Nybyggeri
Når UBST er bygherre er det centrale fokus, at brugerens behov i størst muligt omfang tilgodeses. UBST sikrer dette, samtidig med at de lovgivningsmæssige krav for statsligt byggeri efterleves. Statsligt byggeri er spundet ind i et utal af krav, som skal opfyldes, når UBST eller statslige selvejende institutioner bygger. Det er UBST’s mål at opføre byggerier med vægt på funktionalitet, kvalitet og æstetik.
Brugernes behov er meget forskellige. Der kan være behov for flere lokaler, ændrede lokaler til samme funktioner eller nye lokaler til nye funktioner. I alle tilfælde er det UBST’s opgave og ansvar at gøre rede for muligheder og vilkår for opfyldelse af behovet og gennemførelse af projektet uanset forarbejdets karakter og detaljeringsgrad.
Brugerens krav indarbejdes som regel i projektet ved at følge en projekteringspraksis, hvor det konkrete projekt igennem et antal faser detaljeres frem til et detailprojekt. Detailprojektet danner samtidig grundlag for entreprenørens endelige tilbud. Af og til er der behov for en hurtig gennemførelse af projektet – eller i situationer, hvor der fokuseres på mulighederne i nye samarbejdsmåder mellem bruger, bygherre, rådgiver og entreprenører – skal brugerens behov afdækkes på et tidligere tidspunkt i projektforløbet. Her sørger UBST for at oversætte behovene til bygningsmæssige krav til byggeriets leverandører. Vedrørende finansieringen af et nybyggeri henvises til kapitlet om ejendomsforvaltning, hvor beregningerne for kontrakter er beskrevet.
Figuren opridser de faser, som fx kan indgå i en byggesag. Den farvede flade markerer brugerens mulighed for indflydelse på byggeriet. Efter projektforslagsfasen vil det normalt være forbundet med ekstra betaling til rådgiverne at ændre projektet.
Et traditionelt byggeforløb er opdelt i følgende faser: forslagsfasen, projekteringsfasen og udførelsesfasen. Hver af faserne kan underopdeles, og i det følgende beskrives det forløb, der traditionelt finder sted fra de indledende overvejelser til brugerens endelige overtagelse og den afledte proces om indgåelse af en aftale om byggeriet.
Det er brugerens opgave at definere de behov, der skal opfyldes, og sikre at det aftalte opfyldes. UBST hjælper proaktivt med at belyse og udfordre behovene, så brugeren bliver så afklaret som mulig. Vores overordnede rolle er at sikre, at kravene opfyldes til den aftalte tid, pris og kvalitet.
Henvendelse om nybyggeri
Igangsættelse af et konkret nybyggeri sker altid på foranledning af brugeren. UBST er projektleder og etablerer kontakt mellem parterne og sørger for, at de vigtigste problemstillinger bliver afklaret. Vi kommer fx med anbefalinger til måden at gennemføre byggeriet på, valget af lejemodel og forslag til uddybning af planlægningsgrundlaget.
Økonomi
Sideløbende redegør vi for nybyggeriets overordnede økonomi: den realistiske anlægsramme, den afledte lejeudgift samt forhold vedrørende bevillingsmæssig hjemmel. Tidligt i processen (før projektforslag) tager vi udgangspunkt i UBST’s erfaringspriser fra tilsvarende byggerier og medregner samtlige udgifter til byggeriets gennemførelse (bortset fra udgifter til løst inventar og udstyr, som UBST ikke kan finansiere). Ved projektforslaget, og derved den betingede lejekontrakt baseres kalkulationen på bygningsdelsniveau. Det er vigtigt, at der allerede på et tidligt tidspunkt dannes et realistisk lejeestimat. Herved bliver det muligt, at vurdere lejeudgiften i forhold til brugerens finansieringsmuligheder.
I forbindelse hermed kan UBST bistå med at opstille et budget for drifts-, inventar- og udstyrsudgifter, således at brugeren får en samlet vurdering af de økonomiske konsekvenser i forbindelse med lokaleanskaffelsen. Brugeren opfordres til at afklare, hvilket lejeniveau man vil indgå aftale om – herunder, om der på forhånd er fastlagt en øvre grænse for den årlige huslejebetaling.
