9. Særlige rettigheder som en medarbejde kan vælge at benytter
Partsrepræsentation
Det er et grundlæggende princip i dansk forvaltningsret, at den, der er part i en sag i den offentlige forvaltning, når som helst undervejs kan lade sig repræsentere eller bistå af andre. Når det drejer sig om afgørelsessager, er princippet blevet fastsat i FVL § 8, stk. 1. Den ansatte skal gives mulighed for at varetage sine interesser. Herudover er der hensynet til sagens oplysning og forberedelsen i det hele taget.
Universitetet må ikke vilkårligt fratage den ansatte retten til bistand eller repræsentation og må heller ikke, uden at der er hjemmel hertil i FVL § 8, stk. 2, eller anden lovgivning, over for den ansatte give udtryk for, at denne ikke må eller kan lade sig repræsentere.
Hvis den valgte repræsentant er ude af stand til at varetage den ansattes tarv, og dette er til direkte skade for den ansattes interesser, kan partsrepræsentanten nægtes adgang, jf. FVL§8, stk. 2. Universitetet skal endvidere være opmærksom på, at dets henvendelser til den ansatte ikke må fremstå som en begrænsning i den ansattes repræsentationsret. Universitetet må derfor f.eks. ikke sætte en frist for, hvornår der skal gives besked om, hvorvidt den ansatte ønsker at lade sig repræsentere af en anden. Universitetet må heller ikke begrænse den ansattes adgang til at vælge, hvem en eventuel repræsentant skal være.
Hvornår kan partsrepræsentation nægtes
Reglen i FVL § 8, stk. 1, kan fraviges, såfremt særlige hensyn til offentlige eller private interesser afgørende taler imod, eller hvis den på særlige områder er fraveget ved lov, jf. FVL § 8, stk. 2. (Det kræves her, at fravigelse i lov udtrykkeligt fremgår i den pågældende lovs ordlyd og forarbejder).
Som nævnt ovenfor kan partsrepræsentation nægtes, hvis den valgte repræsentant er ude af stand til at varetage den ansattes tarv, således at dette er til direkte skade for den ansattes interesser, jf. FVL § 8, stk. 2.
Repræsentationens omfang
Den ansatte kan selv afgøre, i hvor stort eller lille omfang han eller hun ønsker at lade sig repræsentere under sagens forløb.
Hvorvidt repræsentanten kan træffe beslutninger på den ansattes vegne i sagen, må afhænge af fuldmagtens omfang. Her må man se på ordlyden, og hvad der fra den ansattes side har været hensigten med fuldmagten.
Aktindsigt
Den, der er part i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, har ret til aktindsigt, jf. FVL § 9. En forhandlingsberettiget organisation, som ikke berøres væsentligt og individuelt af afgørelsen, er i almindelighed ikke part i sagen, selv om den i øvrigt måtte have en væsentlig interesse i sagens udfald.
En ansat kan give andre bemyndigelse til at få aktindsigt i egen sag.
Omfanget af aktindsigt
Aktindsigten omfatter - med de undtagelser, der er nævnt i FVL §§ 12-15 - alle dokumenter, der vedrører sagen, herunder genpart af de skrivelser, der er udgået fra universitetet, når skrivelserne må antages at være kommet frem til adressaten. Endvidere omfatter retten til aktindsigt indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældendes sags dokumenter, jf. FVL § 10, stk. 1, nr. 1 og 2.
Retten til aktindsigt gælder, uanset på hvilken måde universitetet opbevarer dokumenterne. Er den pågældende skrivelse f.eks. i digital form, skal universitetet gøre skrivelsen teknisk tilgængelig for den, der skal have aktindsigt. Afgørende er således ikke skrivelsens form, men om den opbevares således, at universitetet råder over den.
Udsættelse af sagen
Hvis en ansat anmoder om aktindsigt, og anmodningen imødekommes, skal sagens afgørelse udsættes, til den ansatte har haft mulighed for at gøre sig bekendt med dokumenterne. Hvis den ansatte ikke herefter har anmodet om yderligere udsættelse, vil der efter en rimelig tid uden videre kunne træffes afgørelse i sagen. Ved afgørelse af, hvad der må anses for rimelig tid, kan der bl.a. lægges vægt på omfanget af dokumenterne, samt hvor meget den ansatte kender til sagen i forvejen. Den ansatte bør, samtidig med at aktindsigten imødekommes, gøres opmærksom på, at universitetet vil træffe afgørelse i sagen inden for en given frist, såfremt den ansatte ikke kommer med yderligere bemærkninger.
Generelle undtagelser fra aktindsigten
Retten til aktindsigt omfatter ikke et universitets interne arbejdsdokumenter, jf. FVL § 12. Det er ikke muligt udtømmende at nævne, hvilke dokumenttyper ”interne arbejdsdokumenter” dækker over. Ved tvivl vil et afgørende kriterium være, om det pågældende dokument hovedsageligt indeholder universitetets egne interne overvejelser om sagens videre behandling eller afgørelse.
Hvis et internt dokument i forbindelse med sagens behandling oversendes til anden myndighed eller anden udenforstående, vil det i vidt omfang miste sin interne karakter og herefter være undergivet aktindsigten efter de almindelige regler.
Det fremgår af FVL § 13, at bestemte interne arbejdsdokumenter, der foreligger i endelig form, ikke er undtaget aktindsigten.
Andre end den ansattes ret til aktindsigt
Det drejer sig om:
- universitetets endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse,
- oplysninger som universitetet i henhold til OFL § 6 har haft pligt til at notere,
- dokumenter som universitetet har udarbejdet for at skaffe bevismæssig eller anden klarhed omkring sagens faktiske omstændigheder.
Generelle retningslinjer for behandling af en bestemt sagstype kan heller ikke undtages.
Oplysninger om sagens faktiske omstændigheder i interne dokumenter, der har væsentlig betydning for sagens afgørelse, er ikke undtaget retten til aktindsigt, jf. FVL § 12, stk. 2. Sådanne oplysninger skal således udleveres eventuelt med overstregning af de interne oplysninger, som måtte være undtaget aktindsigten.
Behandling af anmodning om aktindsigt
En anmodning om aktindsigt skal behandles senest 10 dage efter, at den er modtaget hos universitetet. Hvis det ikke ud fra saglige hensyn er muligt at overholde fristen, skal den ansatte underrettes om årsagen hertil, samt om hvornår anmodningen forventes færdigbehandlet.
Andre end den ansattes ret til aktindsigt
Hovedreglen er, at der ikke gives aktindsigt i enkeltpersoners personalesager som ansat i det offentliges tjeneste. Det gælder dog ikke for oplysninger om den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser. For ansatte i chefstillinger gælder hovedreglen endvidere ikke for oplysninger om disciplinære reaktioner af advarsel eller derover i et tidsrum af to år efter, at den endelige beslutning herom er truffet, jf. OFL § 2, stk. 2 og 3.