9. Universiteternes udgifter til administration
Regeringen har fokus på at effektivisere de offentlige institutioners administration, herunder også universiteterne, jf. regeringens arbejdsprogram ”Danmark 2020”, hvori det er formuleret som en målsætning, at ”den [danske] offentlige sektor skal være blandt de mest effektive og mindst bureaukratiske i verden”.
Universiteternes administrative udgifter afgrænses i det følgende til den ”klassiske” administration, dvs. udgifter til generel ledelse og administration samt servicefunktioner.
9.1. Baggrund
Universiteternes udgifter til administration opgøres årligt i Danske Universiteters statistiske beredskab. Derudover har området også været underlagt en analyse foretaget af McKinsey og Co. i 2009 (Universitetsanalysen). Opgørelserne viser følgende:
- Danske Universiteters (DU) statistiske beredskab opgør universiteternes administrationsudgifter (generel ledelse og administration) til ca. 6 procent af deres samlede omsætning, og tillægges servicefunktioner udgør administrationsprocenten ca. 8,4 procent i 2009 (jf. pkt. 5 i DU’s statistiske beredskab). I 2007 og 2008 var den tilsvarende administrationsprocent 8,2 procent.
- McKinsey og Co.’s Universitetsanalyse fra 2009 viser, at udgifterne til administration i 2008 udgør ca. 17 procent af universiteternes omsætning. Der er ikke foretaget tilsvarende opgørelser for andre år. Udgifterne vurderes af McKinsey og Co som generelt høje sammenlignet med en række private virksomheder, ligesom der kunne identificeres en betydelig variation i ressourceforbruget universiteterne imellem.
De to opgørelser når således frem til meget forskellige størrelser på universiteternes udgifter til administration, hvilket er en af årsagerne til, at Videnskabsministeriet har fundet det nødvendigt at iværksætte en supplerende analyse af universiteternes udgifter til administration.
9.2. Ny analyse af universiteternes udgifter til administration
Videnskabsministeriet igangsatte i foråret 2010 en undersøgelse af universiteternes udgifter til administration. Regeringens fokus på effektivisering af de administrative udgifter betyder, at det er væsentligt, at der eksisterer et solidt grundlag for at opgøre og følge udviklingen i universiteternes udgifter til administration.
Den nye opgørelse af universiteternes udgifter til administration er udarbejdet i samarbejde med universiteterne og med faglig bistand fra PriceWaterhouseCoopers (PWC). Resultatet af opgørelsen og analysen fremgår af PWC’s udkast til rapport (PWC-rapporten). Nedenfor er gengivet en række hovedkonklusioner fra rapporten.
PWC-rapporten er baseret på universiteternes regnskabsoplysninger, som fremgår af universiteternes årsrapporter, og som også anvendes i DU’s statistiske beredskab (pkt. 5). Disse udgifter er i PWC-rapporten suppleret med administrationsudgifter i tilknytning til:
- Bygningsforvaltning – generelt
- Det decentrale niveau (institutter/centre mv.)
Der findes ikke regnskabsoplysninger for universiteternes udgifter til administration i tilknytning til bygningsforvaltning og på det decentrale niveau. VTU har derfor i samarbejde med universiteterne og med inddragelse af PWC opstillet retningslinjer for de pågældende opgørelser. Afgrænsningen af administrationsudgifter, er med tilføjelse af ovenstående elementer, herved bredere end den, der hidtil er blevet anvendt i DU’s statistiske beredskab.
Derudover er universiteterne blevet bedt om at opdele de samlede udgifter til administration på seks hovedopgaver (generel ledelse, økonomiforvaltning, personaleforvaltning, bygningsforvaltning, administrativ it og øvrige administrative opgaver).
Af tabel 9.2.1 fremgår det, at Danske Universiteters opgørelse af administrationsudgifterne udgør 1.548 mio. kr. i 2009. Disse administrationsudgifter suppleres i PWC-rapporten med udgifter til administration i tilknytning til bygningsforvaltning, svarende til ca. 238 mio. kr. og udgifter til administration på decentralt niveau, svarende til ca. 459 mio. kr. Herved udgør de samlede udgifter til administration i alt 2.245 mio. kr.
Generel ledelse og admini- stration i alt |
Generel ledelse | Økonomi- forvaltning |
Personale- forvaltning |
Bygnings- forvalt- ning |
Admini- strativ it |
Øvrige admini- strative opgaver |
|
---|---|---|---|---|---|---|---|
Generel ledelse og administration (DU, pkt. 5) | 1.548 | 449 | 289 | 238 | 77 | 237 | 256 |
Bygnings- omkostninger Institutniveau, centre mv. |
238 | 58 | 60 | 27 | 9 | 38 | 47 |
Institutniveau, centre mv. | 459 | 140 | 117 | 50 | 5 | 55 | 93 |
I alt | 2.245 | 647 | 466 | 315 | 91 | 330 | 396 |
I tabel 9.2.1 er de samlede administrationsudgifter også fordelt på hovedopgaver. Det fremgår, at de fleste midler anvendes til generel ledelse, svarende til ca. 647 mio. kr. eller 29 procent af de samlede administrationsudgifter. Herefter følger udgifter til økonomiforvaltning og administrationsudgifter i tilknytning til øvrige administrative opgaver.
