Bilag 1

Bygningsbruger hos Universitets- og Bygningsstyrelsen - for institutioner under UVM

Fordeling af ansvarsområder for drift og vedligehold mellem bygningsejer og bygningsbruger. Målsætning

Drift og vedligehold (DV) af statens bygninger skal ske på den mest effektive og økonomisk rentable måde. Med et centralt forvaltet ejerskab til statslige bygninger skal der opnås en professionel tilrettelæggelse og gennemførelse af DV. Målsætningen er, at der til enhver tid tilbydes funktionelle, tidssvarende og velvedligeholdte fysiske rammer til statslige uddannelsesformål.

Et vigtigt redskab til at opnå dette er en klar og hensigtsmæssig opgave- og ansvarsfordeling mellem bygningsejer og bygningsbruger kombineret med en incitamentsstruktur, der fremmer bygningsrationel adfærd for staten som helhed.

Definitioner

Afhjælpende vedligehold udføres for at afhjælpe akut skade eller svigt. Denne form for vedligeholdelse omfatter reparation eller udskiftning af defekte komponenter o. lign.
Forebyggende vedligehold udføres inden ejendommens ydeevne er på et brugsmæssigt utilfredsstillende niveau, eller for at forhindre følgeskader. Denne form for vedligehold omfatter typisk lovpligtige eftersyn og arbejder, der udføres med faste intervaller for at forbygge nedslidning eller minimere risikoen for driftsstop eller ulykker.
Oprettende vedligehold medfører et kvantespring, der helt eller delvis bringer bygningen (eller dele heraf) op på et ”kvalitetsniveau som nybygget”. Denne form for vedligehold omfatter typisk samlet renovering og/eller udskiftning af bygningsdele, fx hele tagbelægninger, hele facadeoverflader eller væsentlige dele heraf.

Bruttoliste

Bruttolisten er en check- og fordelingsliste over drift- og vedligeholdelsesaktiviteter, der varetages af UBST som repræsentant for bygningsejer og af institutionen som bygningsbruger.

Listen er opbygget i overensstemmelse med Dansk Facilities Managements (DFM) kategorisering af bygningsrelaterede opgaver. I listen er angivet de definitioner, der gælder for de enkelte kategorier. Listen er eksemplificerende og ikke udtømmende. Listen kan til enhver tid justeres/udbygges efter behov.

	UBST	BRUGER	BEMÆRKNINGER
INVESTERINGSFORVALTNING			Vedrører opgaver omkring udbygningsplaner, tilpasninger og værdisikring af ejendomsporteføljen
Køb og salg	x
ADMINISTRATIV FORVALTNING			Vedrører opgaver omkring økonomistyring, -kontrol og -opfølgning
Skatter			Vedrører opgaver omkring økonomistyring, -kontrol og -opfølgning
Skatter/dækningsafgifter	x
Erfa-tal/benchmarking			Faste ejendomsudgifter: Driftsuafhængige og overvejende lovpligtige udgifter. Faste ejendomsudgifter omfatter ikke kapitaludgifter
Nøgletal til DFM	x
Forsikring
Bygnings- og brandforsikring		(x)	Statens selvforsikring
Kontrakter
Udbud og indgåelse af rammeaftaler med rådgivere og gennemførelse af vedligehold	x
Tilrettelæggelse og udbud af ejers bygningssyn	x
Tilrettelæggelse og udbud af lejers bygningssyn	x
Gennemførelse af ejers og lejers bygningssyn		x
Tilrettelæggelse og udbud af EMO-syn	x
Gennemførelse af EMO-syn		x
Ind-/udlejning
Lejekontrakter generelt	x
AREALFORVALTNING			Vedrører opgaver omkring behovsanalyser, rokader, indretning
Myndighedskontakt
Bygningsrelaterede myndighedsforhold	x
Benyttelsesrelaterede myndighedsforhold, fx krav vedr. tilgængelighed, arbejdsmiljø, sikkerhed, brandforhold		x
Arealudnyttelse
Opbygning og vedligehold af digitalt tegningsarkiv	x
Opbevaring af papirtegningsmateriale	x	x	Koordinering I forb, med byggesager
Indrapportering/ajourføring af BBR-oplysninger	x		Bruger opføres som administrator
Flytninger
Indflytningsopgørelser	x
Fraflytningsopgørelser	x
Tilsyn
Daglig tilsynsfunktion		x
Overordnet tilsyn med brugers vedligehold	x
DRIFTSSFORVALTNING			Vedrører samtlige ydelser, der er en forudsætning for at de enkelte ejendomme kan fungere tilfredsstillende
VEDLIGEHOLD			Vedligehold er den del af ejendomsdriften, der sigter på opretholdelse af ejendommens ydeevne
Vedligehold – Udvendig bygning
Bygning udvendig, forebyggende	x
Bygning udvendig, afhjælpende	x
Bygning udvendig, oprettende	x
Vedligehold – Indvendig bygning
Bygning indvendig, forebyggende		x
Bygning indvendig, afhjælpende		x
Bygning indvendig, oprettende		x
Tekniske installationer
Bygningsinstallationer, forebyggende		x
Bygningsinstallationer, afhjælpende		x
Bygningsinstallationer, oprettende	x		Se eksempel
Terræn
Belægninger og installationer i terræn, herunder kloakker, dræn og øvrige ledninger og installationer under bygning – forebyggende		x
Belægninger og installationer i terræn, herunder kloakker, dræn og øvrige ledninger og installationer under bygning – afhjælpende		x
Belægninger og installationer i terræn, herunder kloakker, dræn og øvrige ledninger og installationer under bygning – oprettende	x		Se eksempel
Inventar
Inventar/udstyr løst og fast, herunder IT- og telefonsystemer – forebyggende		x
Inventar/udstyr løst og fast, herunder IT- og telefonsystemer – afhjælpende		x
Inventar/udstyr løst og fast, herunder IT- og telefonsystemer – oprettende		x
FORSYNING			Forsyning: Nødvendige tilførsler af energi, samt bortskaffelse af affald.
Tilførsel af varme, el og vand		x
Afløb (bl.a. spildevandsrensning)		x
Renovation		x
RENHOLD			Renhold: De aktiviteter og ydelser, der sigter på at opretholde et acceptabelt hygiejnisk kvalitetsniveau
Udvendig renhold, terræn og bygning		x	Herunder pleje af grønne områder, rensning af tagrender, flade tage o.lign.
Indvendig rengøring		x
Vinduespolering, ind- og udvendigt		x
Måtte- og linnedservice, Serviceartikler		x
FÆLLES DRIFT			Fælles drift: Pasning, styring og overvågning, eksterne konsulenter samt omkostninger til ledelse og administration
Driftspersonale		x
Materiale, værktøj, maskiner		x
Service – ekstern hjælp		x
Ekstern konsulent assistance		x
Omkostninger til driftsledelse og administration		x
Miljø
Rapportering af energiforbrug til Energistyrelsen		x
SERVICEFORVALTNING			Vedrører opgaver omkring interne servicefunktioner hos bruger, der ikke er en del af bygningsdriften
Projekter/entrepriser
Lejers indgåelse af leverings-, pasnings-, rådgiverog serviceaftaler m.v.		x
Sikkerhed og vagt
Pasning, styring og overvågning inkl. vagt		x

