2. Forebyggelse frem for oprydning - strategisk risikostyring i Universitets- og Bygningsstyrelsen
Afsnittet forklarer kort, hvad strategisk risikostyring er og leverer en række argumenter for at anvende risikostyring. Desuden skitseres det, hvordan Universitets- og Bygningsstyrelsen er organiseret på området:
Strategisk risikostyring - hvad er det?
Risikostyring er en strategisk arbejdsproces, man kan anvende til at mindske risikoen for, at der sker indbrud og skader på en bygning. Processen kan desuden gøre følgeskaderne mindre, hvis skaden skulle ske, og den kan bidrage til at skabe et bedre arbejdsmiljø. Kernen i risikostyring er forebyggelse. Når der skal udarbejdes en risikoprofil, vil institutionen få besøg af Universitets- og Bygningsstyrelsen. Sammen vil institutionen og styrelsen grundigt gennemgå den pågældende institution - heriblandt de skader, der tidligere er sket på bygningen. Den grundige gennemgang resulterer i, at der bliver udarbejdet en risikoprofil, der beskriver netop de risici, den pågældende institution står overfor. På baggrund af risikoprofilen kan man lave en målrettet og fremadrettet indsats, der forebygger fremtidige skader og ulykker på den konkrete institution. Risikoprofilen kan for eksempel vise, at en institution ofte er udsat for indbrud og hærværk, hvorfor sikringen af institutionen vil være det rigtige sted at sætte ind.
Strategisk risikostyring er ikke tidskrævende at inkorporere, og den anvendte tid kan hurtigt medføre store økonomiske besparelser, både for institutionen og for Universitets- og Bygningsstyrelsen.
Derfor arbejder Universitets- og Bygningsstyrelsen med strategisk risikostyring
Universitets- og Bygningsstyrelsen har tegnet forsikring for alle de bygninger, styrelsen ejer og administrerer under Statens Ejendomsadministrationsordning (SEA). Man kunne da spørge, om risikostyring overhovedet er nødvendigt og rentabelt. Svaret er ja. Forsikring er udelukkende en finansieringsform, som indgår som led i den samlede risikostyringsproces. Forsikringen hindrer ikke skaden i at ske. Det kan strategisk risikostyring derimod. Og det er bedre at forebygge, at skader sker end at forsikre sig mod det økonomiske tab.
Der er mange gode grunde til at arbejde med strategisk risikostyring. Det er økonomisk hensigtsmæssigt, og det kan skabe tryghed og trivsel blandt medarbejderne.
Økonomiske besparelser er et væsentligt argument for risikostyring. Følgeomkostningerne ved en skade, for eksempel i form af ødelagt løsøre og tabt forskningsarbejde, er typisk ikke forsikret. Den enkelte institution kan derfor have store økonomiske tab forbundet med en ellers forsikringsdækket skade. Forsikringsskader medfører desuden omkostninger for Universitets- og Bygningsstyrelsen, idet beløb under selvrisikogrænsen på en mio. kr. per skadehændelse dækkes af styrelsen. Endelig kan styrelsen spare penge på selve forsikringspræmien ved at forebygge, at skaden sker.
Det er desuden vigtigt at forebygge skader, idet Universitets- og Bygningsstyrelsen udfylder en samfundsmæssig opgave i form af at stille bygninger til rådighed til uddannelse og forskning. Ved større skader kan bygningerne blive ikkefunktionsdygtige, og institutionen kan derfor blive forhindret i at afvikle undervisningen som planlagt - til gene for både medarbejdere og studerende. Derfor er formålet med risikostyring tillige at sikre, at brugerne af Universitets- og Bygningsstyrelsens ejendomme oplever så få driftsforstyrrelser som muligt.
Styrelsens risikoorganisering
Universitets- og Bygningsstyrelsen ejer og administrerer ejendomme til brug for undervisning, forskning og administrationsformål i universitetsregi i henhold til SEAordningen. Ejendommene benyttes blandt andet af landets universiteter og af Kulturministeriets uddannelsesinstitutioner, og styrelsens ejendomsportefølje andrager samlet omkring to mio. m2.
Hensigten med SEA-ordningen - der blev indført i 2001 - er, at statens ejendomsadministration i langt højere grad end tidligere skal fungere på markedsvilkår. Styrelsen skal omkostningsmæssigt ligestilles med konkurrerende ejendomsvirksomheder. Derfor er det besluttet, at Universitets- og Bygningsstyrelsens bygninger ikke skal være omfattet af Statens Selvforsikringsordning, hvor staten selv afholder udgifter til udbedring af skader. I stedet er styrelsens ejendomme forsikret i et privat forsikringsselskab.