Styring af byggesagen
Når det er besluttet at gennemføre en byggesag, nedsætter UBST et byggeudvalg med repræsentanter fra brugeren og fra UBST. UBST’s projektleder er formand for udvalget. Byggeudvalget forestår gennemførelse af byggesagen, og er ansvarlig for at projektet gennemføres inden for de afstukne rammer i forhold til pris, kvalitet og tid. Byggeudvalget vil normalt ikke have kompetence til at ændre de overordnede rammer uden godkendelse. Ændringer af forudsætningerne vil derfor kræve, at der indhentes godkendelse heraf fra henholdsvis brugerens økonomiske ansvarlige samt UBST ledelse.
I større og mere omfattende sager suppleres byggeudvalget med en overordnet styregruppe. Styregruppen, der som regel består af medlemmer af ledelsen hos brugeren og UBST, vil kunne ændre de godkendte rammer i fornødent omfang.
Eksterne rådgivere
For yderligere at detaljere planlægningsgrundlaget kan brugeren og UBST beslutte at inddrage et rådgiverfirma til at udarbejde et lokaleprogram. Som oftest vælger vi rådgivere, der er kendt med institutionen, fx den rådgiver, som UBST allerede har indgået aftale med om rammerådgivning. At rådgiveren allerede har kendskab til brugeren og de fysiske rammer kan bl.a. betyde, at der spares tid i forhold til det samlede projektforløb.
Procesaftale
Med udgangspunkt i lokaleprogrammet udarbejder UBST et lejeestimat. Finder brugeren lejeniveauet acceptabelt udarbejdes en procesaftale, der gælder som en foreløbig lejeaftale. Procesaftalen angiver det accepterede lejeniveau og forudsætningerne for beregningen. Den indebærer, at institutionen og UBST forpligter hinanden i den videre proces – typisk frem til projektforslaget. I aftalen præciseres ansvarsfordelingen mellem bruger og UBST vedrørende fremdrift på givne delområder i processen. Parterne erklærer sig hver især indforstået med at ville afholde 50% af udgifterne til projektforslaget og aktstykkegodkendelse, hvis sagen opgives på institutionens foranledning. Stoppes sagen i samme periode af UBST eller af andre instanser uden for institutionen, dækker UBST samtlige afholdte udgifter.
Ved indgåelse af procesaftalen kan UBST vælge, om der skal udskrives en projektkonkurrence eller gøres brug af en eksisterende rammeaftale. Projektkonkurrencer udskrives typisk i forbindelse med større byggesager for at opnå en mangfoldighed af løsningsforslag til det konkrete behov.
Udbud af rådgiverydelsen
UBST er blandt de bygherrer i Danmark der, siden indførelsen af EU’s udbudsregler i 1993, har foretaget flest udbud i EU-regi.
I forbindelse med udformning af udbudsgrundlag, indkaldelse, udvælgelse og redegørelse herfor skal komplekse regelsæt overholdes. Konsekvensen af en mangelfuld eller ukorrekt udbudsproces kan være, at et givet forløb må annulleres, og der må startes forfra. Som bygherre har UBST det fulde ansvar for, at alle udbudsregler er iagttaget og overholdt. Det er UBST’s ansvar at være på forkant med såvel den nationale som den EU-retlige udvikling på udbudsområdet.
I komplekse sager kan der ud over de projekterende rådgivere tilknyttes en ekstern rådgiver til at kvalitetskontrollere de projekterendes arbejde for at sikre, at udbudsgrundlaget er dækkende. Det har vist sig hensigtsmæssigt for at imødekomme den generelt øgede kompleksitet i byggeriet og for at fremme samarbejdet mellem bygherre og rådgivere.
