Bygningsbruger hos Universitets- og Bygningsstyrelsen - for institutioner under UVM

| Forside | | Bund |

Resumé

Der er udarbejdet en pjece, der redegør for samarbejdet omkring forvaltningen af ejendommene. Pjecen angiver bl.a. fordelingen mellem institutionerne og ejendomscentrene af ansvaret for vedligeholdelsesopgaver.

1. Organisation

2. Vedligeholdelse

3. Modernisering

4. Byggeri

5. Energi, forsikring og risikostyring

6. Bilag 1

7. Bilag 2

Kolofon
Hele publikationen som PDF [512 kB]

Universitets- og Bygningsstyrelsen
Bredgade 43
1260 København K
Tlf: 3395 1200
Fax: 3395 1300
ubst@ubst.dk
http://www.ubst.dk

Organisation

Som konsekvens af kommunalreformen overgår mange amtskommunale uddannelsesinstitutioner den 1. januar 2007 til at være statslige selvejende institutioner placeret i Undervisningsministeriets regi.

De institutioner, dette omfatter, er gymnasieskoler inkl. evt. kostafdelinger, studenter- og hf-kurser, voksenuddannelsescentre, social- og sundhedsskoler, radiografskoler, sygeplejeskoler og centre for undervisningsmidler. De tre sidstnævnte bliver del af CVU’er.

Som led i overflytningen overtager undervisningsministeren institutionernes faste ejendomme.

Universitets- og Bygningsstyrelsen (UBST) under Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling har af Undervisningsministeriet (UVM) fået til opgave at varetage forvaltningen af bygningsmassen.

UBST har derfor oprettet tre regionalt placerede centre (København, Århus og Middelfart), som skal varetage forvaltningen af bygningerne. Præsentation af Ejendomscentrene, hvilket område de dækker, adresser mv. kan findes bagest i pjecen og på UBST’s hjemmeside www.ubst.dk.

Ejendomscentrene varetager den overordnede bygningsforvaltning, hvad angår drift, vedligehold og byggeri. Medarbejderne i de tre centre har kompetencer inden for planlægning, byggeri, vedligehold, jura og økonomi. Hovedparten af medarbejderne har tidligere været beskæftiget med den samme bygningsmasse i amtskommunalt regi.

Ved udbud og udvikling, køb og salg samt kapitalforvaltning kan ejendomscentrene trække på den brede ekspertise, som ligger centralt i UBST.

UBST ønsker, ud fra den økonomi der stilles til rådighed, at forvalte bygningsmassen, således at den investerede kapital opretholdes og bygningen lever op til tidens krav og standarder og svarer til brugerens aktuelle behov. Inden for ejendomsforvaltning beskæftiger de enkelte Ejendomscentre sig i hovedtræk med:

• Vedligeholdelse og byggeri
• Rådgivning og konkret bistand til institutioner omkring bygningsrelaterede forhold
• Udarbejdelse af byggeprogram og kapacitetsudredning
• Kapitalforvaltning: Ejendomsvurderinger, matrikulære forhold, naborelationer, fredning, bygningsrelateret myndighedskontakt, lejekontrakter, mv.
• Vedligeholdelse af bygningsdata, arealdata, tegningsdata, mv.

UVM udmelder bevillinger til institutionernes løbende drift, indvendig vedligeholdelse m.v., og søger bevillinger til ny-, om- og tilbygninger på de årlige finanslove.

Vedligeholdelse

Ansvaret for at vedligeholde bygninger er fordelt mellem UBST og institutionenes ledelse (bestyrelse og rektor). Et centralt redskab for et effektivt samarbejde er en klar og hensigtsmæssig opgave- og ansvarsfordeling mellem UBST, som repræsentant for bygningsejer, og institutionerne, som bygningsbrugere.

Der er udarbejdet en ”Bruttoliste” (bilag nr. 1), der omfattende og detaljeret redegør for fordelingen af pligter mellem UBST og bygningsbrugeren. Hovedsigtet med fordelingen i Bruttolisten går ud på, at flest mulige opgaver placeres decentralt, altså med bygningsbruger som ansvarlig for tilrettelæggelse og gennemførelse. UBST’s forvaltning omfatter ikke brugerens løbende driftsforhold som fx forsyning, rengøring, pleje af grønne områder, snerydning, vagt mv. samt øvrige forhold vedrørende brugerens daglige benyttelse. Driftsforhold tilrettelægges og overvåges således af brugeren i en direkte kontakt og dialog med leverandører og eksterne rådgivere.