Udgifter til administration, mio. kr. | Udgifter til administration, procent af omsætningen | |
---|---|---|
Københavns Universitet | 726 | 10,2 |
Aarhus Universitet | 529 | 10,0 |
Syddansk Universitet | 250 | 11,1 |
Roskilde Universitet | 85 | 12,3 |
Aalborg Universitet | 179 | 10,0 |
Handelshøjskolen i København | 139 | 13,5 |
Danmarks Tekniske Universitet | 311 | 8,4 |
IT-Universitetet i København | 26 | 13,3 |
I alt | 2.245 | 10,2 |
PWC konkluderer også, at administrationsprocenten på maksimalt 12 procent umiddelbart skal sammenlignes med de 17 procent i Universitetsanalysen, men at forskellen bl.a. skyldes, at det i Universitetsanalysen er forudsat, at VIP-medarbejdere anvender tid på generel administration, hvilket ikke er forudsat i PWC-analysen. Derudover er datagrundlaget i Universitetsanalysen bl.a. baseret på en spørgeskemaundersøgelse, hvilket giver anledning til en vis usikkerhed. F.eks. blev alle VIP-medarbejdere i forbindelse med spørgeskemaundersøgelsen bedt om at angive den tid, som de bruger på administrative opgaver. Det er PWC’s opfattelse, at forskellige metoder maksimalt kan forklare 2,5 procentpoint af afvigelsen. Herefter er der fortsat 2,5 procentpoint, som ikke kan forklares.
Syddansk Universitet ligger en smule over gennemsnittet med for de øvrige universiteter med en administrationsprocent på 11,1 procent.
9.3. Konklusion
Den nye administrationsopgørelse peger på – som Universitetsanalysen – at de enkelte universiteter anvender forskelligt omfang af ressourcer på administration.
Syddansk Universitet har igangsat en række initiativer med henblik på administrative effektiviseringer:
- Syddansk Universitet er pt. i gang med at se på snitfladerne mellem fakulteter/institutter og fællesområdet for at sikre, at der ikke sker dobbeltarbejde.
- Syddansk Universitet har arbejdet for at gøre elektronisk fakturahåndtering så effektiv som muligt, således at 90 procent af fakturaerne i dag går glat igennem.
- Syddansk Universitet har selv udviklet ”debitor light”, der gør det muligt for institutterne selv at taste fakturagrundlaget ind i Syddansk Universitets elektroniske debitorsystem, således at data kun skal tastes én gang.
- Syddansk Universitet har indført et elektronisk rejsesystem, hvor de ansatte selv taster direkte i systemet. Det har i starten været frivilligt, men det vil i løbet af 2011 blive obligatorisk at anvende systemet, således at rejseafregning på papir udfases.
- Syddansk Universitet er ved at indføre elektronisk handel. De første institutter er kommet på systemet som piloter. Når systemet er fuldt implementeret, vil der kunne spares en del administrative ressourcer primært på institutterne, da købet bliver konteret samtidig med, at varen bestilles. Systemet genererer samtidig et dispositionsregnskab.
- Syddansk Universitet arbejder i øjeblikket med et nyt modul til økonomisystemet, som vil gøre det nemmere at styre den eksterne virksomhed. Der arbejdes med flerårige budgetter, og lønnen allokeres månedsvis til projekterne. Der er pt. tre institutter på dette system som piloter.
- Syddansk Universitet har købt et ESDH-system, der skal implementeres over et par år. Syddansk Universitet starter med studiekontoret og derefter skal personalekontoret anvende systemet.
- Syddansk Universitet har købt ”people XS”, der skal hjælpe med at gøre ansøgningsprocessen elektronisk (personalekontoret).
Syddansk Universitet finder, at datagrundlaget for administrationsudgifterne kan forbedres ved, at alle data opgøres på samme måde på tværs af universiteterne, hvilket arbejdet med Danske Universiteters statistiske beredskab ifølge Syddansk Universitet imidlertid viser er meget vanskeligt:
- Det er vigtigt, at der ikke er to registreringstyper. Hvis det er meningen, at denne opgørelse skal laves løbende eller med intervaller, så er det vigtigt, at datagrundlaget og definitionerne for denne opgørelse og formålsfordelingen bliver ens for ikke at bruge administrativ tid på at lave to forholdsvist ens opgørelser.
- Det kan genovervejes, om generel ledelse og administration på institutniveau skal inkluderes. I VTU-opgørelsen er der medtaget administration på institutniveau, hvilket pr. definition ikke findes i formålsfordelingen. Hvis VTU-opgørelsen skal laves jævnligt, så bør de to opgørelsesmetoder være ens, for at få så lidt administration som muligt. Selv hvis VTU-opgørelsen skal laves sjældent, vil den formodentligt skulle laves oftere internt på universitetet, så der er noget at styre efter.
- Med udgangspunkt i en formålsfordelt opgørelse skal der tages højde for evt. indtjening (f.eks. UK90), før man konkluderer vedr. administrationsprocenter. På samme måde som McKinsey opgørelsen, eller reguleringen vedr. kantinerne, så bør kommerciel indtægtsdækket virksomhed tages ud – eller modregnes i omkostningerne. Som det var meget tydeligt ved kantinerne, så giver det det bedste billede, hvis disse er taget ud, og der alene er den rene omkostning med.
Universitets- og Bygningsstyrelsen finder det positivt, at Syddansk Universitet har iværksat en række initiativer til forenkling og digitalisering af de administrative sagsgange, som vil bidrage til at begrænse udgifterne til administration.