Byggeprogram
Når proces- og rådgiveraftalen er indgået, påbegyndes den egentlige byggesag med udarbejdelse af et byggeprogram. Et byggeudvalg bestående af repræsentanter for bruger, UBST og rådgivere nedsættes og på baggrund af brugernes krav til det færdige byggeri samt angivelsen af formålet (fx kontor, undervisning, laboratorium m.m.) udarbejdes byggeprogrammet. UBST’s opgave i forhold til programmet er at inspirere brugerne til gode løsninger. Det gør vi ved at inddrage relevante referencer og informationer om de seneste tendenser og udvikling inden for funktionalitet, teknik og æstetik vedrørende bygninger til forsknings-og uddannelsesformål samt at styre rådgiverindsatsen. I denne fase kan UBST’s planlægnings-og udviklingsenhed inddrages, hvis et særligt aspekt af byggeriet ønskes belyst. Det er således på denne baggrund, at programmet for byggeriet udarbejdes med rådgivernes vurdering af tekniske og funktionelle forhold. Når programmet er tilvejebragt og evt. godkendt af byggeudvalget, udarbejdes dispositionsforslaget.
Dispositionsforslaget
På baggrund af byggeprogrammet giver rådgiverne deres forslag til disponering af arealer og funktioner og de første overvejelser om konstruktioner, installationer og materialer. Dette sker ved beskrivelser, overordnede tegninger – situationsplan, snit, planer og facader – og rådgivernes første økonomiske vurderinger baseret på den ramme, der er aftalt i procesaftalen. Disponeringen ligger ikke fast, men danner med kommentarer fra byggeudvalget udgangspunktet for det videre arbejde.
Projektforslaget
Projektforslaget er en yderligere detaljering og bearbejdning af principper og løsninger for byggeriet. Det indeholder fx bygningens endelige placering på grunden, konstruktivt system, installationsprincipper og omfang, materialevalg, facadeløsninger mv. Hertil kommer den indledende myndighedsbehandling, tidsplan, endeligt budget og fastlæggelse af entrepriseudbudsform.
Når projektforslaget er færdigt og godkendt, overtager rådgiverne budgetansvaret. Det betyder, at rådgiverne er forpligtigede til at omprojektere, såfremt entreprenørtilbuddene overstiger det budgetterede.
Ved godkendelse af projektforslaget er det brugernes opgave at kontrollere, at de får dét, der har været drøftet og er bestilt. Godkendelsen af projektforslaget markerer en ændring i brugernes mulighed for at komme med nye ideer til projektet. Projektforslaget bør være det tidspunkt, hvor ”alle tanker” er tænkt, og det resterende forløb skal som udgangspunkt blot konkretisere disse tanker. Krav og ideer, der kommer efter færdiggørelsen af projektforslaget, medfører øgede udgifter til bl.a. omprojektering, som i sidste instans betyder en forhøjet byggepris – og dermed husleje.
Ved færdiggørelsen af projektforslaget indgås en bindende – eventuelt betinget – lejeaftale mellem institutionen og UBST baseret på projektforslaget og det endelige budget. Overstiger byggesagens økonomi 50 mio. kr. skal projektet godkendes af Finansudvalget. Denne godkendelse indhentes via fremsendelse af et aktstykke, og godkendelse heraf er betingelsen for, at sagen kan videreføres. Aktstykket udarbejdes og fremsendes af VTU.
Forprojekt
Projekteringsfasen indledes med et forprojekt, som er en yderligere detaljering af specifikke aspekter og udarbejdes med henblik på myndighedsgodkendelsen. Forprojektet kaldes derfor også et myndighedsprojekt. Er der sket nødvendige ændringer i forhold til det oprindelige forslag affødt af myndighedsbehandlingen, orienteres brugeren herom.
Hovedprojekt
Hovedprojektet er den mest detaljerede del af projekteringsfasen og omfatter udarbejdelse af arbejdstegninger og beskrivelser af projektet. Hovedprojektet bruges til entrepriseudbuddet. Entrepriserne kan enten udbydes i et antal fagentrepriser, i storentrepriser, hvor flere fagentrepriser slås sammen eller i hovedentreprise, hvor én entreprenør overdrages det samlede projekt. I sjældnere tilfælde, typisk når byggesagen forekommer ukompliceret, kan byggeriet udbydes i totalentreprise, hvor den bydende entreprenør udover selve byggearbejdet tillige overdrages færdigprojektering og projekteringsledelse. Valg af entreprenørform er en ”teknisk” beslutning, hvor UBST er den primære beslutningstager.
