10. Universiteternes udgifter til administration
Regeringen har fokus på at effektivisere de offentlige institutioners administration, herunder også universiteterne, jf. regeringens arbejdsprogram ”Danmark 2020”, hvori det er formuleret som en målsætning, at ”den [danske] offentlige sektor skal være blandt de mest effektive og mindst bureaukratiske i verden”.
Universiteternes administrative udgifter afgrænses i det følgende til den ”klassiske” administration, dvs. udgifter til generel ledelse og administration samt servicefunktioner.
10.1. Baggrund
Universiteternes udgifter til administration opgøres årligt i Danske Universiteters statistiske beredskab. Derudover har området også været underlagt en analyse foretaget af McKinsey og Co. i 2009 (Universitetsanalysen). Opgørelserne viser følgende:
- Danske Universiteters (DU) statistiske beredskab opgør universiteternes administrationsudgifter (generel ledelse og administration) til ca. 6 procent af deres samlede omsætning. Når servicefunktioner medregnes udgør administrationsprocenten ca. 8,4 procent i 2009 (jf. pkt. 5 i DU’s statistiske beredskab). I 2007 og 2008 var den tilsvarende administrationsprocent 8,2 procent.
- McKinsey og Co.’s Universitetsanalyse fra 2009 viser, at udgifterne til administration i 2008 udgør ca. 17 procent af universiteternes omsætning. Der er ikke foretaget tilsvarende opgørelser for andre år. Udgifterne vurderes af McKinsey og Co som generelt høje sammenlignet med en række private virksomheder, ligesom der kunne identificeres en betydelig variation i ressourceforbruget universiteterne imellem.
De to opgørelser når således frem til meget forskellige størrelser på universiteternes udgifter til administration, hvilket er en af årsagerne til, at Videnskabsministeriet har fundet det nødvendigt at iværksætte en supplerende analyse af universiteternes udgifter til administration.
10.2. Ny analyse af universiteternes udgifter til administration
Videnskabsministeriet igangsatte i foråret 2010 en undersøgelse af universiteternes udgifter til administration. Regeringens fokus på effektivisering af de administrative udgifter betyder, at det er væsentligt, at der eksisterer et solidt grundlag for at opgøre og følge udviklingen i universiteternes udgifter til administration.
Den nye opgørelse af universiteternes udgifter til administration er udarbejdet i samarbejde med universiteterne og med faglig bistand fra PriceWaterhouseCoopers (PWC). Resultatet af opgørelsen og analysen fremgår af PWC’s udkast til rapport (PWC-rapporten). Nedenfor er gengivet en række hovedkonklusioner fra rapporten.
PWC-rapporten er baseret på universiteternes regnskabsoplysninger, som fremgår af universiteternes årsrapporter, og som også anvendes i DU’s statistiske beredskab (pkt. 5). Disse udgifter er i PWC-rapporten suppleret med administrationsudgifter i tilknytning til:
- Bygningsforvaltning – generelt
- Det decentrale niveau (institutter/centre mv.)
Der findes ikke regnskabsoplysninger for universiteternes udgifter til administration i tilknytning til bygningsforvaltning og på det decentrale niveau. VTU har derfor i samarbejde med universiteterne og med inddragelse af PWC opstillet retningslinjer for de pågældende opgørelser. Afgrænsningen af administrationsudgifter er, med tilføjelse af ovenstående elementer, hermed bredere end den, der hidtil er blevet anvendt i DU’s statistiske beredskab.
Derudover er universiteterne blevet bedt om at opdele de samlede udgifter til administration på seks hovedopgaver (generel ledelse, økonomiforvaltning, personaleforvaltning, bygningsforvaltning, administrativ it og øvrige administrative opgaver).
Af tabel 10.2.1 fremgår det, at Danske Universiteters opgørelse af administrationsudgifterne udgør 1.548 mio. kr. i 2009. Disse administrationsudgifter suppleres i PWC-rapporten med udgifter til administration i tilknytning til bygningsforvaltning, svarende til ca. 238 mio. kr. og udgifter til administration på decentralt niveau, svarende til ca. 459 mio. kr. Herved udgør de samlede udgifter til administration i alt 2.245 mio. kr.
