Resultatanalyse
Idet S-FoUs resultatkontrakt først blev godkendt af Videnskabsministeriet i oktober 2004 er der ikke for 2004 sket tidsregistrering på de godkendte resultatkrav.
| Prioritering | Formål | Målopfyldelse | Forventetafslutning | Resultat-krav nr. |
|---|---|---|---|---|
| 1. Økonomistyring ibyggesager | Mindst 90% af de afleverede byggerier i en 4-årig periode kræverikke underretning afbevillingsmyndighederne | 100% opfyldt - I perioden 2001-04 har S-FoU afleveret 24 ud af 26 byggeprojekter uden at det harkrævet underretning. | 2a | |
| 2. Kundetilfredshed | Gennemførelse af den første brugertilfredshedsundersøgelse | 95% opfyldt - Et samlet resultat foreligger, når de sidste interviewser foretaget. Det sker primo 2005,og dermed er målet opfyldt 100 % | 1a | |
| 3. Særlige ejendomme | Gennemgang af samtligeprivate donationer medhenblik på at fastslå,hvilke der kan henførestil det enkelte universitets ejendom | 80% opfyldt - Opfyldelsen af desidste 20% afhænger af forholdsom S-FoU ikke har indflydelsepå, men S-FoU vurderer at detsidste materiale vil foreligge iløbet af 2005. | Medio 2005 | 4a |
| 4. Dynamisk porteføljepleje | Tomgangsareal mindreend 3 % og handlingsplan for afhændelse afgrunde og bygninger | 100% opfyldt da både m2 og værdier, der ikke lejes ud ikke over-stiger 3 % af den samlede ejendomsportefølje. | 1b | |
| 5. Bevillingslove ogaktstykker | Rettidig aflevering af bevillingslove og KS-certificering af procedurerne for udarbejdelseaf bevillingslove og akt-stykker | 95% opfyldt - Når proceduren ikke er certificeret skyldes det,at Danske Standard, som stårfor certificeringen ikke kommerfør til april 2005. Når procedurener implementeret vil resultatkravet betragtes 100 % opfyldt. | 2. Kvartal 2005 | 4b |
| 6. Navision Stat | Implementering af version 3.60 samt plan forindførelse af elektroniske fakturaer | 70% opfyldt - Målet er ikke fuldtopfyldt på grund af, at der eropstået implementeringsproblemer mellem det gamle og nyesystem, som har medført, at detnye system ikke automatisk kanberegne renter. S-FoU har kontakte programmøren for at fåudbedret systemfejlen. | 2005 | 3a |
| 7. Effektiviserings-strategier | Afholdelse af EU-udbudvedrørende skadesadministration | 100% opfyldt | 4c | |
| 8. Vedligeholdelses-syn og prioritering | Resultatkravet opdeles ito delmål 1. Der afholdes nyt EU-udbud med henblik påinden 1. februar 2005 atfinde en ny rådgiver tiludførelse af vedligeholdelsessyn for en ny 4-årig periode (2005-2008) |
95 % opfyldt for delmål 1 - Udbudet er marginalt forsinketidet der har skullet indarbejdesstandarder for nye rådgivningsydelser vedrørende indvendigtvedligehold samt 5 års gennem-gange samt til digital udvekslingog lagring af syn- og vedligeholdelsesdata. |
1d | |
| 2. Der gennemføres etvedligeholdelsessyn og en efterfølgende af prioritering af vedligeholdelsesarbejder baseret på dialog med de enkelte institutioner. | 100 % opfyldt for delmål 2 | |||
| 9. Procesvejledning | Udarbejdelse af vejledning | 70% opfyldt - Målet er ikke fuldt opfyldt på grund af revision af målgruppe og layout. Målet forventes 100 % opfyldt ved udgivelse i andet kvartal 2005. | 2. Kvartal2005 | 1c |
| 10. Nye udbud ogsamarbejdsformer | To projekter med tidligt udbud og nye samarbejdsformer | 100% opfyldt – S-FoU har iværksat 5 nye udbud og nye samarbejdsformer | 2b | |
| 11. Vejledning vedrørende interneog eksterne miljøforhold i byggeriet i relation til energi, ressourceforbrug og forurening | Udarbejdelse af vejledning | 100% opfyldt. Vejledning udarbejdet. | 2c | |
| 12. Digitalisering af byggeadministrationen. | Gennemførelse af to visualiseringer samt medvirken ved opstilling af bygherrekrav vedrørende 3D-visualiseringer | 100% opfyldt. Visualiseringer gennemført. | 3b |
Resultatkrav 1: Økonomistyring i byggesager
Formål: Ifølge Budgetvejledningen skal Finansudvalget underrettes, hvis en totaludgiften i en byggesag overskrides med 10 mio. kr. eller 10 %. Sådanne sager bør undgås.