Bygningsbrugeren har normalt det fulde ansvar for den løbende drift og ansvaret for de vedligeholdelsesopgaver, der typisk har stor betydning for den daglige benyttelse. UBST kan medvirke til at afklare eller strukturere driftsrelaterede spørgsmål, derhar betydning for – eller går på tværs af – hele bygningsmassen.

UBST har ansvaret for klimaskærmen, (tag, ydermure, vinduer, døre, osv.) genopretningsarbejder vedr. basale tekniske installationer (varme- og ventilationsanlæg). Endvidere for de opgaver hvor det ud fra en samlet statslig beregning skønnes hensigtsmæssigt, at opgaven initieres fra centralt hold, typisk opgaver i relation til udbud og kontrahering.

Ordningen baserer sig på en centraliseret struktur for syn, prioritering og udbud samt erfaringsopsamling, der spiller sammen med et decentraliseret tilsyn og gennemførelse af selve vedligeholdelsesarbejderne. UBST’s vedligeholdelsesordning kombinerer på den måde fordelene ved det centrale overblik og udviklingspotentiale med den lokale og tætte bygningsindsigt, der er opnået gennem et mangeårigt brugeransvar for driftsforhold mv.

Det er brugerens ansvar at vedligeholde bygningerne indvendigt. Snitfladen mellem den udvendige og indvendige vedligeholdelse og omfanget af den indvendige vedligeholdelsespligt med hensyn til tekniske anlæg er beskrevet i Bruttolisten. Det er altså den enkelte bruger, der er ansvarlig for strukturering og gennemførelse af den indvendige vedligeholdelse i henhold til Bruttolisten – herunder for den fornødne kontrahering vedr. rådgiver- og entreprisearbejder.

I forbindelse med at UBST’s eksterne bygningsrådgiver gennemfører bygningssyn af klimaskærmen, foretager bygningsrådgiveren – som supplement til dette udvendige syn, – et overordnet bygningssyn af de indvendige bygningsdele. Det indvendige syn koncentrerer sig om den overordnede generelle vedligeholdelsesstand og vil derudover vurdere og beskrive tilstanden af de tekniske anlæg med henblik på planlægning af eventuelle langsigtede genoprettende investeringer.

Brugeren afholder sin egen vedligeholdelsesindsats via driftstilskuddet til institutionen. Den vedligeholdelsesindsats, som Ejendomscentrene igangsætter, afholdes direkte af UBST.

Den udvendige vedligeholdelse er UBST’s ansvar. Overordnet er UBST’s opgave vedr. vedligeholdelse følgende:

• Indsamling af eksisterende bygningsdata vedr. vedligeholdelsesbehovet i bygningsmassen
• Udbud og gennemførelse af vedligeholdelsessyn
• Overblik over vedligeholdelsesniveauet på den samlede bygningsmasse
• Udarbejdelse af flerårige vedligeholdelsesplaner
• Gennemførelse og afrapportering af vedligeholdelsesprojekter
• Udarbejdelse af nøgletal

Bygningsmassen efterses og vedligeholdes i et toårigt forløb, hvor bygningerne gennemgås. Der bliver herefter taget stilling til, hvilke opgaver der skal gennemføres og hvornår. Processen sættes for nuværende i gang hvert år, således at der hele tiden er to parallelle forløb i gang. Det toårige forløb indeholder følgende:

• Bygningssyn
• ”Bygningsmødet”
• Disponering og prioritering af midler til vedligehold
• Gennemførelse og opfølgning

Bygningssynet er et tilstandseftersyn, hvor alle udvendige bygningsdele og tekniske anlæg som varme- og ventilationsanlæg gennemgås for behovet for vedligeholdelse. Bygningssynet foretages af eksterne arkitekt- og ingeniørfirmaer tilknyttet opgaven i form af en flerårig rammeaftale med UBST. Synsrådgivernes opgave er at rapportere om bygningsmassens tilstand for derved at tilvejebringe et ensartet og objektivt grundlag, der giver afsættet for UBST’s prioritering af, hvilke vedligeholdelsesarbejder der skal gennemføres. Synet finder sted på et ensartet grundlag uafhængigt af bygningens alder og anvendelse og hvor i landet, synet finder sted. For at sikre objektivitet i synsgennemgangen indgår UBST som udgangspunkt ikke aftaler om udførelse af beslægtede eller tilgrænsende opgaver med de firmaer, der står for bygningssynet. For 2007 planlægges bygningssynet gennemført i anden halvdel af 2007.

