Ejendomsforvaltning
Ejendomsforvaltningen dækker faserne fra indledende overvejelser om lokalebehov til opsigelse og fraflytning af lejemålet og beskæftiger sig i hovedtræk med:
> Udarbejdelse af helhedsplaner sammen med brugeren
> Udarbejdelse af lokalplaner sammen med bruger og kommune
> Erhvervelse og/eller mageskifte af jord samt køb af ejendom
> Udarbejdelse og administration af leje kontrakter
> Beregning af leje
> Opkrævning af husleje og lejeregulering
> Forhold vedrørende forurening, ekspropriation, naborelationer, fredning mv.
> Ejendomsvurderinger
> Fremlejekontrakter
> Drift
> Salg og udleje af overskydende bygninger og arealer
Det er UBST’s ønske, at brugeren oplever en sammenhængende og koordineret forvaltning. Det er målet, at UBST forvalter bygninger og udenomsarealer, så de lever op til tidens krav og standarder og svarer til brugerens aktuelle behov. UBST bestræber sig på at løse ejendomsrelaterede problemer, som fx forandring og tilpasning af lokaler, hurtigt og effektivt i samarbejde med brugeren.
Udarbejdelse af helhedsplaner sammen med brugeren
UBST udarbejder sammen med brugeren helhedsplaner for den pågældende institution for at sikre den bedste brug af ejendomme og arealer. Planerne bliver til ud fra en beskrivelse af lokalebehovet, forventede forskningsmidler og fremtidigt studenteroptag inden for en given periode. Endvidere vurderer UBST i samarbejde med brugeren bygningsmassens egnethed, placering i forhold til anvendelsen og lokalområdet, samt om der er behov for modernisering. Giver helhedsplanen anledning til ændringer, udarbejdes i fællesskab en plan for lokaleudvidelser, lokaleændringer eller moderniseringer. UBST prissætter ændringerne og beregner den lejemæssige konsekvens. Brugeren tager på denne baggrund beslutning om iværksættelse af ændringerne. Udgifter til udarbejdelsen af helhedsplaner, der er initieret af UBST, betales af UBST.
Udarbejdelse af lokalplaner sammen med bruger og kommune
Det er en kommunal opgave at udarbejde lokalplaner i samarbejde med grundejer og bruger, men såfremt eksisterende lokalplaner ikke viser sig at være dækkende for brugerens behov, tager UBST initiativ til en forhandling med kommunen. Det kan eksempelvis være ved ønsket om en bredere anvendelsesdefinition eller ændrede bebyggelsesmuligheder. UBST er i samarbejde med brugeren initiativtager til processen og bidrager med de relevante oplysninger til kommunen. I tilfælde hvor en kommune ikke selv har den fornødne kapacitet til at udarbejde en lokalplan, pålægges det grundejeren - typisk med bistand fra ekstern rådgiver. Det sker ofte, og i den sammenhæng trækker vi på vores erfaring fra planpraksis i andre kommuner, for dermed at sikre den enkelte bruger den bedst mulige forhandlingssituation. UBST søger fuld klarhed over brugerens behov for at sikre, at planprocessen sker på et oplyst grundlag.
Erhvervelse og/eller mageskifte af jord samt køb af ejendom
Når en brugers behov er fastlagt, erhverver UBST den fornødne grund eller ejendom. Ved køb af jord, mageskifte eller køb af ejendom er det UBST’s ansvar, at købet/ mageskiftet forhandles og gennemføres til en konkurrencedygtig pris og korrekt i forhold til offentlig erhvervelse af fast ejendom. I mange tilfælde er der tale om længerevarende forhandlinger, hvor private og kommunale interesser skal afvejes over for brugerens behov. Det har i flere tilfælde vist sig at være en klar fordel, at bruger og UBST i samspil repræsenterer såvel en lokal som en statslig interesse. I specielle situationer kan UBST erhverve fast ejendom – typisk areal – med henblik på en strategisk reservation. Uanset omfanget af UBST’s erhvervelse betaler brugeren aldrig for mere end det areal, der rent faktisk bruges til gennemførelse af et givent projekt.
Udarbejdelse og administration af lejekontrakter
Som udlejer udarbejder UBST oplæg til lejekontrakter og har ansvaret for, at kontraktgrundlaget mellem brugeren og UBST er korrekt.
