9. Universiteternes udgifter til administration
Regeringen har fokus på at effektivisere de offentlige institutioners administration, herunder også universiteterne, jf. regeringens arbejdsprogram ”Danmark 2020”, hvori det er formuleret som en målsætning, at ”den [danske] offentlige sektor skal være blandt de mest effektive og mindst bureaukratiske i verden”.
Universiteternes administrative udgifter afgrænses i det følgende til den ”klassiske” administration, dvs. udgifter til generel ledelse og administration samt servicefunktioner.
9.1. Baggrund
Universiteternes udgifter til administration opgøres årligt i Danske Universiteters statistiske beredskab. Derudover har området også været underlagt en analyse foretaget af McKinsey og Co. i 2009 (Universitetsanalysen). Opgørelserne viser følgende:
- Danske Universiteters (DU) statistiske beredskab opgør universiteternes administrationsudgifter (generel ledelse og administration) til ca. 6 procent af deres samlede omsætning, og tillægges servicefunktioner udgør administrationsprocenten ca. 8,4 procent i 2009 (jf. pkt. 5 i DU’s statistiske beredskab). I 2007 og 2008 var den tilsvarende administrationsprocent 8,2 procent
- McKinsey og Co.’s Universitetsanalyse fra 2009 viser, at udgifterne til administration i 2008 udgør ca. 17 procent af universiteternes omsætning. Der er ikke foretaget tilsvarende opgørelser for andre år. Udgifterne vurderes af McKinsey og Co som generelt høje sammenlignet med en række private virksomheder, ligesom der kunne identificeres en betydelig variation i ressourceforbruget universiteterne imellem.
De to opgørelser, når således frem til meget forskellige størrelser på universiteternes udgifter til administration, hvilket er en af årsagerne til, at VTU har fundet det nødvendigt at iværksætte en supplerende analyse af universiteternes udgifter til administration.
9.2. Ny analyse af universiteternes udgifter til administration
VTU igangsatte i foråret 2010 en undersøgelse af universiteternes udgifter til administration. Regeringens fokus på effektivisering af de administrative udgifter betyder, at det er væsentligt, at der eksisterer et solidt grundlag for at opgøre og følge udviklingen i universiteternes udgifter til administration.
Den nye opgørelse af universiteternes udgifter til administration er udarbejdet i samarbejde med universiteterne og med faglig bistand fra PriceWaterhouseCoopers (PWC). Resultatet af opgørelsen og analysen fremgår af PWC’s udkast til rapport (PWC-rapporten). Nedenfor er gengivet en række hovedkonklusioner fra rapporten.
PWC-rapporten er baseret på universiteternes regnskabsoplysninger, som fremgår af universiteternes årsrapporter, og som også anvendes i DU’s statistiske beredskab (pkt. 5). Disse udgifter er i PWC-rapporten suppleret med administrationsudgifter i tilknytning til:
- Bygningsforvaltning – generelt
- Det decentrale niveau (institutter/centre mv.)
Der findes ikke regnskabsoplysninger for universiteternes udgifter til administration i tilknytning til bygningsforvaltning og på det decentrale niveau. VTU har derfor i samarbejde med universiteterne og med inddragelse af PWC opstillet retningslinjer for de pågældende opgørelser. Afgrænsningen af administrationsudgifter, er med tilføjelse af ovenstående elementer, herved bredere end den, der hidtil er blevet anvendt i DU’s statistiske beredskab.
Derudover er universiteterne blevet bedt om at opdele de samlede udgifter til administration på seks hovedopgaver (generel ledelse, økonomiforvaltning, personaleforvaltning, bygningsforvaltning, administrativ it og øvrige administrative opgaver).
Af tabel 9.2.1 fremgår det, at Danske Universiteters opgørelse af administrationsudgifterne udgør 1.548 mio. kr. i 2009. Disse administrationsudgifter suppleres i PWC-rapporten med udgifter til administration i tilknytning til bygningsforvaltning, svarende til ca. 238 mio. kr. og udgifter til administration på decentralt niveau, svarende til ca. 459 mio. kr. Herved udgør de samlede udgifter til administration i alt 2.245 mio. kr.
| Generel ledelse og admini- stration i alt |
Generel ledelse | Økonomi- forvaltning |
Personale- forvaltning |
Bygnings- forvalt- ning |
Admini- strativ it |
Øvrige admini- strative opgaver |
|
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Generel ledelse og administration (DU, pkt. 5) | 1.548 | 449 | 289 | 238 | 77 | 237 | 256 |
| Bygnings- omkostninger Institutniveau, centre mv. |
238 | 58 | 60 | 27 | 9 | 38 | 47 |
| Institutniveau, centre mv. | 459 | 140 | 117 | 50 | 5 | 55 | 93 |
| I alt | 2.245 | 647 | 466 | 315 | 91 | 330 | 396 |
I tabel 9.2.1 er de samlede administrationsudgifter også fordelt på hovedopgaver. Det fremgår, at de fleste midler anvendes til generel ledelse, svarende til ca. 647 mio. kr. eller 29 procent af de samlede administrationsudgifter. Herefter følger udgifter til økonomiforvaltning og administrationsudgifter i tilknytning til øvrige administrative opgaver.
