Fordelene ved risikostyring
Afsnittet redegør for, hvilke fordele den enkelte institution kan få ved at arbejde målrettet med strategisk risikostyring. Samtidig forklares det, hvordan Universitetsog Bygningsstyrelsen praktisk kan hjælpe institutionerne med at implementere og gennemføre strategisk risikostyring.
Det får institutionerne ud af strategisk risikostyring
Institutionerne kan opnå store økonomiske besparelser ved strategisk risikostyring. Det er som nævnt Universitets- og Bygningsstyrelsen, der bærer ansvaret for skader på bygningerne, men institutionerne bærer selv risikoen for skader på inventar og drift. Institutionerne har ofte ikke overblik over hvor mange penge, de reelt bruger på indbrud, hærværk mv., da tab forbundet med forsikringsbegivenheder er svære at opgøre. Der er dog ingen tvivl om, at institutionerne har betydelige tab på området.
Foruden de rent økonomiske gevinster kan institutionerne opnå yderligere en række fordele ved risikostyring. Forsikringsbegivenheder indebærer ofte, at institutionerne i en periode ikke kan afvikle undervisning og forskning, hvilket er til stor gene for ansatte, studerende og andre brugere. Desuden kan uvurderlige forskningsresultater gå tabt – et tab, der ikke nødvendigvis kan gøres op i kroner og ører.
Risikostyring kan skabe større tryghed og tilfredshed blandt medarbejderne. Det skaber utryghed, hvis man udsættes for tyveri, indbrud eller hærværk, hvad enten det sker derhjemme eller på arbejdspladsen. På uddannelsesinstitutioner skal forskere og andre medarbejdere kunne arbejde på alle tider af døgnet. Derfor kan det være af afgørende betydning for institutionens arbejdsmiljø, at man har projekteret den bedst mulige sikring.
Det er kort og godt en fordel både for den enkelte institution og for Universitets- og Bygningsstyrelsen at fokusere på det forebyggende arbejde. I den forbindelse er det vigtigt at etablere et godt samarbejde. Ved at kombinere institutionens konkrete lokalekendskab med styrelsens generelle erfaringer på området, sikrer man, at skaderne bliver hurtigere udbedret og at de fremtidige risici bliver identificeret.
Sådan kan Universitets- og Bygningsstyrelsen hjælpe institutionerne med risikostyring
Styrelsen vil gennemføre en grundig gennemgang af bygningerne på hver enkelt institution, så alle truende risici bliver klarlagt i en risikoprofil. På den baggrund kan der iværksættes konkrete forebyggende tiltag. Et eksempel på indholdet af en sådan risikoprofil kan være en gennemgang af institutionens vægterkontrakter samt alarmsystemer og en vurdering af behovet til sikringsniveauet.
Dårlige vægter- og alarmkontrakter er en uforholdsmæssig dyr løsning for den enkelte institution, uden at der nødvendigvis opnås god service, kvalitet og sikring. Universitets- og Bygningsstyrelsen tilbyder derfor at hjælpe institutionerne med at vurdere og gennemgå deres servicekontrakter, eksempelvis tyverialarmssystemer, for at sikre en effektiv service samtidig med at omkostningerne reduceres. Erfaringen viser, at det er muligt at minimere disse udgiftstyper betydeligt gennem konkrete løsninger, der er skræddersyet til den enkelte institutions behov.
Der kan nævnes flere konkrete eksempler, hvor det er lykkedes at reducere udgifterne på sikringsområdet. Her nævnes kort tre.
Rytmisk Musikkonservatorium (RMC) og Det Kongelige Danske Kunstakademi (KARCH) havde begge meget dyre servicekontrakter på deres alarmsystemer. RMC betalte årligt 170.000 kr. for deres servicekontrakt og KARCH 295.000 kr. årligt. En grundig gennemgang af skolernes sikringsbehov og et efterfølgende udbud af institutionernes ønskede ydelser betød store besparelser. RMCs udgifter faldt med 141.000 kr. om året svarende til 83 procent. Og KARCHs udgifter faldt med 232.000 kr. årligt svarende til 79 procent. Disse resultater blev opnået ved investeringer i opdaterede systemer på henholdsvis 198.000 kr. og 55.000 kr. Begge institutioner har desuden oplevet et løft i forhold til tidligere i den service, de modtager fra deres nye leverandører.
På tilsvarende vis stod Danmarks Pædagogiske Universitet (DPU) over for at skulle lave et nyt udbud af vægterkontrakten. De kontaktede derfor Universitets- og Bygningsstyrelsen, som sammen med en rådgiver forestod et sikringstjek inden udbuddet. Resultatet blev, at DPU fremover skal betale 393.192 kr. om året for vægterkontrakten mod tidligere 488.520 kr. om året. Det vil sige en årlig besparelse på næsten 100.000 kr. svarende til ca. 20 procent.