UBST arbejder med tre typer af lejekontrakter for henholdsvis:
> Opførte og ”eksisterende” ejendomme pr. 1. januar 2001. Der er her tale om et kontraktsæt, der består af en rammelejekontrakt, der beskriver de generelle vilkår, og en separat lejekontrakt, der regulerer vilkår gældende for hver enkelt eksisterende bygning (lejeenhed)
> Nybyggeri
> Tillæg til eksisterende lejekontrakter
Alle typer af kontrakter tager afsæt i standardkoncepter. Herved sikres en lige behandling af UBST’s brugere og en smidig administration. Kontrakterne ligner almindelige erhvervskontrakter i Danmark, men følger SEA-ordningens omkostningsprincip og forudsætninger. Ved forhandlinger om nye lejekontrakter eller ændringer af bestående er det UBST’s ansvar at koble brugerens behov med den bedst mulige løsning inden for SEA-ordningen og garantere, at alle udbuds-og bevillingsregler overholdes. Derudover er det UBST’s ansvar at orientere brugeren om de finansieringsmuligheder, der er tilvejebragt med SEA-ordningen, og som bliver grundlaget for lejekontrakterne. Det er i lejekontrakten, at pligter og rettigheder for bruger og UBST er angivet.
Beregning af leje
UBST’s lejeberegning for ejendomme under SEA-ordningen baserer sig på et omkostningsprincip. Lejen beregnes ud fra prisen for at opføre, forvalte og vedligeholde et givent lejemål. For de tre kontrakttyper ser lejeberegningen lidt forskellig ud:
Kontrakter for pr. 1. januar 2001 ”eksisterende” lejemål
I kontrakter for de pr. den 1. januar 2001 ”eksisterende” lejemål er lejen beregnet som prisen for at (gen)opføre det givne lejemål til den stand, det havde den 1. januar 2001. Det vil sige, at der gælder en specifik genopførelsespris for hvert lejemål, og at denne varierer afhængig af hvilket type lejemål, der er tale om. Et ”tørt” lejemål er typisk billigere at genopføre end et laboratorielejemål. Til genopførelsesprisen er tillagt en værdi for det grundareal (byggeret), som det enkelte lejemål beslaglægger. Dette indebærer, at et lejemål i København typisk vil have en højere grundværdi end et lejemål i eksempelvis Esbjerg, men herudover er genopførelsesprisen sædvanligvis uafhængig af geografisk placering.
Kontrakter for nybyggeri
I kontrakter for nybyggeri beregnes lejen som hovedregel i forhold til byggeriets samlede opførelsespris. I opførelsesprisen indgår alt lige fra omkostninger til forundersøgelser, køb af grund eller udnyttelse af byggeret, grundmodning, projektering/rådgivning, udgifter til entreprenører, mellem finansiering (”byggelån”) og til forsikring af byggeriet. Eventuelle liggeomkostninger -typisk ejendomsskatter indgår også.
Fordelen ved at beregne lejen ud fra opførelsespris er muligheden for fleksibilitet i forhold til brugerens ønsker om tilpasninger. For at opnå fordelen skal UBST være i stand til at styre økonomi og tid i byggerierne.
Alternativt har UBST og brugeren på forhånd aftalt en fast lejepris for byggeriet, og det er således ikke den samlede opførelsespris, der afgør lejens endelige størrelse. Risici for såvel bruger som UBST medtages i den faste lejepris.
Tillæg til eksisterende kontrakter (allonger)
I kontrakter (allonger) for bygningsmæssige ændringer i eksisterende lejemål beregnes lejen ud fra de samme principper, som gælder ved nybyggeri, de samlede omkostninger ganges dog med en lavere lejeprocent. Forskellen på lejeprocenten i forhold til nybyggeri er, at en ombygningssag normalt ikke indebærer en forøget risiko for UBST, og at tabsrisikoen allerede er indregnet i den gældende lejebetaling.
Opkrævning af husleje og lejeregulering
Huslejeopkrævning sker i henhold til bestemmelserne i lejekontrakterne. For kontrakter under SEA-ordningen opkræves lejen kvartalsvis. Huslejeopkrævningerne udsendes primo kvartalet.
Lejeregulering sker løbende hvert år pr. 1. januar, hvor lejen reguleres med Finansministeriets indeks herfor. Herudover kan UBST eller bruger anmode om regulering af lejen i forhold til udviklingen på ejendomsmarkedet generelt eller set i sammenhæng med kontraktens bagvedliggende forudsætninger – eksempelvis til dækning af øgede udgifter til vedligehold af nybyggerier. Denne regulering kan ske med et givet interval.
Forhold vedrørende forurening, ekspropriation, naborelationer, fredning mv.