Udbud af udførelsesopgaven
Der er forskellige måder, at finde de rette til at udføre byggearbejdet på. Rent juridisk er det tilbudsloven og EU-udbudsdirektiverne, der finder anvendelse. Som oftest vælger vi en prækvalifikationsrunde efterfulgt af selve tilbudsrunden.
Med udbuddet opnås klarhed over, om de indhentede tilbud står mål med den budgetterede pris. Er dette ikke tilfældet vurderer brugeren sammen med UBST og (eventuelle) rådgivere, hvilke muligheder der er for enten at tilpasse projektet, økonomien eller udbudsformen, således at brugerens forventninger til projekt og økonomi realiseres.
Som nævnt ovenfor ligger det indbygget i rådgivernes kontrakt (ikke totalentreprise), at de vederlagsfrit skal omprioritere, såfremt det afgivne tilbud overstiger budgettet. Dette er medvirkende til, at rådgiverne normalt er meget akkurate ved udarbejdelsen af budgetoverslag.
Partnering, tidligt udbud og OPP
Med henblik på at øge effektiviteten i byggeriet skal UBST løbende anvende og udvikle initiativer omkring byggeriers tilrettelæggelse. Ved at følge en praksis med separat projektering til en ”fuldstændig” ydelsesbeskrivelse og efterfølgende udbud får man (traditionelt) et godt grundlag for at præcisere, hvad man som bruger og bygherre vil have, og dermed hvad entreprenøren skal afgive tilbud på.
Denne fremgangsmåde inddrager og nyttiggør imidlertid først entreprenørens brugbare erfaringer i relation til et givent projekt sent i forløbet, ligesom udbudsformen normalt indebærer nogle tidsmæssige begrænsninger. UBST udbyder derfor, når det er relevant, alternative gennemførelsesformer, hvor samarbejdet mellem bruger, bygherre, rådgivere og entreprenører søges integreret på nye måder. Eksempler herpå er partnering, tidligt udbud eller OPP (offentlige private partnerskaber).
Partnering er karakteriseret ved, at der gennemføres et tidligt udbud, således at entreprenøren deltager i detailprojekteringen. Endvidere sker en fælles målformulering mellem entreprenører og bygherre og gennemsigtighed i byggeprocessen i form af åbne kalkulationer og budgetter. Målet er at skabe en bedre og mere fokuseret samarbejdsproces.
Tidligt udbud afholdes før den fulde projektering er tilendebragt og minder på den måde en del om totalentreprise. Ud over en bedre integration af entreprenørernes viden og erfaringer har tidligt udbud også til formål at forhindre overraskelser under udførelsen af økonomisk og teknisk art, som kan resultere i konflikter og fordyrelser. I UBST regi sker tidligt udbud af entreprisearbejderne på basis af projektforslag og et godkendt aktstykke. Den videre projektering sker herefter i et samarbejde mellem rådgiverne og entreprenørerne.
I alle byggesager skal UBST dokumentere, at den valgte gennemførelsesform er den optimale for staten set som et hele. Det betyder, at UBST, forinden der træffes valg om bygherre, gennemførelse mv., skal foretage en økonomisk/kvalitativ vurdering, hvor det konkrete byggebehov tænkes ind i en større sammenhæng omkring lokaleforsyning og -drift. Munder denne vurdering ud i, at behovet bedst vil kunne imødekommes ved at lade en privat aktør stå for opførelse og udlejning, må brugeren forpligte sig til en fast leje-og driftsaftale med den private omkring byggeriet. OPP samarbejder er tænkt som langvarige kontraktrelationer og er afhængige af udførlige og gennembearbejdede aftaler mellem bruger og leverandør. UBST forestår på brugernes vegne de fornødne vurderinger, i givet fald den efterfølgende udbudsforretning og den overordnede kontraktudformning og -forhandling.