| Udgifter til administration, mio. kr. | Udgifter til administration, procent af omsætningen | |
|---|---|---|
| Københavns Universitet | 726 | 10,2 |
| Aarhus Universitet | 529 | 10,0 |
| Syddansk Universitet | 250 | 11,1 |
| Roskilde Universitet | 85 | 12,3 |
| Aalborg Universitet | 179 | 10,0 |
| Handelshøjskolen i København | 139 | 13,5 |
| Danmarks Tekniske Universitet | 311 | 8,4 |
| IT-Universitetet i København | 26 | 13,3 |
| I alt | 2.245 | 10,2 |
PWC konkluderer også, at administrationsprocenten på maksimalt 12 procent umiddelbart skal sammenlignes med de 17 procent i Universitetsanalysen, men at forskellen bl.a. skyldes, at det i Universitetsanalysen er forudsat, at VIP-medarbejdere anvender tid på generel administration, hvilket ikke er forudsat i PWC-analysen. Derudover er datagrundlaget i Universitetsanalysen bl.a. baseret på en spørgeskemaundersøgelse, hvilket giver anledning til en vis usikkerhed. F.eks. blev alle VIP-medarbejdere i forbindelse med spørgeskemaundersøgelsen bedt om at angive den tid, som de bruger på administrative opgaver. Det er PWC’s opfattelse, at forskellige metoder maksimalt kan forklare 2,5 procentpoint af afvigelsen. Herefter er der fortsat 2,5 procentpoint, som ikke kan forklares.
9.3. Konklusion
Den nye administrationsopgørelse peger på – som Universitetsanalysen - at de enkelte universiteter anvender forskelligt omfang af ressourcer på administration. Aalborg Universitet oplyser, at universitetet ser en effektiv administration som en væsentlig forudsætning for at sikre universitetets egentlige formål; forskning, uddannelse og formidling, hvorfor udgifterne til og prioritering af administration vejes i en konstant hensyntagen til at sikre hovedformålene bedst muligt. Inden for den senere årrække har der været et stort politisk og ledelsesmæssigt fokus på bl.a. økonomistyring, hjemtagning af eksterne forskningsmidler, internationalisering og samarbejde med erhvervslivet. Administrativ støtte har ifølge Aalborg Universitet været nødvendig for at nå disse mål.
Aalborg Universitet oplyser, at fælles administrative udgifter finansieres i et fast forhold til universitetets indtægter, hvilket sikrer, at administrationen ikke vil overstige de øvrige formål.
Aalborg Universitet oplyser, at universitetet efter universitetsreformen gennemførte administrative besparelser, der beløb sig til ca. 50 mio. kr. Aalborg Universitet har efterfølgende systematisk arbejdet med at sikre administrative rationaliseringer. Bl.a. arbejdes der pt. med at implementere en administrativ kvalitetshåndbog og Leanprojekter i forhold til administrative procedurer. Aalborg Universitet har særligt på det seneste satset på effektiviseringer igennem administrative IT-systemer. Her kan bl.a. nævnes ESDH, timeregistreringssystem i forhold til eksterne forskningsprojekter og et IT-system til håndtering af studiestart. Aalborg Universitet er endvidere ved at undersøge rationaliseringsmulighederne ved implementering af et nyt budgetsystem.
Aalborg Universitet finder, at Danske Universiteters statistiske beredskab ikke er velkalibreret i forhold til administrative opgørelser pga. af de forskelligartede og skiftende opgørelsesmetoder, der eksisterer universiteterne imellem. Aalborg Universitet mener, at en bedre definition af formålene/indberetningerne vil kunne give et bedre benchmarkingredskab universiteterne imellem. Aalborg Universitet mener imidlertid ikke, at Finansministeriets intentioner om at opbygge en database over uddannelsessektorens forskellige kvantitative forhold ville kunne give de nødvendige redskaber i forhold til universiteterne. Eksempelvis indgår et parameter som "Forskning" ikke heri.
Universitets- og Bygningsstyrelsen finder det positivt, at Aalborg Universitet lægger vægt på at have en effektiv administration, herunder at universitetet har arbejdet systematisk med at sikre administrative rationaliseringer.