I tabel 10.2.1 er de samlede administrationsudgifter også fordelt på hovedopgaver. Det fremgår, at de fleste midler anvendes til generel ledelse, svarende til ca. 647 mio. kr. eller 29 procent af de samlede administrationsudgifter. Herefter følger udgifter til økonomiforvaltning og administrationsudgifter i tilknytning til øvrige administrative opgaver.
| Generel ledelse og admini- stration i alt |
Generel ledelse | Økonomi- forvaltning |
Personale- forvaltning |
Bygnings- forvalt- ning |
Admini- strativ it |
Øvrige admini- strative opgaver |
|
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Generel ledelse og administration (DU, pkt. 5) | 1.548 | 449 | 289 | 238 | 77 | 237 | 256 |
| Bygnings- omkostninger Institutniveau, centre mv. |
238 | 58 | 60 | 27 | 9 | 38 | 47 |
| Institutniveau, centre mv. | 459 | 140 | 117 | 50 | 5 | 55 | 93 |
| I alt | 2.245 | 647 | 466 | 315 | 91 | 330 | 396 |
Tabel 10.2.2 viser de samlede udgifter til administration, herunder samlet for de enkelte universiteter. De samlede udgifter udgør i alt udgør ca. 2,2 mia. kr., hvilket svarer til ca. 10,2 procent af universiteternes samlede omsætning. PWC vurderer samtidig, at usikkerhed forbundet med universiteternes opgørelse af administrationsudgifterne betyder, at administrationsprocenten maksimalt udgør ca. 12 procent.
| Udgifter til administration, mio. kr. | Udgifter til administration, procent af omsætningen | |
|---|---|---|
| Københavns Universitet | 726 | 10,2 |
| Aarhus Universitet | 529 | 10,0 |
| Syddansk Universitet | 250 | 11,1 |
| Roskilde Universitet | 85 | 12,3 |
| Aalborg Universitet | 179 | 10,0 |
| Handelshøjskolen i København | 139 | 13,5 |
| Danmarks Tekniske Universitet | 311 | 8,4 |
| IT-Universitetet i København | 26 | 13,3 |
| I alt | 2.245 | 10,2 |
PWC konkluderer også, at administrationsprocenten på maksimalt 12 procent umiddelbart skal sammenlignes med de 17 procent i Universitetsanalysen, men at forskellen bl.a. skyldes, at det i Universitetsanalysen er forudsat, at VIP-medarbejdere anvender tid på generel administration, hvilket ikke er forudsat i PWC-analysen.
Derudover er datagrundlaget i Universitetsanalysen bl.a. baseret på en spørgeskemaundersøgelse, hvilket giver anledning til en vis usikkerhed. F.eks. blev alle VIP-medarbejdere i forbindelse med spørgeskemaundersøgelsen bedt om at angive den tid, som de bruger på administrative opgaver. Det er PWC’s opfattelse, at forskellige metoder maksimalt kan forklare 2,5 procentpoint af afvigelsen. Herefter er der fortsat 2,5 procentpoint, som ikke kan forklares.
Aarhus Universitet arbejder med standardisering og digitalisering som bærende elementer i den faglige udviklingsproces, hvilket vil påvirke universitetets fremtidige administrative udgifter. Effektivisering søges blandt andet gennem standardisering, digitalisering og harmonisering af de administrative processer. Målet er at flytte flest mulige ressourcer, der i dag anvendes til administration over til det faglige område, således at den relative andel af universitetets midler, der anvendes til administration reduceres. Den implementering, der vil blive iværksat for at realisere de vedtagne principper, vil blive tilrettelagt, så de forventede pålagte administrative besparelser kan opnås.
