Vedligehold
Med SEA-ordningen er der skabt mulighed for at gennemføre langsigtet og effektiv vedligeholdelse af statslige forsknings- og uddannelsesbygninger.
Ordningen gav en centraliseret struktur for syn, prioritering og erfaringsopsamling og en decentral løsning for dagligt tilsyn og gennemførelse af vedligeholdelsesarbejder. UBST’s vedligeholdelsesordning kombinerer på den måde fordelene ved det centrale overblik og udviklingspotentiale med den lokale og tætte bygningsindsigt opnået gennem et mangeårigt brugeransvar for driftsforhold m.v.
En vel vedligeholdt bygningsmasse er en af forudsætningerne for brugerens forsknings-og uddannelsesmæssige indsats. UBST’s bygninger skal derfor vedvarende opfylde en produktiv kapacitet – funktionelt, æstetisk, sikkerheds- og miljømæssigt.
UBST anvender årligt et beløb på ca. 175 mio. kr. (2005 niveau) til vedligeholdelses-og genopretningsarbejder. Beløbet svarer til et forbrug på ca. 110 kr./pr. m²/pr. år. Vedligeholdelsesindsatsen udgør dermed en betragtelig del af UBST’s årlige omsætning og kræver klare retningslinjer og gode samarbejdsrelationer mellem brugere og eksterne leverandører for at være effektiv.
Fordeling og omfang af vedligeholdelsesansvar
Ansvaret for at vedligeholde og forny UBST’s bygninger er fordelt mellem UBST og brugeren. UBST har ansvaret for klimaskærm og terræn (udvendig vedligehold) og brugeren har ansvaret inden for klimaskærmen (indvendig vedligehold), herunder vedligehold af installationer m.m. Den præcise ansvarsfordeling fremgår af rammelejeaftalen mellem brugeren og UBST og er uddybet i en bruttoliste.
Begge parters vedligeholdelsespligt dækker både forebyggende og oprettende vedligehold. Det betyder, at fornødne fornyelser og udskiftninger skal ske både indvendig og udvendig initieret af henholdsvis UBST og bruger.
Udvendig vedligehold (UBST)
Den udvendige vedligeholdelse er UBST’s ansvar. Bygningsmassen efterses og vedligeholdes i et toårigt forløb, hvor bygningerne gennemgås, og opgaverne prioriteres og udføres. Processen sættes i gang hvert år, således at der hele tiden er to vedligeholdelsesprocesser i gang på samme tid.
Det toårige forløb indeholder følgende:
> Bygningssyn
> Disponering og bevilling af midler til vedligehold
> Gennemførelse og opfølgning overgå til en mindre hyppigt gentagende cyklus – evt. ved at igangsætning finder sted hvert andet år.
Bygningssyn
Bygningssynet er et tilstandseftersyn, hvor alle udvendige bygningsdele samt terræn gennemgås for behovet for vedligeholdelse. Bygningssynet foretages af et eksternt arkitekt- og ingeniørfirma, der gennemgårligt for at prioritere vedligeholdelsesarbejderne. Synsrådgiverne er tilknyttet opgaven via en fireårig rammeaftale. Dermed sker synet på en ensartet måde uafhængigt af, hvem der er lejer, og hvor i landet lejeren bor.
Figuren illustrerer den toårige cyklus for bygningsvedligeholdelse
For at sikre at synsgennemgangen er så objektiv som mulig, indgår UBST som udgangspunkt ikke aftaler om udførelse af beslægtede eller tilgrænsende opgaver med de firmaer, der står for bygningssynet.
Bygningssyn gennemføres på alle tider af året, men igangsættes om foråret. Det tilstræbes at synet i videst mulig omfang finder sted i brugernes sommerferie, så brugeren forstyrres mindst muligt. Det betyder, at synet hovedsageligt gennemføres sommeren forud for, at vedligeholdsprojekternes igangsættes.
Synsdata er tilgængelige for brugerne via UBST’s hjemmeside. Hermed skal synsdata løbende forbedres, og gennemsigtigheden i UBST’s vedligeholdelsesindsats øges.
Tilgængelighed
Bedre forhold for handikappede brugere af UBST’s bygninger er et særligt indsatsområde for UBST’s nybyggerier og vedligeholdelsesindsats. Det betyder i forhold til vedligehold, at synet særskilt skal indeholde projekter, der forbedrer de bestående tilgængelighedsforhold. På denne måde sikres en løbende forbedring af bygningstilgængeligheden i et tempo, der matcher den økonomiske mulighed.
Disponering og bevilling af midler
Når det samlede bygningssyn foreligger, har vi et grundlag for at prioritere årets vedligeholdelsesarbejder. Synsresultatet drøftes løbende med den enkelte bruger, og UBST opstiller herudfra en samlet prioriteringsliste for det årlige vedligeholdelsesbehov samt et overslag over de forventede omkostninger.
