Bilag
Bilag 1: Brev om opfølgning på Aalborg Universitets årsrapport
Aalborg Universitet
Opfølgning på universitetets årsrapport for 2009
I overensstemmelse med Videnskabsministeriets tilsynsforpligtelse som fastsat i universitetsloven har Universitets- og Bygningsstyrelsen gennemgået årsrapporten for 2009 og institutionsrevisors protokollat, samt Rigsrevisionens erklæring og beretning til bestyrelsen om årsrevision af 16. april 2010.
Styrelsen har ved gennemgangen af årsrapporten lagt vægt på bestyrelsens vurderinger af økonomien og planerne for den fremtidige udvikling.
Udviklingskontrakterne er sammen med målrapporteringen og finanslovens aktivitetsoversigter udgangspunkt for Videnskabsministeriets dialog og tilsyn med universiteterne.
1. Opfølgning på målrapporteringen i årsrapporten
Universitets- og Bygningsstyrelsen har gennemgået målrapporteringen i årsrapporten. Målrapporteringen relaterer sig til udviklingskontrakten og derigennem til AAU’s strategiske mål, midler og indsatsområder, centreret om de fire kerneopgaver, forskning, uddannelse, videnspredning og forskningsbaseret myndighedsbetjening, jf. universitetslovens § 2.
Målrapporteringen afspejler, at udviklingskontrakten indeholder både kvalitative og kvantitative mål for universitetets aktiviteter inden for rammerne af universitetets overordnede strategiske forsknings- og uddannelsesplaner.
I vedhæftede bilag har styrelsen til orientering udarbejdet diagrammer, som muliggør en tværgående sammenligning mellem universiteterne på de områder, hvor der er opstillet kvantitative mål i universiteternes udviklingskontrakter.
Styrelsen har bemærket, at AAU’s rektorat i 2008 har besluttet at sætte særlig fokus på udviklingen af indtægtsgrundlaget, øget internationalisering, kvalitetsstyring og forbedret trivsel.
AAU’s rapportering omfatter såvel en skematisk gennemgang af udviklingen for samtlige mål som en mere uddybende rapportering af udvalgte mål inden for:
- ph.d.-optag
- Iværksætteri
Målopfyldelsen
I udviklingskontrakten har AAU opstillet i alt 30 mål, som AAU forventer at opfylde i kontraktperioden
| Status for målopfyldelsen | Antal mål 2008 | Antal mål 2009 |
|---|---|---|
| Opfyldt | 25 | 27 |
| Delvis opfyldt | 3 | 2 |
| Ikke opfyldt/kritik | 2 | 1 |
Universitets- og Bygningsstyrelsen finder, at der er et behov for en supplerende redegørelse for de ikke eller delvist opfyldte mål, som anført nedenfor, jf. udviklingskontrakten.
Resultatmål nr. 7: Ph.d.-afhandlinger
Indikator
Der måles i forhold til det årlige optag af ph.d.-studerende for den samlede kontraktperiode 2008-2010. Et afvigende større eller mindre optag i et år indregnes i det efterfølgende.
Mål og målopfyldelse
| Antal optagne ph.d.- studerende | ||
|---|---|---|
| Mål | Realiseret | |
| 2008 | Min. 400, jævnt stigende | 127 |
| 2009 | 117 | |
| 2010 | ||
AAU har oplevet i et fald i antallet af afhandlinger fra 2008 til 2009 til trods for et øget optag. AAU vurderer, at det bliver vanskeligt at nå det samlet mål. Styrelsen anmoder venligst om en uddybning af AAU’s tiltag på området for at nå målet.
Resultatmål nr. 15: Internationale studerende, udgående studerende
Indikator
Der måles på antal studerende, der tager et udlandsophold på mellem 3-9 måneder som en integreret del af deres uddannelse. Det inkluderer både studie- og praktikophold.
Mål og målopfyldelse
Indikator
Som indikator anvendes Rektorkollegiets nøgletal F 1.1 - antal optagne på bacheloruddannelsen sat i forhold til antal 20-24-årige i det pågældende optagelsesår.
Mål og målopfyldelse
Med udgangspunkt i en fastholdelse af et optagelsestal, der svarer til den procentvise andel af en ungdomsårgang, er det forventningen, at Københavns Universitet i 2010 vil øge sit optag på bacheloruddannelserne fra godt 5.900 i 2007 til 6.300 i 2010.
| Internationale studerende, udgående studerende | ||
|---|---|---|
| Mål | Realiseret | |
| 2008 | 500 | 332 |
| 2009 | 500 | 393 |
| 2010 | 500 | |
AAU har oplevet en stigning i antallet af udrejsende studerende, men opnår fortsat ikke det fastsatte mål.
Styrelsen anmoder venligst om en uddybning af AAU’s forventninger til opnåelse af det samlede mål for perioden samt en beskrivelse af de initiativer, der iværksæt for at understøtte opnåelsen.
