5. Hvad nu - Universitets- og Bygningsstyrelsens arbejde med strategisk risikostyring i 2009-2010
Afsnittet ser frem mod de tiltag, Universitets- og Bygningsstyrelsen forventer at gennemføre på området i 2009 og 2010. Styrelsens målsætning er at udarbejde individuelle risikoprofiler for alle institutioner under SEA-ordningen
Det fremadrettede arbejde med strategisk risikostyring i Universitets- og Bygningsstyrelsen
Universitets- og Bygningsstyrelsen vil fremadrettet fokusere på en proaktiv risikostyringsindsats for SEA-ejendommene. Det indebærer først og fremmest, at styrelsen i samarbejde med uddannelsesinstitutionerne vil udarbejde en risikoprofil for den enkelte institution. Desuden skal der etableres en risikoorganisering på hver enkelt institution, der redegør for, hvem der varetager opgaverne og står for kontakten til styrelsen.
Formålet med risikoprofilerne er at identificere og vurdere de specifikke risici for den enkelte institution med henblik på at forbedre og/eller igangsætte risikoreducerende aktiviteter. Riskoafdækningen skal være let at gennemføre, så det ikke bliver en tidsmæssig byrde for institutionen at arbejde med risikostyring.
Risikoafdækningen skal give et samlet overblik over institutionernes risici. Intentionen er at reducere skaderne på institutionerne over tid og herigennem opnå synergieffekter i forhold til indkøb af risikoydelser (f.eks. brandsikring, vagt og forsikringspræmie) samt vedligeholdelses- og energibesparelser.
I 2009 vil styrelsen besøge de fleste institutioner og udarbejde en risikoprofil baseret på risici, historiske skader mv. I 2010 er det hensigten, at den operationelle implementering af risikostyringen skal være ”netbaseret”, således at alle opdateringer/informationer (og f.eks. skadesanmeldelser) findes ét sted og kun skal registreres én gang. Det er vigtigt, at hverken udarbejdelsen eller registreringen er ressourcekrævende for institutionen. Det er tværtimod et hjælpeværktøj, der letter arbejdsgangen for den enkelte.
Implementeringen skal over tid sikre såvel bygninger som løsøre. Det vil komme både styrelsen og institutionen til gode, da det er i fælles interesse, at statens værdier sikres bedst muligt. Målet er, at de enkelte institutioner med tiden selv får ansvaret for at videreføre og videreudvikle risikostyringen. Herved kan institutionerne danne deres egen risikoorganisation, og styrelsen kan bidrage med råd og vejledning.
Universitets- og Bygningsstyrelsen ønsker at (med)finansiere risikoprojekter efter en konkret vurdering af institutionens behov. Der vil blive prioriteret på baggrund af risici, og hvor der opnås de største fordele. Meningen er, at institutionerne med støtte fra styrelsen selv bliver ansvarlige for implementeringen.
Der er hensigten, at risikoanalysen skal foretages, inden der indkøbes udstyr til risikoreduktion, så investeringerne foretages der, hvor fordelene er størst.
Risikoanalyser kan for eksempel bedømmes ud fra egne skadedata eller andre kilder. Idéen er at udvikle en model, som kan forudsige, hvor risikoen for skader er størst.
Universitets- og Bygningsstyrelsen har gennemført et pilotprojekt for at indhente erfaringer, der kan anvendes i et samlet koncept for øvrige institutioner. Se nærmere om pilotprojektet i bilag 1. Styrelsen ønsker at arbejdet sker i tæt dialog med institutionerne. Det er hensigten, at de løbende erfaringer skal udnyttes på tværs af institutionerne, således at ressourcer og indkøb udnyttes bedst muligt.
Det kræver tid at få øget fokus på risikostyring samt at implementere nye tiltag i form af forebyggende arbejde. Universitets- og Bygningsstyrelsen vil derfor i det kommende år fortsat sætte risikostyring højt på dagsordenen.
Med udgangspunkt i den enkelte institutions risikoprofil vil Universitets- og Bygningsstyrelsen i samarbejde med institutionen udarbejde en politik på området, der stemmer overens med institutionens risici. Det indebærer, at medarbejderne på institutionerne skal involveres ved identifikationen og behandlingen af risici. Det er vigtigt, at alle medarbejdere er dedikerede til denne opgave, da det ellers vil være svært at opnå succes i risikostyringen. Derfor er det nødvendigt, at alle medarbejdere er med i processen og samarbejder omkring løsningerne, således at alle bliver opmærksomme på vigtigheden i at have fokus på det forebyggende arbejde. Universitets- og Bygningsstyrelsens rolle i denne proces vil være at guide institutionerne gennem forløbet med at få skabt en risikoprofil. Ligeledes vil styrelsen bearbejde de data, holdninger og beslutninger, institutionen fremkommer med igennem forløbet. Igennem forløbet vil institutionerne blive rustet til selv at overtage en stadig større del af styringen.