UBST bidrager som markant statslig bygherre til disse generelle udviklingsinitiativer og sørger for at indarbejde de erfaringer, der viser sig gavnlige for vores opgavevaretagelse i nye projekter. Det sker bl.a. gennem UBST’s kvalitetsstyringssystem og ved aflevering af nøgletal, som branchen er forpligtet at levere.
Udførelsesfasen
Når statslige bygherrer prækvalificerer entreprenører til udførelsen, skal bygherren sikre ligebehandling af alle ansøgere. I prækvalificeringen indgår typisk entreprenørernes karakterbøger. Karaktererne har den enkelte entreprenør opnået i forbindelse med gennemførelsen af tidligere projekter. Brugernes rolle begrænser sig i udførelsesfasen til at sikre, at det aftalte opfyldes på bedste måde. Brugernes tekniske forvaltning indgår normalt i et løbende samarbejde med rådgiverne og entreprenørerne for at integrere nye tekniske installationer med de eksisterende systemer og sikre en hensigtsmæssig idriftsættelse af de nye bygningsfaciliteter.
UBST er i denne fase ansvarlig for, at projektet for så vidt angår pris, tid og kvalitet stemmer overens med den indgåede lejeaftale mellem brugeren og UBST – herunder at lave tillægsaftaler for eventuelle ændringer i projektforløbet.
Aflevering og overtagelse
Med indførslen af huslejeordningen blev der skabt en klarere ansvarsfordeling mellem bruger og lokaleleverandør. Ved nybyggeri er det op til UBST at sikre, at brugeren ved overtagelsen får den ydelse, der betales for. På overtagelsesdagen skal byggeriet derfor drifts- og funktionsmæssigt umiddelbart kunne indgå som en del af brugerens lokaleforsyning.
UBST har i de senere år desværre måttet konstatere, at flere og flere byggerier afleveres fra entreprenører med væsentlige fejl og mangler – et problem, som i mange henseender er en konsekvens af de aktuelle markedsforhold. Det medfører ofte, at det aftalte afleveringstidspunkt for byggeriet må udskydes, og at der efter ibrugtagning må foregå en omfattende mangelafhjælpning. UBST arbejder med forskellige løsninger for at imødekomme problemet. De foreløbige konsekvenser er, at UBST allerede ved projektets opstart fokuserer på byggeriets afslutning, og at der laves en klar adskillelse af aflevering fra entreprenør til UBST og overdragelse fra UBST til brugeren. Brugeren inddrages tidligere i processen for at tilrettelægge ibrugtagningen af eksempelvis tekniske installationer mv. og vi tilstræber, at brugeren får kendskab til de problemer, der forårsager en udskydelse eller væsentlige mangler, så der kan planlægges herefter. Grundlæggende er vores mål fortsat, at brugeren ved overtagelse af nybyggeriet oplever, at byggeriet drifts-og funktionsmæssigt er færdigt og klar til brugerens benyttelse.
1 års og 5 års eftersyn
Kontraktmæssige fejl og mangler bør brugeren løbende meddele til UBST, så de kan blive udbedret så hurtigt som muligt.
Et og fem år efter bygningens aflevering foretages en systematisk gennemgang af bygningen for eventuelle yderligere fejl og mangler. Eftersynet igangsættes af UBST og foretages normalt af den projekterende rådgiver i samarbejde med brugerens repræsentanter og UBST. Såfremt der er mistanke om fejl og mangler, der skyldes den projekterende rådgiver, vil UBST anmode en anden rådgiver om at gennemføre synet. Eftersynet er alene et kontraktseftersyn, som medtager fejl og mangler ved de arbejder, der er indeholdt i entrepriseaftalerne. Brugerens generelle erfaring med byggeriet opsamles ved samme lejlighed, og disse kommentarer bliver en del af byggeriets nøgletal og vil indgå som en overordnet funktionsmæssig erfaring.