2. Opfølgning på revisionen
Vi skal bede universitetet om at redegøre for, om de forhold, som Rigsrevisionen har påpeget er afklaret, og hvad universitetet har gjort for at sikre, at der ikke fremover opstår problemer med disse forhold.
Vedrørende forskning med EU-tilskud finder Rigsrevisionen, at SBi’s procedurer for indgåelse af kontrakter og projektoprettelse afviger på nogle områder fra AAU’s generelle procedurer. Rigsrevisionen anbefaler, at universitetets generelle procedurer for indtægtsførsel af projektindtægter og beregning af overhead, indføres ved SBi.
Rigsrevisionen har drøftet revisionsprotokollatet om forberedende revisionsarbejder og revisionsprotokollatet om årsrapporten med institutionsrevisor. Rigsrevisionen har ved gennemgangen af revisionsprotokollatet vedrørende årsrapporten særligt hæftet sig ved følgende:
- Universitetet har i 2009 haft fokus på implementering af den nye økonomistyringsmodel, som skal sikre et bedre økonomistyringsgrundlag. Institutionsrevisor vurderer dog, at implementeringen først vil være fuldt ud implementeret og forankret i 2010, hvorfor universitetet fortsat bør holde fokus på implementering af økonomistyringsmodellen samt henføre tilstrækkelige ressourcer hertil, jf. pkt. 10-12.
- Vedrørende materielle anlægsaktiver er der konstateret forbedringer i processen på anlægsområdet, men der er stadig uhensigtsmæssigheder på området, herunder til- og afgangsføring, håndtering af tilkøb samt afskrivningstidspunktet, som forhindrer en korrekt opgørelse af anlægskartoteket, jf. pkt. 16.
- Institutionsrevisor vurderer om generelle it-kontroller i pkt. 30-33, at de generelle it-kontroller på de fællesadministrative systemer i al væsentlighed er tilstrækkelige og effektive. Det fremgår dog, at institutionsrevisor vurderer, at der fortsat udestår arbejde før forretningsgange og interne kontroller, herunder It-kontroller for områderne som helhed kan anses for at være effektive og tilstrækkelige, jf. i øvrigt pkt. 25. Institutionsrevisor anbefaler derfor bl.a., at der tilstræbes en højere grad af formalisering af procedurer, og at de udførte kontroller dokumenteres. Rigsrevisionen finder den positive udvikling tilfredsstillende, men henleder dog opmærksomheden på nødvendigheden af at fastholde ledelsesfokus på både informationssikkerheden og på de interne kontrolprocedurer.
- Der er fortsat ikke fuldt ud etableret funktionsadskillelse på alle områder, herunder på likvid- og kreditorområdet. Dette øger risikoen for besvigelser i forhold til risikoen i en organisation med en effektiv funktionsadskillelse, jf. pkt. 69-70. Rigsrevisionen finder det derfor hensigtsmæssigt, at universitetet i 2010 har udarbejdet et notat om funktionsadskillelsesproblematik i økonomiafdelingen. I notatet beskrives den manglende funktionsadskillelse, samt hvordan kompenserende kontroller kan implementeres, jf. pkt. 72.
3. Særligt om IT-sikkerheden
Universitets- og Bygningsstyrelsen skal igen i år understrege vigtigheden af, at universitetets ledelse har fokus på It-sikkerheden og afsætter tilstrækkelige ressourcer til at understøtte den. Universitets- og Bygningsstyrelsen skal derfor gøre universitetet opmærksom på, at det i den offentlige sektor siden 2007 har været obligatorisk at følge den danske standard for informationssikkerhed, DS 484.
Informationssikkerhed skal skabe:
- Tilgængelighed: Interne brugere og eksterne kunder skal have adgang til de informationer, som de har behov for på et givent tidspunkt
- Integritet: Informationerne skal være korrekte og fuldstændige
- Fortrolighed: Følsomme informationer skal beskyttes mod uvedkommendes adgang.
It-sikkerhed, herunder efterlevelse af DS484, er ikke afgrænset til udvalgte systemer, men gælder for alt lige fra fysisk sikring af bygninger til retningslinjer for håndtering af mobile enheder. Det er vigtigt, at It-sikkerhed ikke alene tænkes som tekniske sikringsforanstaltninger, men i lige så høj grad er repræsenteret ved et passende niveau af forståelse i hele organisationen.
It-styringen og It-anvendelsen på universiteterne bør i tilstrækkeligt omfang fokusere på at understøtte universiteternes målopfyldelse på såvel forskningsmæssige som administrative områder, så det er passende for universiteternes behov på kort og lang sigt.
På http://www.itst.dk/it-sikkerhed/ds-484 findes vejledninger og best practise eksempler til at understøtte det videre arbejde med DS484. Særligt henledes opmærksomheden på http://www.itst.dk/it-sikkerhed/ds-484/rollebaseret-indgang/systemforvaltere-og-dataforvaltere-skal-passe-paa-deres-aktiver, hvori den enkelte system - eller dataforvalters ansvar er beskrevet.
Med venlig hilsen
Jens Peter Jacobsen
Direktør
Kopi til Rigsrevisionen
Bilag 2