Når bygningssynet foreligger, gennemføres, som hovedregel, et møde mellem rektor/ institutionens ledelse og repræsentanter fra et ejendomscenter samt evt. den eksterne synsrådgiver. På mødet gennemgås bygningssynsrapporten, og institutionens ledelse orienterer om, hvilke vedligeholdelsesarbejder institutionen har gennemført, og hvilke der planlægges udført i den kommende periode. På denne måde sikres en hensigtsmæssig koordinering af indvendige og udvendige vedligeholdelsesarbejder. Formålet med Bygningsmødet er således en gensidig orientering, der skal fastslå, om det reelle vedligeholdelsesbehov er fuldt belyst og afdækket, eller om der bør iværksættes yderlige tekniske undersøgelser vedrørende et konkret problem.

Bygningssynet og det efterfølgende Bygningsmøde med institutionerne danner grundlag for den samlede prioritering institutionerne imellem af årets udvendige vedligeholdelsesarbejder, inden for den udmeldte bevilling fra UVM. UBST udarbejder en liste for det årlige vedligeholdelsesbehov til den enkelte institution, som også indeholder et overslag over de forventede omkostninger.

Projekterne gennemføres på UBST’s vegne af tilknyttede rådgivere i direkte dialog med de enkelte ejendomscentre. Alle projekter sættes i gang efter nærmere aftale med de enkelte institutioner, og når det passer ind i brugerens planlægning.

UBST er initiativtager til ingeniør- og arkitektrammeudbud for alle brugere. Fordelen ved disse parallelle rammeudbud er, at de valgte rådgivere kan anvendes til alle de udbudte opgaver, der besluttes gennemført hos brugeren over en længere periode. Ydermere opnår rådgiver over samarbejdsperioden en dybere indsigt i brugerens specifikke behov og bygningssituation, der gerne skulle resultere i bedre rådgivning for brugeren og UBST. Ejendomscentrene indgår aftaler og afholder alle omkostninger i forbindelse med de vedligeholdelsesarbejder, som de igangsætter.

På basis af de årligt gennemførte udvendige vedligeholdelsesarbejder udarbejder UBST nøgletal i henhold til DFM (Dansk Facility Management). Erfaringsopsamlingen på tværs af hele bygningsmassen skal forsyne UVM, UBST og brugeren med relevant information om omkostningsniveauer for vedligehold af forskellige bygningstyper. Opfølgningen skal tillige anvendes til forbedring af budgetteringen af vedligeholdelsesarbejder, ligesom der opnås pålidelige forudsætninger for langtidsbudgetteringer.

Den endelige model for vedligeholdelse træder først fuldt i kraft i 2008, så 2007 vil blive et overgangsår. I første halvdel af 2007 systematiseres de indsamlede amtslige data, og disse data suppleres med ad hoc besigtigelser og tekniske bygningsgennemgange.

I første halvdel af 2007 planlægges kun igangsat uopsættelige eller på anden måde helt indiskutable projekter, som det af tidsmæssige, praktiske og økonomiske grunde vurderes hensigtsmæssigt at igangsætte på det foreliggende grundlag. En mere omfattende udmelding for den resterende del af 2007 og for 2008 vil foreligge i anden halvdel af 2007.

Der er afsat en pulje til akutte og uopsættelige arbejder på klimaskærmen (tag, ydermure, vinduer, døre osv.). Skader eller svigt på klimaskærmen, hvor der er overhængende risiko for følgeskader på øvrige bygningsdele, og som anslås til maximalt at beløbe sig til 20.000 kr. ekskl. moms, skal ansøges i det respektive ejendomscenter.