UBST har som grund- og bygningsejer ansvaret for at løse forhold som fx jordforurening, afklaring af naboret (fx behov for skeljustering ved nybyggeri), afklaring af natur- eller bygningsfredning ved ny- og ombygning samt andre problemer, brugerne oplever i det daglige.
Det er UBST’s erfaring, at det i disse situationer ofte er en fordel at være en landsdækkende og statslig aktør. Praktiske erfaringer på tværs af landet giver UBST et netværk af kontakter til myndigheder, rådgivere m.m., som har den nødvendige specialviden for at opnå den bedst mulige håndtering af en given sag.
Ejendomsvurderinger
Brugeren afholder udgifter til ejendomsskatter og -afgifter, og de betales direkte til kommunen. UBST sikrer i samarbejde med brugeren, at ejendomsvurderingerne er korrekte, og såfremt dette ikke er tilfældet, klager UBST vurderingen over for kommunen og drøfter mulige ændringer, der kan reducere ejendomsbeskatningen.
I forbindelse med beregningsgrundlaget for ejendomsbeskatningen gennemgår UBST eksisterende lokalplaner for at undersøge, om den officielle bebyggelsesprocent kan nås, eller om der er anledning til at få den nedskrevet, så den er i overensstemmelse med de reelle byggemuligheder. Beskatningen opgøres på antallet af lokalplanlagte kvadratmeter. Det betyder, at der for nybyggeri og lokalplanlægning søges en så realistisk bebyggelsesprocenten som mulig, så der ikke beregnes beskatning på for stort et grundlag. Der gives et kvalificeret bud på, hvad der kan opføres inden for en overskuelig periode. For større geografiske områder udarbejder UBST rammelokalplaner, der senere suppleres med endeligt regulerende detaillokalplaner.
Fremlejekontrakter
Brugeren kan kræve leje for lokaler, der benyttes til eksterne aktiviteter som fx kantine, boghandel, forsknings- og uddannelsesaktiviteter. UBST skal godkende fremlejeforhold, førend de indgås, og der skal udarbejdes en fremlejekontrakt. Alt efter brugerens ønske bistår UBST ved forhandling eller med udarbejdelse af fremlejekontrakten.
Drift
UBST’s forvaltning omfatter ikke brugerens løbende driftsforhold som fx forsyning, rengøring, vagt mv. samt øvrige forhold vedrørende brugerens benyttelse fx myndighedsafklaring. Driftsforhold tilrettelægges og overvåges således af brugeren i en direkte kontakt og dialog med leverandører og myndigheder.
UBST kan medvirke til at afklare eller strukturere driftsrelaterede spørgsmål, der har betydning for eller går på tværs af hele UBST’s bygningsmasse. Aftaler herom forankres normalt i de administrationsaftaler, UBST og bruger indgår omkring vedligehold og drift.
Salg og udleje af overskydende bygninger og arealer
For langt størsteparten af UBST’s lejemål er opsigelsesvilkårene gunstige for brugeren. Der er få uopsigelighedsbestemmelser, korte varslingstider og begrænsede reetableringspligter. Hensigten med SEA-ordningen er, at brugeren nemt og risikofrit kan skille sig af med mindre produktive lokaler, foretage omdisponeringer m.v. i forbindelse med fx reduceret optag, anderledes økonomiske forudsætninger o.lign.
Opsiger brugeren et lejemål overgår det fulde ansvar for den videre disponering til UBST, herunder risikoen for økonomisk tab. Fra fraflytningstidspunktet og efter afleveringsforretning ophører lejebetalingen, og brugeren har som udgangspunkt ikke længere forpligtelser i forhold til lejemålet.
Har de pågældende bygninger eller arealer på længere sigt interesse for brugeren, og der er økonomisk balance, vil UBST fastholde bygningerne under sin portefølje, således at brugeren har mulighed for at komme tilbage. Det kan fx drejer sig om bygninger eller arealer, der er hensigtsmæssigt placeret – fx i et campusområde. UBST vil i sådanne tilfælde forsøge at genudleje dem – eksempelvis til for brugeren relevante eksterne aktører. Er der ikke behov for bygningerne, vil UBST afhænde dem.
UBST forestår alle faser i gennemførelsen af et salg i overensstemmelse med de retningslinjer, der gælder for salg af statslig ejendom. Ofte forholder det sig således, at det opsagte lejemål er af en beskaffenhed, der gør det mindre attraktivt i en salgssituation på det almindelige erhvervsejendomsmarked. Salg effektueres derfor ofte med tab for UBST. Disse tab indregnes løbende i det bevillingsmæssige krav til UBST’s årlige resultat. Brugerens bevillingsmæssige forhold berøres ikke herved.