I Universitets- og Bygningsstyrelsen har vi valgt at opsplitte de ydelser, vi køber i forbindelse med risikostyringen, i tre dele. Vi har således indgået aftaler med aktører indenfor henholdsvis mægler-, forsikrings- og skadesadministrationsområdet. Vi udbyder ydelserne i offentligt udbud hvert tredje år med mulighed for forlængelse i to år. I 2008 indgik vi treårige rammeaftaler, der løber frem til 2011. Proceduren skal sikre, at vi til stadighed har den bedste og mest økonomisk fordelagtige forsikringsordning.
Opdelingen i tre kategorier - forsikring, mægler og skadesadministration - har flere fordele. Opdelingen betyder, at udgifterne dokumenteres, og at Universitets- og Bygningsstyrelsen kun afregner efter det faktiske timeforbrug i stedet for efter en på forhånd fastlagt pris. Det skaber gennemsigtighed i omkostningsforbruget og synliggør fordelingen af de anvendte midler. Samtidig sikrer aftalerne, at styrelsen har adgang til den nødvendige faglige viden til brug for en optimal risikostyring. Opsplitningen af udgifterne er kort sagt med til at sikre, at styrelsen kun betaler for nødvendige ydelser.
For at kvalitetssikre Universitets- og Bygningsstyrelsens omkostninger på området bliver der løbende benchmarket i forhold til tidligere år.
Forsikringsydelse
Universitets- og Bygningsstyrelsen har p.t. tegnet bygningsforsikring hos Alm. Brand. Bygningsforsikringen omfatter brand- og anden bygningsbeskadigelse.
I 2003 indførte styrelsen en selvrisiko på en mio. kr. Selvrisikogrænsen er valgt, fordi forsikringsudbuddet viste, at det var økonomisk mest fordelagtigt at vælge dette beløb. Styrelsen dækker skadesudgifter op til en mio. kr., mens forsikringsselskabet dækker udgifter over en mio. kr.
Selvrisikoen har været med til at reducere styrelsens forsikringspræmie, så den i dag er på det laveste niveau siden SEA-ordningens indførelse. Og det vel at mærke til trods for, at styrelsens ejendomsportefølje i 2008 blev forøget med 300.000 m2, der tilgik fra sektorforskningsinstitutionerne.
Det er vanskeligt at lave en benchmarking på forsikringspræmien på grund af Universitets- og Bygningsstyrelsens specielle karakter. Blandt andet består styrelsens ejendomsportefølje for en stor dels vedkommende af specialindrettede og laboratorietunge lokaler. Mæglerne inden for forsikringsverdenen bekræfter dog, at styrelsens forsikringspræmie er konkurrencedygtig.
Mæglerydelse
Mæglerens vigtigste opgave er at sikre en optimal kontakt mellem Universitets- og Bygningsstyrelsen og forsikringsselskabet (p.t. Alm. Brand). Styrelsen har per 1. januar 2008 indgået en mægleraftale med AON, som honoreres for dette arbejde med en fast timepris.
Mægleren udfører tre hovedopgaver:
Mægleren skal sikre, at forsikringsselskabet løbende er orienteret om, hvilke bygninger der til enhver tid hører under styrelsens ejendomsportefølje, så bygningerne altid er forsikrede.
Mægleren skal efter anmodning fra styrelsen sørge for indtegningen af entrepriseforsikringer på nybyggerier og ombygninger. Det gælder også for byggesager, som institutionen selv gennemfører.
Endelig samarbejder mægleren med styrelsen om de bevægelser, der er på forsikringsmarkedet i forhold til præmier og betalinger. Forsikringsmarkedet er meget bevægeligt og følger bevægelserne på de finansielle markeder. Derfor er det vigtigt at følge med i bevægelserne på markedet for altid at sikre den bedste forsikringsdækning til den bedste pris.
Skadesadministrationsydelse
Skadesadministrationsaftalen var tidligere en del af mægleraftalen, men er nu en selvstændig ydelse. Universitets- og Bygningsstyrelsen har per 1. januar 2008 indgået en administrationsaftale med Capita Insurance Services.
Skadesadministratorens opgave er at behandle bygningsskader på styrelsens bygninger under SEA-ordningen. Skadesadministratoren gennemgår og behandler de indmeldte skader og tager stilling til, om skaden er dækningsberettiget. Vi har valgt at tilknytte en skadesadministrator for at sikre vores bygningsbrugere en hurtig, ensartet og professionel behandling i hver enkelt sag.