser. Hvis den ansatte er omfattet af en kollektiv overenskomst, skal der desuden henvises til overenskomstens afskedsbestemmelse.
Er der truffet en skønsmæssig afgørelse, skal der i begrundelsen - ud over en henvisning til de retsregler, der giver hjemmel til at træffe afgørelsen - fremgå en redegørelse for de hovedhensyn, der har været afgørende for skønsudøvelsen. De faktiske omstændigheder, der har været af væsentlig betydning ved sagens afgørelse, skal i et vist omfang henføres under de relevante hensyn.
Begrundelsen skal indeholde en sagsfremstilling med oplysninger om de faktiske omstændigheder, der er blevet tillagt væsentlig betydning ved afgørelsen. Er der uenighed om disse faktiske omstændigheder, skal de modstridende versioner refereres, og det skal tydeligt fremgå, hvilken version myndigheden har lagt vægt på.
Der skal endelig tages stilling til de argumenter, som den ansatte er fremkommet med under sagens forløb. Finder universitetet, at et argument ikke er relevant, bør det kort fremgå af begrundelsen, at det ikke er blevet tillagt betydning. På den måde ved den ansatte, at universitetet har været opmærksom på argumentet.