Beskrivelse: En uventet overskridelse vil i visse tilfælde ikke kunne dækkes af den aftalte husleje. S-FoU skal til stadighed arbejde med præcision og styring i budgetlægningen, der kan minimere antallet af sager med budgetoverskridelser. Erfaringsmæssigt vil der i enkelte tilfælde kunne forekomme brugerønsker, som lejer har godkendt, og dermed accepteret at betale via en huslejeforhøjelse. Der opstilles et resultatkrav om, at mindst 90 % af de byggerier, der er afleveret i perioden 2001-2004 ikke kræver underretning af bevillingsmyndigheden.
I løbet af 2001-04 har S-FoU afsluttet 26 anlægsprojekter med samlet byggeudgift på 1.784 mio. kr. I 2001 blev der afsluttet 8 byggeprojekter til en udgift på i alt 442,6 mio. kr., hvor ingen af disse sager havde en budgetoverskridelse, der skulle underrettes til Finansudvalget. I 2002 blev der afsluttet 9 byggeprojekter til en total udgift på 408,4 mio. kr., ud af disse 9 sager var der ingen sager, der skulle meddeles til Finansudvalget. I løbet af 2003 blev der afsluttet 3 byggesager til en udgift på i alt 21,3 mio. kr. hvor alle sagerne overholdt budgetkravene. I 2004 blev der afsluttet 8 byggeprojekter til en byggeudgift på 911,6 mio. kr., hvor de 6 byggesager overholdt budgetrammen.
I perioden 2001-04 har S-FoU således afleveret 26 byggeprojekter til en samlet byggeudgift på 1.784 mio. kr. Ud af disse 26 byggesager blev de 24 afleveret uden budgetoverskridelse.
Dermed vurderes det, at resultatmålet om at mindst 90 % af de byggerier der er afleveret i perioden 2001-04 100 % er opfyldt. Da 24 ud af 26 byggesager udgør 92 %.
Måleopfyldelsen vurderes at være 100 %
Resultatkrav 2: Kundetilfredshed
Formål: Resultatet af undersøgelserne skal skabe grundlag for løbende forbedring af det daglige samarbejde mellem lejer og udlejer.
Beskrivelse: I 2004 gennemføres den først brugertilfredshedsundersøgelse. Undersøgelsen er inddelt i 5 hovedemner:
1. S-FoUs evne til at skabe optimale rammer
2. Den service, som S-FoU leverer
3. S-FoUs ejendomsforvaltning
4. S-FoUs bygherrerolle
5. S-FoUs evne til nytænkning
6. Vedligeholdelse/forsikring (ej i kontrakten)
I 2004 gennemførte S-FoU sin første kundetilfredshedsundersøgelse. Undersøgelsen forløb på to niveauer - et kvantitativt og et kvalitativt. Den kvantitative undersøgelse bestod af et online spørgeskema, der gennem seks hovedområder gav et samlet billede af institutionernes tilfredshed med S-FoU. Den kvantitative undersøgelse blev fuldt op med kvalitative interviews. S-FoU besøgte hver institution, der havde besvaret den kvantitative undersøgelse, og fik med afsæt i institutionens besvarelse af spørgeskemaet en snak herom med fokus på forbedringspotentialer.