Der skal ligeledes ansøges skriftligt om arbejder, der forventes at beløbe sig til mere end 20.000 kr. En sådan skade vil blive besigtiget af en medarbejder fra et ejendomscenter eller af en ekstern konsulent, inden det besluttes, hvilke foranstaltninger der skal i værksættes.

Modernisering

Hovedparten af de ejendomme, som de tre Ejendomscentre får ansvaret for at forvalte, er opført for mere end 30 år siden. Der er overvejende tale om gedigne undervisningsbyggerier, der rummer tidløse kvaliteter, og som for den overvejende del fremstår velvedligeholdte. Amterne har i den periode, de har haft ansvaret for denne bygningsmasse, generelt set gjort en god indsats med at løfte ejendommene op på et fornuftigt niveau, når det gælder vedligeholdelsesstandarden. På en lang række skoler er der foretaget moderniseringer til nye undervisningsformer som fx studiecentre, flerklasselokaler, projektrum mv. Faglokaler er ligeledes blevet moderniseret, fx for at leve op til nye lovkrav, og til nye undervisningsformer.

Der er tale om en bygningsmasse, der er udsat for stort slid i den daglige drift. Bygningerne anvendes i mange af døgnets timer af et stort antal personer. En sådan massiv anvendelse stiller store krav til den daglige servicering af tekniske anlæg og den løbende vedligeholdelse af indvendige overflader.

Indvendige byggearbejder, der har til formål at forbedre brugen af eksisterende forhold, er som udgangspunkt indvendig vedligeholdelse. Arbejdet skal i henhold til Bruttolisten afholdes og organiseres af den enkelte institution. Ejendomscentrene kan efter aftale bistå med oplæg til organisering af opgaven. Visse vedligeholdelsesarbejder kan fx være overflødige, hvis man kort efter gennemfører en ombygning. I disse tilfælde kan der træffes en aftale om, at vedligeholdelsesmidlerne indgår med en passende del af udgifterne til ombygning. Indvendige vedligeholdelsesarbejder En række mindre arbejder (under 300.000 kr.) kan institutionen igangsætte uden at gennemføre et egentligt udbud, fx malerarbejder, udskiftning af gulvbelægninger og lignende. Er der tale om et vedligeholdelsesprojekt på over 300.000 kr., skal arbejdet – ifølge tilbudsloven – udbydes i underhåndsbud eller i licitation til flere bydende.

Institutionen vil derfor ofte have behov for at entrere med en ekstern rådgiver, som i samarbejde med institutionen kan beskrive opgaven, varetage udbudsforretningen samt føre tilsyn med gennemførelsen af selve bygningsprojektet.

Ejendomscentrene vil som en del af rammeudbud på rådgiverydelser i forbindelse med udvendige arbejder indgå en rammeaftale om rådgivningsydelse for indvendige vedligeholdelsesarbejder. Således kan institutionerne efterfølgende, såfremt de enkelte institutioner måtte ønske det, betjene sig af disse rammerådgivere til de indvendige vedligeholdelsesarbejder, som de selv skal forestå og har det praktiske og økonomiske ansvar for.

I forbindelse med større vedligeholdelses- og moderniseringsarbejder kan UBST medvirke til at skabe klarhed over konsekvenserne af forskellige løsninger, således at der tilvejebringes et realistisk beslutningsgrundlag. Ejendomscentrene kan således medvirke til at kvalificere ønsker og behov, som den enkelte bygningsbruger måtte have. I visse situationer dækker et beskrevet ombygningsbehov samtidig over vedligeholdelsesarbejder, som det kan være hensigtsmæssigt at gennemføre i forbindelse med et ombygningsprojekt.

Byggeri

Undervisningsministeriet (UVM) varetager den koordinerende funktion vedr. udarbejdelse af prognoser for optag på institutionerne, og UBST bidrager med udredning af den bygningsmæssige kapacitet. Det vil sige, at beslutninger vedr. nybygning og udbygning tages af Undervisningsministeriet, mens UBST bidrager til afklaring af kapacitets- og byggebehov, afdækning af problemstillinger og belysning af alternativer. For at sikre en valid afklaring og en ensartet og effektiv sagsbehandling skal henvendelser vedr. bygningsmæssige forhold rettes til det relevante ejendomscenter i UBST.

