Vedligeholdelse
VedligeholdelsesmodelAnsvaret for at vedligeholde bygninger er fordelt mellem UBST og institutionenes ledelse (bestyrelse og rektor). Et centralt redskab for et effektivt samarbejde er en klar og hensigtsmæssig opgave- og ansvarsfordeling mellem UBST, som repræsentant for bygningsejer, og institutionerne, som bygningsbrugere.
BruttolisteDer er udarbejdet en ”Bruttoliste” (bilag nr. 1), der omfattende og detaljeret redegør for fordelingen af pligter mellem UBST og bygningsbrugeren. Hovedsigtet med fordelingen i Bruttolisten går ud på, at flest mulige opgaver placeres decentralt, altså med bygningsbruger som ansvarlig for tilrettelæggelse og gennemførelse. UBST’s forvaltning omfatter ikke brugerens løbende driftsforhold som fx forsyning, rengøring, pleje af grønne områder, snerydning, vagt mv. samt øvrige forhold vedrørende brugerens daglige benyttelse. Driftsforhold tilrettelægges og overvåges således af brugeren i en direkte kontakt og dialog med leverandører og eksterne rådgivere.
AnsvarBygningsbrugeren har normalt det fulde ansvar for den løbende drift og ansvaret for de vedligeholdelsesopgaver, der typisk har stor betydning for den daglige benyttelse. UBST kan medvirke til at afklare eller strukturere driftsrelaterede spørgsmål, derhar betydning for – eller går på tværs af – hele bygningsmassen.
UBST har ansvaret for klimaskærmen, (tag, ydermure, vinduer, døre, osv.) genopretningsarbejder vedr. basale tekniske installationer (varme- og ventilationsanlæg). Endvidere for de opgaver hvor det ud fra en samlet statslig beregning skønnes hensigtsmæssigt, at opgaven initieres fra centralt hold, typisk opgaver i relation til udbud og kontrahering.
Ordningen baserer sig på en centraliseret struktur for syn, prioritering og udbud samt erfaringsopsamling, der spiller sammen med et decentraliseret tilsyn og gennemførelse af selve vedligeholdelsesarbejderne. UBST’s vedligeholdelsesordning kombinerer på den måde fordelene ved det centrale overblik og udviklingspotentiale med den lokale og tætte bygningsindsigt, der er opnået gennem et mangeårigt brugeransvar for driftsforhold mv.
Indvendigt vedligehold samt daglig drift (Bruger)Det er brugerens ansvar at vedligeholde bygningerne indvendigt. Snitfladen mellem den udvendige og indvendige vedligeholdelse og omfanget af den indvendige vedligeholdelsespligt med hensyn til tekniske anlæg er beskrevet i Bruttolisten. Det er altså den enkelte bruger, der er ansvarlig for strukturering og gennemførelse af den indvendige vedligeholdelse i henhold til Bruttolisten – herunder for den fornødne kontrahering vedr. rådgiver- og entreprisearbejder.
Overordnet indvendigt synI forbindelse med at UBST’s eksterne bygningsrådgiver gennemfører bygningssyn af klimaskærmen, foretager bygningsrådgiveren – som supplement til dette udvendige syn, – et overordnet bygningssyn af de indvendige bygningsdele. Det indvendige syn koncentrerer sig om den overordnede generelle vedligeholdelsesstand og vil derudover vurdere og beskrive tilstanden af de tekniske anlæg med henblik på planlægning af eventuelle langsigtede genoprettende investeringer.
Finansiering af vedligeholdBrugeren afholder sin egen vedligeholdelsesindsats via driftstilskuddet til institutionen. Den vedligeholdelsesindsats, som Ejendomscentrene igangsætter, afholdes direkte af UBST.
Udvendigt vedligehold (UBST)Den udvendige vedligeholdelse er UBST’s ansvar. Overordnet er UBST’s opgave vedr. vedligeholdelse følgende:
- Indsamling af eksisterende bygningsdata vedr. vedligeholdelsesbehovet i bygningsmassen
- Udbud og gennemførelse af vedligeholdelsessyn
- Overblik over vedligeholdelsesniveauet på den samlede bygningsmasse
- Udarbejdelse af flerårige vedligeholdelsesplaner
- Gennemførelse og afrapportering af vedligeholdelsesprojekter
- Udarbejdelse af nøgletal
Bygningsmassen efterses og vedligeholdes
i et toårigt forløb, hvor bygningerne gennemgås.