Det er S-FoU´s indtryk, at kundetilfredshedsundersøgelserne har bidraget til en god dialog, og vil være et vigtigt værktøj til forbedring af det daglige samarbejde.
Kundetilfredshedsundersøgelsen munder ud i institutionsspecifikke handleplaner. Et samlet resultat foreligger, når de sidste interviews er foretaget. Det sker primo 2005.
Målet betragtes opfyldt med 95 %.
Resultatkrav 3: Særlige ejendomme
Formål: I arbejdet vedr. vilkår for SEA-ordningen og den efterfølgende universitetslov gives der mulighed for, at universiteterne kan modtage donationer, herunder i form af bygninger, fra private. Af hensyn til universiteternes åbningsbalance pr. 1. januar 2005 er det afgørende, at der laves en gennemgang af de historiske donationer med henblik på at fastslå, hvilke der skal henregnes til det enkelte universitets ejendom.
Beskrivelse: S-FoU har i samarbejde med det enkelte universitet gennemgået samtlige private donationer, og henvendt sig til samtlige nulevende donatorer for at fastslå den rette modtager af donationen.
Ved årets slutning har S-FoU kunnet afslutte gennemgangen for følgende universiteter: Roskilde Universitetscenter, Ålborg universitet, Danmarks Farmaceutiske Universitet og Syddansk Universitet.
En gennemgang af Aarhus Universitet og Den Kgl. Veterinær- og Landbohøjskole har imidlertid ikke kunne afsluttes inden årsskiftet, idet der for de to universiteter fortsat mangler tilkendegivelser fra nogle af de private donatorer med hensyn til, hvorvidt donationen også er tænkt til det nu selvejende universitet, hvilket er et krav fra Finansministeriet.
For så vidt angår Københavns Universitet, har Københavns Universitet på møde i december 2004 i Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling med deltagelse af Finansministeriet anmodet om, at fremsendelse af oversigten over de gaver til Københavns Universitet, der kan henføres til en privat donator afventer gennemførelse af en økonomisk analyse af Københavns Universitets økonomiske og arealmæssige disponeringer.
Målopfyldelsen vurderes at være 80 %. Opfyldelsen af de sidste 20% afhænger af forhold som S-FoU ikke har indflydelse på, men S-FoU vurderer, at det sidste materiale vil foreligge i løbet af 2005.
Resultatkrav 5: KS-certificering af procedurerne for udarbejdelse af bevillingslove og aktstykker
Formål: Som led i S-FoUs myndighedsvaretagelse er det forventningen, at de løbende bidrag til bevillingslovene og udkast til aktstykker afleveres med et højt kvalitetsniveau og i dialog med Videnskabsministeriets departement. Derfor er det vigtig, at der bliver udarbejdet en procedure for aktstykker og bevillingslove som er KS certificeret.
Procedure for udarbejdelse af aktstykker og bevillingslove blev færdig i 2004 og ligger i systemet med status som kladde. Når proceduren ikke er certificeret skyldes det, at Danske Standard, som står for certificeringen ikke kommer før til april 2005. Når proceduren er implementeret vil resultatkravet betragtes som 100 % opfyldt.
Målopfyldelsen vurderes at være 95 %
Resultatkrav 6: NavisionStat
Beskrivelse: I løbet af 2004 har S-FoU implementeret NavisionStat v. 3.60, herunder automatisk beregning af renteudgifter på de enkelte byggesager.
Der er desuden udarbejdet en plan for fremsendelse af elektroniske fakturaer til lejerne og håndtering af elektroniske fakturaer fra kreditorerne.
Statens Forsknings- og Udannelsesbygninger har implementeret Navision-Stat vision 3,60 i juni 2004. Opdateringen er en forudsætning for, at S-FoU er klar til E2-dag d. 1. februar 2005 og desuden nødvendig for overgangen til omkostningsbaseret regnskab fra 2005. Med hensyn til automatisk beregning af byggerenter via rapporter der udtrækkes fra NavisionStat 3,60 forventes dette færdiggjort i 2005.