Det første år i vedligeholdelsesforløbet afsluttes med, at UBST giver brugeren besked om hvilke projekter, der har fået tildelt midler og kan gennemføres. Ved disponeringen af midler er det vigtigt, at brugeren bidrager aktivt til at afdække det reelle vedligeholdelsesbehov. Brugeren ligger fra den daglige brug inde med uundværlig information og vi tilstræber derfor, at brugeren i videst mulig omfang inddrages i processen, så erfaringen medtages i den endelige udmelding.
Gennemførelse og opfølgning
Institutioner med de fornødne bygningskompetencer kan indgå en administrationsaftale om gennemførelse af vedligeholdsarbejder med UBST. Herved står brugeren for styringen af projekterne og er ansvarlige for, at det retslige grundlag for udførelse af opgaverne overholdes. Brugere med administrationsaftaler modtager et administrationshonorar fra UBST.
For institutioner uden administrationsaftale varetages gennemførelsen på UBST’s vegne af tilknyttede rådgivere i direkte dialog med UBST. Sideløbende med kontakten til UBST har rådgiverne en tæt dialog med brugeren, som selvfølgelig bidrager med relevante oplysninger i forhold til det forestående arbejde.
Vedligeholdelsesprojekterne gennemføres i andet år af det samlede forløb og de sættes i gang, når det passer ind i brugerens planlægning.
Ingeniør- og arkitektrammeudbud
UBST er initiativtager til ingeniør- og arkitektrammeudbud for alle brugere. Fordelen ved rammeudbud er, at de valgte rådgivere kan anvendes til alle de udbudte opgaver, der skal gennemføres hos brugeren over en fireårig periode. Ydermere opnår rådgiver over den fireårige samarbejdsperiode en dybere indsigt i brugerens specifikke behov og bygningssituation, som gerne skulle resultere i bedre rådgivning for brugeren og UBST. Udbuddene tilrettelægges i samarbejde med den enkelte bruger bl.a. således, at de ud over UBST’s umiddelbare behov, kan dække brugerens behov – fx gennemførelse af indvendig vedligehold.
Regningsgangen for vedligehold
For brugere med administrationsaftale opgøres og afregnes brugerens gennemførelse af udvendig vedligehold på månedsbasis. Brugeren opgør den månedlige fremdrift på regnskabsniveau og kompenseres herfor fra UBST. For brugere uden administrationsaftale afholder UBST alle omkostninger direkte i forhold til leverandører.
Opfølgning og erfaringsindsamling
På basis af de gennemførte bygningssyn og gennemførelse af udvendige vedligeholdelsesarbejder udarbejder UBST nøgletal for bygningens generelle stand og nøgletal i henhold til DFM (Dansk Facility Management). Erfaringsopsamlingen på tværs af hele bygningsmassen skal forsyne UBST og brugeren med relevant information om vedligeholdelsesniveauer, kvalitet og omkostningsniveauer for vedligehold af forskellige bygningstyper og materialepræferencer. Det er i denne sammenhæng, at brugeren giver en tilbagemelding på det opførte til gavn for dem, der skal bygge nyt. Opfølgningen anvendes også økonomisk til forbedring af budgettering af vedligeholdelsesarbejder.
Indvendig vedligehold (bruger)
Det er brugerens ansvar at vedligeholde bygningerne indvendigt. Den enkelte bruger er helt og holdent ansvarlig for strukturering og gennemførelse af indvendig vedligeholdelse af alle lejemål under UBST – herunder for fornødne udbud af rådgiver- og entreprisearbejder.
Som bygningsejer følger UBST dog med i, om vedligeholdelsesstanden opretholdes. Praktisk foregår dette ved, at UBST’s eksterne bygningssynsrådgiver hvert fjerde år, som supplement til det udvendige syn, foretager et overordnet bygningssyn af de indvendige bygningsdele. Det indvendige syn koncentrerer sig om den generelle vedligeholdelsesstand, men kan derudover indeholde vurderinger omkring tilgængelighed, konstruktioner, miljøforhold samt sikkerheds- og sundhedsforhold. UBST’s syn kan endvidere efter aftale kombineres med brugerens eget behov for at gennemføre syn. Derved kan den samlede synsudgift minimeres og en bedre sammenhæng mellem ind- og udvendige vedligeholdelse sikres.
Finansiering af vedligehold
Brugeren betaler for UBST’s vedligeholdelsesindsats via lejen. Ud over betaling til UBST’s indsats er der ved lejefastsættelsen for visse brugere indlagt mulighed for, at UBST ud fra en fastsat fordelingsnorm og som supplement til lejerens egne midler yder et tilskud til lejerens indvendige vedligeholdelsesindsats. Udbetaling af tilskuddet forudsætter, at institutionerne selv anvender et beløb minimum svarende til tilskuddet fra UBST. Udbetalingen sker således efter krone-til-krone princippet.