Der bliver herefter taget stilling
til, hvilke opgaver der skal gennemføres og
hvornår. Processen sættes for nuværende i
gang hvert år, således at der hele tiden er to
parallelle forløb i gang. Det toårige forløb
indeholder følgende:
- Bygningssyn
- ”Bygningsmødet”
- Disponering og prioritering af midler til vedligehold
- Gennemførelse og opfølgning
Bygningssynet er et tilstandseftersyn, hvor alle udvendige bygningsdele og tekniske anlæg som varme- og ventilationsanlæg gennemgås for behovet for vedligeholdelse. Bygningssynet foretages af eksterne arkitekt- og ingeniørfirmaer tilknyttet opgaven i form af en flerårig rammeaftale med UBST. Synsrådgivernes opgave er at rapportere om bygningsmassens tilstand for derved at tilvejebringe et ensartet og objektivt grundlag, der giver afsættet for UBST’s prioritering af, hvilke vedligeholdelsesarbejder der skal gennemføres. Synet finder sted på et ensartet grundlag uafhængigt af bygningens alder og anvendelse og hvor i landet, synet finder sted. For at sikre objektivitet i synsgennemgangen indgår UBST som udgangspunkt ikke aftaler om udførelse af beslægtede eller tilgrænsende opgaver med de firmaer, der står for bygningssynet. For 2007 planlægges bygningssynet gennemført i anden halvdel af 2007.
”Bygningsmødet”Når bygningssynet foreligger, gennemføres, som hovedregel, et møde mellem rektor/ institutionens ledelse og repræsentanter fra et ejendomscenter samt evt. den eksterne synsrådgiver. På mødet gennemgås bygningssynsrapporten, og institutionens ledelse orienterer om, hvilke vedligeholdelsesarbejder institutionen har gennemført, og hvilke der planlægges udført i den kommende periode. På denne måde sikres en hensigtsmæssig koordinering af indvendige og udvendige vedligeholdelsesarbejder. Formålet med Bygningsmødet er således en gensidig orientering, der skal fastslå, om det reelle vedligeholdelsesbehov er fuldt belyst og afdækket, eller om der bør iværksættes yderlige tekniske undersøgelser vedrørende et konkret problem.
Disponering og prioritering af midlerBygningssynet og det efterfølgende Bygningsmøde med institutionerne danner grundlag for den samlede prioritering institutionerne imellem af årets udvendige vedligeholdelsesarbejder, inden for den udmeldte bevilling fra UVM. UBST udarbejder en liste for det årlige vedligeholdelsesbehov til den enkelte institution, som også indeholder et overslag over de forventede omkostninger.
Gennemførelse og opfølgningProjekterne gennemføres på UBST’s vegne af tilknyttede rådgivere i direkte dialog med de enkelte ejendomscentre. Alle projekter sættes i gang efter nærmere aftale med de enkelte institutioner, og når det passer ind i brugerens planlægning.
Ingeniør- og arkitektrammeudbudUBST er initiativtager til ingeniør- og arkitektrammeudbud for alle brugere. Fordelen ved disse parallelle rammeudbud er, at de valgte rådgivere kan anvendes til alle de udbudte opgaver, der besluttes gennemført hos brugeren over en længere periode. Ydermere opnår rådgiver over samarbejdsperioden en dybere indsigt i brugerens specifikke behov og bygningssituation, der gerne skulle resultere i bedre rådgivning for brugeren og UBST. Ejendomscentrene indgår aftaler og afholder alle omkostninger i forbindelse med de vedligeholdelsesarbejder, som de igangsætter.
OpfølgningPå basis af de årligt gennemførte udvendige vedligeholdelsesarbejder udarbejder UBST nøgletal i henhold til DFM (Dansk Facility Management). Erfaringsopsamlingen på tværs af hele bygningsmassen skal forsyne UVM, UBST og brugeren med relevant information om omkostningsniveauer for vedligehold af forskellige bygningstyper. Opfølgningen skal tillige anvendes til forbedring af budgetteringen af vedligeholdelsesarbejder, ligesom der opnås pålidelige forudsætninger for langtidsbudgetteringer.
Overgangsår 2007Den endelige model for vedligeholdelse træder først fuldt i kraft i 2008, så 2007 vil blive et overgangsår. I første halvdel af 2007 systematiseres de indsamlede amtslige data, og disse data suppleres med ad hoc besigtigelser og tekniske bygningsgennemgange.
Udmelding i 2007I første halvdel af 2007 planlægges kun igangsat uopsættelige eller på anden måde helt indiskutable projekter, som det af tidsmæssige, praktiske og økonomiske grunde vurderes hensigtsmæssigt at igangsætte på det foreliggende grundlag. En mere omfattende udmelding for den resterende del af 2007 og for 2008 vil foreligge i anden halvdel af 2007.
Akutte og uopsættelige arbejder på klimaskærmen i 2007Der er afsat en pulje til akutte og uopsættelige arbejder på klimaskærmen (tag, ydermure, vinduer, døre osv.). Skader eller svigt på klimaskærmen, hvor der er overhængende risiko for følgeskader på øvrige bygningsdele, og som anslås til maximalt at beløbe sig til 20.000 kr. ekskl. moms, skal ansøges i det respektive ejendomscenter.
Der skal ligeledes ansøges skriftligt om arbejder, der forventes at beløbe sig til mere end 20.000 kr. En sådan skade vil blive besigtiget af en medarbejder fra et ejendomscenter eller af en ekstern konsulent, inden det besluttes, hvilke foranstaltninger der skal i værksættes.