Målet betragtes opfyldt med 70%
Målet er ikke fuldt opfyldt på grund af, at der er opstået implementeringsproblemer mellem det gamle og nye system, som har medført, at det nye system ikke automatisk kan beregne renter. S-FoU har kontaktet programmøren for at få udbedret systemfejlen.
Resultatkrav 8: Vedligeholdelsessyn og prioritering
Formål: Med en portefølje på ca. 1,6 mio. m2 skal der årligt ske en prioritering af vedligeholdelsesindsatsen, så de afsatte bevillinger gør mest muligt gavn. Bygningssyn og prioriteringen sker ved hjælp af ekstern teknisk rådgiver fundet ved EU-udbud. Bygningerne gennemgås årligt med henblik på prioritering af det udvendige vedligeholdelsesbehov. På grundlag af den tekniske vurdering udmelder S-FoU efterfølgende de årlige rammer for de enkelte institutioner.
Beskrivelse: Resultatkravet opdeles i to delmål.
Der afholdes nyt EU-udbud med henblik på inden 1. februar 2005 at finde en ny rådgiver til udførelse af vedligeholdelsessyn for en ny 4-årig periode (2005-2008)
Der gennemføres et vedligeholdelsessyn og en efterfølgende prioritering af vedligeholdelsesarbejder baseret på dialog med de enkelte institutioner.
EU udbud er afholdt og tilbud modtaget pr. den 7.2 2005. Kontrakt med ny rådgiver blev underskrevet d. 1.3.2005.
Udbudet er marginalt forsinket, idet der har skullet indarbejdes standarder for nye rådgivningsydelser vedrørende indvendigt vedligehold samt 5 års gennemgange samt til digital udveksling og lagring af syns- og vedligeholdelsesdata.
Målopfyldelsen vurderes for delmål 1 at være 95%
Vedligeholdelsessyn er gennemført i 2004 og afstemt/analyseret i henhold til S-FoU´s kvalitetsstyringssystem.
I løbet af februar 2005 foretages, som ligeledes foreskrevet i S-FoU´s kvalitetsstyringssystem, en prioritering og udmelding af vedligeholdsprojekter til gennemførelse i 2005. Prioriteringen foretages i dialog med de enkelte institutioner.
Ved udmeldingen af vedligeholdsaktiviteter for 2005 er der draget nytte af de bevillingsmæssige erfaringer, der har været gjort ud fra de foregående 4 års vedligeholdsindsats, og der er indarbejdet fornødne hensyn til universiteternes overgang til selveje. Det er målet for den kommende 4-årige periode, at disse erfaringer kan være med til at øge effektiviteten i bevillingsanvendelsen.
Målopfyldelsen vurderes for delmål 2 at være 100 %
Resultatkrav 9: Procesvejledning
Formål: For at forbedre dialogen med brugerne er det afgørende, at brugerne har kendskab til vores muligheder og processer. Til det formål vil S-FoU udarbejde en række procesvejledninger for de opgaver, hvor vi har en ofte tilbagevendende brugerkontakt.
Beskrivelse: I 2004 udarbejdes vejledning for en samlet brugerrettet beskrivelse af S-FoUs opgaver, muligheder og procedurer.
S-FoU har gennem 2004 udarbejdet præsentationsmateriale (procesvejledning) henvendt til institutionerne. Materialet er tiltænkt to målgrupper - dels universitetsbestyrelserne og dels det teknisk-administrative personale. Materialet henvendt til universitetsbestyrelserne er en overordnet introduktion til S-FoU og de muligheder, som institutionerne har med SEA-ordningen. For det teknisk-administrative personale er materialet mere procesorienteret og beskriver ud fra en institutionsvinkel, det forløb og de overvejelser en institution står overfor i forbindelse med fx byggesager, forsikring, vedligehold og ejendomsforvaltning.
S-FoU’s præsentationsmateriale forventes udgivet i løbet af andet kvartal 2005.
Målet er ikke fuldt opfyldt på grund af revision af målgruppe og layout. Målet forventes 100 % opfyldt ved udgivelse i andet kvartal 2005.
Målet betragtes opfyldt med 70%.