Eksempler på fordelingen af ansvar

Tekniske installationer	UBST	BRUGER
Bygningsinstallationer, forebyggende		x
Bygningsinstallationer, afhjælpende		x
Bygningsinstallationer, oprettende	x

Eksempel: Hvis der opstår et funktionsmæssigt svigt i et teknisk anlæg, er det institutionen, der tager initiativ til at klarlægge og afhjælpe problemet. Det kan fx være udskiftning af pumper, ventilationsmotorer, varmeflader, rør, sanitet, armaturer mv., ligesom det fx er institutionens ansvar at forebygge tæring af varmtvandsinstallationer med katalyseanlæg. Generelt er det således institutionens ansvar at forebygge og afhjælpe, således at de tekniske anlæg og installationer er i en fornuftig vedligeholdelsesmæssig stand, og at de er velfungerende.

På baggrund af syn, tekniske undersøgelser og Energimærkningsordningen (EMO) udarbejder UBST planer for eventuelle forbedringer og udskiftning af tekniske anlæg. Der kan her være tale om udskiftning og fornyelse af anlæg, der ud fra sikkerhedsmæssige, energimæssige eller funktionsmæssige forhold er udtjente og forældede. Det kan fx dreje sig om udskiftning af kedler og varmevekslere eller om ny styring af ældre anlæg ud fra driftsøkonomiske betragtninger.

Terræn	UBST	BRUGER
Belægninger og installationer i terræn, herunder kloakker, dræn og øvrige ledninger og installationer under bygning – forebyggende		x
Belægninger og installationer i terræn, herunder kloakker, dræn og øvrige ledninger og installationer under bygning - afhjælpende		x
Belægninger og installationer i terræn, herunder kloakker, dræn og øvrige ledninger og installationer under bygning – oprettende	x

Eksempel: Der opstår et akut problem / svigt med kloakanlægget på en institution. Institutionen tager herefter selv initiativ til at klarlægge og afhjælpe problemet. Der kan være tale om, at et kloakrør er faldet sammen og skal udskiftes, eller en ledning skal rodskæres. Denne type arbejder vil falde ind under forebyggende og afhjælpende vedligehold. Viser en inspektion derimod at store dele af kloakanlægget er kondemnabelt og en omfattende udskiftning, der indebærer udarbejdelse af projektforslag, udbud osv. vil være nødvendig, overgår sagen til UBST som et oprettende vedligeholdelsesarbejde.