Brugernes behov er meget forskellige. Der kan være behov for flere lokaler, ændrede lokaler til samme funktioner eller nye lokaler til nye funktioner. I alle tilfælde er det UBST’s opgave og ansvar at gøre rede for, hvilke muligheder og vilkår, der er i forbindelse med opfyldelse af behovet og videreførelsen af projektet. Derfor har UBST bl.a. igangsat en analyse af gymnasiereformens indflydelse på lokalebehovet samt ajourføring af standardbyggeprogrammer. På baggrund af indsamlede data og analyser er det herefter UVM, der beslutter og søger bevilling til byggeprojekter, der enten ved ombygninger, tilbygninger eller nybyggerier skal øge en institutions kapacitet.

Det er UBST’s mål at opføre byggerier med vægt på funktionalitet, kvalitet og æstetik, og at brugerens behov i størst muligt omfang tilgodeses. Brugerens krav indarbejdes som regel i projektet ved at følge en projekteringspraksis, hvor det konkrete projekt igennem et antal faser detaljeres frem til et detailprojekt.

Detailprojektet danner samtidig grundlag for entreprenørens endelige tilbud. I nogle tilfælde – eksempelvis hvor der er behov for en hurtig gennemførelse af projektet, eller hvor der fokuseres på mulighederne i nye samarbejdsmåder mellem bruger, bygherre, rådgiver og entreprenører – skal brugerbehovet afdækkes på et tidligere tidspunkt i projektforløbet.

Energi, forsikring og risikostyring

Det er UBST, der tager initiativ til, at Cirkulære om energieffektivisering i statens institutioner samt Bekendtgørelse om energimærkning af bygninger efterleves. Konkret vil det foregå ved, at UBST udarbejder en procedurevejledning for de lovpligtige forhold, samt de forhold, som de enkelte institutioner selv er ansvarlige for, og UBST vil forestå udbud og den overordnede styring af energimærkningsordningen.

Institutionerne er omfattet af statens selvforsikringsordning, og de nærmere vilkår og den praktiske administration fremgår af Undervisningsministeriets hjemmeside www.uvm.dk.

På institutionernes opfordring vil UBST samarbejde om risikostyring. Risikostyring er en systematisk måde at forebygge og begrænse skader, ulykker og fejl og at skabe trygge rammer for institutionerne. Tiltag, der begrænser risici, indarbejdes i institutionens samlede drifts- og vedligeholdelsesplaner, fx:

• Kriminalpræventiv belysning
• Anlæg til adgangskontrol og tv-overvågning
• Alarmanlæg til brand og indbrud
• Alarmanlæg til vand- og varmeproblemer
• Krav til nøgle- og låsesystemer

På grundlag af indhentet skadestatistik informerer UBST institutionerne om muligheder for skadesbegrænsning

Bilag 1

Drift og vedligehold (DV) af statens bygninger skal ske på den mest effektive og økonomisk rentable måde. Med et centralt forvaltet ejerskab til statslige bygninger skal der opnås en professionel tilrettelæggelse og gennemførelse af DV. Målsætningen er, at der til enhver tid tilbydes funktionelle, tidssvarende og velvedligeholdte fysiske rammer til statslige uddannelsesformål.

Et vigtigt redskab til at opnå dette er en klar og hensigtsmæssig opgave- og ansvarsfordeling mellem bygningsejer og bygningsbruger kombineret med en incitamentsstruktur, der fremmer bygningsrationel adfærd for staten som helhed.

• Afhjælpende vedligehold udføres for at afhjælpe akut skade eller svigt. Denne form for vedligeholdelse omfatter reparation eller udskiftning af defekte komponenter o. lign.
• Forebyggende vedligehold udføres inden ejendommens ydeevne er på et brugsmæssigt utilfredsstillende niveau, eller for at forhindre følgeskader. Denne form for vedligehold omfatter typisk lovpligtige eftersyn og arbejder, der udføres med faste intervaller for at forbygge nedslidning eller minimere risikoen for driftsstop eller ulykker.
• Oprettende vedligehold medfører et kvantespring, der helt eller delvis bringer bygningen (eller dele heraf) op på et ”kvalitetsniveau som nybygget”. Denne form for vedligehold omfatter typisk samlet renovering og/eller udskiftning af bygningsdele, fx hele tagbelægninger, hele facadeoverflader eller væsentlige dele heraf.