I forbindelse med den faglige udviklingsproces har der også været en kortlægning af administrationen. Universitetsledelsen vil fremlægge en ny samlet organisering af administrationen. Efter denne beslutning, der bl.a. baserer sig på en ny økonomistyringsmodel, skal der ske en viderebearbejdning, og det forventes, at der vil være en omkostningseffektivisering herved.
Aarhus Universitets syn på udfordringer og muligheder i et forbedret datagrundlag for administrationsudgifter
Aarhus Universitet mener, at opgørelserne fra Danske Universiteter indimellem udviser ret store niveauskift for de enkelte formål. Det skyldes formentlig især det forhold, at opgørelsen mest baserer sig på skøn og herunder på mange forskellige personers skøn ud fra en måske mangelfuld intern forståelse for definitioner og tallenes anvendelse i styringsmæssig sammenhæng. Aarhus Universitet mener, at den nuværende datakvalitet er for lav, hvis man vil styre efter formålsfordelinger. Der er tale om uklare definitioner fra Finansministeriet / Økonomistyrelsen og fra Danske Universiteter. Der er to konkurrerende definitionskriterier, hvor det er uklart, om det vigtigste med hensyn til tids- og ressourceanvendelsen er fordeling på formål eller organisatorisk placering.
Aarhus Universitet gør opmærksom på, at det er ikke realistisk at ændre definitionerne eller lave yderligere opsplitninger bagud i tid. Det vil i praksis sige, at definitionerne skal være udmeldt mindst et halvt år før et regnskabsår starter.
Den nuværende debat og fokus på administrative omkostninger bør hjælpe på forståelsen for behovet for formålsfordelte omkostninger.
Aarhus Universitet vil gerne oprette et nyt formål: Ledelse og administration af myndighedsopgaver, da det i modsætning til forsknings- og uddannelsesledelse nemt bliver til generel ledelse og administration, da kategorien ikke eksisterer i dag. Aarhus Universitet mener også, at der er behov for skarpere definitioner, hvilket dog vurderes at kunne give et tidsseriebrud.
Aarhus Universitet mener, at skarpere definitioner ikke kan stå alene og bør suppleres af mere information og controlling, hvis man vil øge validiteten af formålsfordelte omkostninger.
Aarhus Universitet mener, at indførelse af projektøkonomistyring vil give en mere præcis registrering af universitetets aktiviteter, hvilket bør give bedre data. Styrelsen noterer sig Aarhus Universitets tilkendegivelse vedrørende datakvaliteten af Danske Universiteters opgørelse af universiteternes omkostninger fordelt på formål.
10.3. Konklusion
Den nye administrationsopgørelse peger på – som Universitetsanalysen - at de enkelte universiteter anvender forskelligt omfang af ressourcer på administration.
For at mindske administrationsomkostningerne arbejder Aarhus Universitet med standardisering og digitalisering som bærende elementer i den faglige udviklingsproces. I den forbindelse har der været en kortlægning af administrationen. Universitetsledelsen vil fremlægge en ny samlet organisering af administrationen. Efter denne beslutning, der bl.a. baserer sig på en ny økonomistyringsmodel, skal der ske en viderebearbejdning, og det forventes, at der vil være en omkostningseffektivisering herved.
Aarhus Universitet mener, at datakvaliteten af de nuværende opgørelser fra Danske Universiteter er for lav, hvis man vil styre efter formålsfordelinger. Aarhus Universitet vil gerne oprette et nyt formål: Ledelse og administration af myndighedsopgaver. Aarhus Universitet mener, at der er behov for skarpere definitioner men vurderer, at det vil kunne give et tidsseriebrud. Aarhus Universitet mener, at indførelse af projektøkonomistyring vil give en mere præcis registrering af universitetets aktiviteter, hvilket bør give bedre data.
Universitets- og Bygningsstyrelsen konstaterer, at Aarhus Universitets administrationsomkostninger opgjort som andel af omsætningen ligger lidt under gennemsnittet for universiteterne. Styrelsen finder det positivt, at Aarhus Universitet forventer, at en ny samlet organisering af administrationen vil medføre omkostningseffektivisering.