Bruttoliste

Bruttolisten er en check- og fordelingsliste over drift- og vedligeholdelsesaktiviteter, der varetages af UBST som repræsentant for bygningsejer og af institutionen som bygningsbruger.

Listen er opbygget i overensstemmelse med Dansk Facilities Managements (DFM) kategorisering af bygningsrelaterede opgaver. I listen er angivet de definitioner, der gælder for de enkelte kategorier. Listen er eksemplificerende og ikke udtømmende. Listen kan til enhver tid justeres/udbygges efter behov.

Eksempel: Hvis der opstår et funktionsmæssigt svigt i et teknisk anlæg, er det institutionen, der tager initiativ til at klarlægge og afhjælpe problemet. Det kan fx være udskiftning af pumper, ventilationsmotorer, varmeflader, rør, sanitet, armaturer mv., ligesom det fx er institutionens ansvar at forebygge tæring af varmtvandsinstallationer med katalyseanlæg. Generelt er det således institutionens ansvar at forebygge og afhjælpe, således at de tekniske anlæg og installationer er i en fornuftig vedligeholdelsesmæssig stand, og at de er velfungerende.

På baggrund af syn, tekniske undersøgelser og Energimærkningsordningen (EMO) udarbejder UBST planer for eventuelle forbedringer og udskiftning af tekniske anlæg. Der kan her være tale om udskiftning og fornyelse af anlæg, der ud fra sikkerhedsmæssige, energimæssige eller funktionsmæssige forhold er udtjente og forældede. Det kan fx dreje sig om udskiftning af kedler og varmevekslere eller om ny styring af ældre anlæg ud fra driftsøkonomiske betragtninger.

Eksempel: Der opstår et akut problem / svigt med kloakanlægget på en institution. Institutionen tager herefter selv initiativ til at klarlægge og afhjælpe problemet. Der kan være tale om, at et kloakrør er faldet sammen og skal udskiftes, eller en ledning skal rodskæres. Denne type arbejder vil falde ind under forebyggende og afhjælpende vedligehold. Viser en inspektion derimod at store dele af kloakanlægget er kondemnabelt og en omfattende udskiftning, der indebærer udarbejdelse af projektforslag, udbud osv. vil være nødvendig, overgår sagen til UBST som et oprettende vedligeholdelsesarbejde.

Bilag 2

De 3 ejendomscentre forvalter institutionerne i nedenstående tidligere amtskommuner:

Nordjyllands Amt
Viborg Amt
Ringkøbing Amt
Århus Amt

Ribe Amt
Vejle Amt
Sønderjyllands Amt
Fyns Amt
Vestsjællands Amt
Institutionerne i Næstved by

Roskilde Amt
Frederiksborg Amt
Københavns Amt
Københavns Kommune
Frederiksberg Kommune
Bornholms Regionskommune
Storstrøms Amt ekskl. institutionerne i Næstved by

Oversigt over medarbejdere i de enkelte ejendomscentre, telefonnumre, post-/ e-mailadresser mv. findes på www.ubst.dk

Kolofon

Titel:
Bygningsbruger hos Universitets- og Bygningsstyrelsen - for institutioner under UVM

Emneord:

Resumé:
Der er udarbejdet en pjece, der redegør for samarbejdet omkring forvaltningen af ejendommene. Pjecen angiver bl.a. fordelingen mellem institutionerne og ejendomscentrene af ansvaret for vedligeholdelsesopgaver.

Udgiver:
Universitets- og Bygningsstyrelsen

Ansvarlig institution:
Universitets- og Bygningsstyrelsen

Copyright:
Universitets- og Bygningsstyrelsen

Sprog:
Dansk

URL:
http://www.ubst.dk/

Formater:
html, gif, png, jpg, pdf, css

Udgiverkategori:
Statslig

| Forside | | Top |

Denne side er hele publikationen i HTML til publikationen "Bygningsbruger hos Universitets- og Bygningsstyrelsen - for institutioner under UVM".
 

© Universitets- og Bygningsstyrelsen
Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling 2009. Teksten må med kildeangivelse frit anvendes.