BERETNING
2001 blev et år med store ændringer for Byggedirektoratet, idet det var året for indførelsen af en huslejeordning for de statslige forsknings- og uddannelsesinstitutioner og ressortændringer, hvor Byggedirektoratet den
21. december 2000 blev overført til Undervisningsministeriet og senere ved regeringsskiftet den 27. november 2001 blev overført til Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling.
Huslejeordningen betyder, at Byggedirektoratet har overtaget ejerskabet af universiteternes bygninger og fremover skal leje dem ud. Institutionerne har frit leverandørvalg og kan prioritere deres bevillinger mellem forskning, undervisning og husleje. Byggedirektoratet skal derfor forberede sig på opsigelse af lejemål, og den strategiske planlægning af den fremtidige portefølje vil således komme til at spille en stigende rolle. Ordningen vil derfor stille store krav til Byggedirektoratets omstillingsparathed og evne til at tilpasse sig markedsvilkår.
Indførelsen af lejeordningen betyder et fokusskift for Byggedirektoratet. Udover at fungere som bygherre for staten skal Byggedirektoratet fremover tillige varetage administrationen af en stor del af statens ejendomme, herunder vedligeholdelse.
I forbindelse med ordningen er der optaget gæld (det stående lån) i Byggedirektoratets bygninger, der udgør en værdi af ca. 13 mia. kr. Al byggeaktivitet finansieres af en byggekredit, idet totaludgiften – inklusiv forrentning i byggeperioden – først fra ibrugtagningstidspunktet finansieres af det stående lån. Huslejeindtægterne fra institutionerne er beregnet, så der er et bidrag til forrentning og afdrag af gælden og et bidrag til vedligeholdelse og administration.
Resultat for statsvirksomheden
| Regnskab 2001 | Mio. kr. |
|---|---|
| Indtægter | 1.205,0 |
| Nettotal (tilskud) | 0,0 |
| Huslejeindtægter | 1.189,9 |
| Driftsindtægter | 3,1 |
| Renter | 12,0 |
| Udgifter | 1.211,6 |
| Renter | 660,1 |
| Afdrag | 446,0 |
| - heraf ekstraordinært | 130,0 |
| Vedligeholdelse | 67,1 |
| Løn | 19,0 |
| Forsikring | 8,7 |
| Øvrige driftsudgifter | 10,7 |
| Resultat | -6,6 |
Årets økonomiske resultat er tilfredsstillende, uanset det opgøres til et mindre underskud på 6 mio. kr., idet det har været muligt at foretage væsentlige afskrivninger i ejendomsporteføljen (52,3 mio. kr.) og foretage betydelige ekstraordinære henlæggelser på 130,0 mio. kr. til at imødegå de forventede opsigelser af lejemål, som konsekvens af effektiviseringen af universiteternes drift.
Udlejningsvirksomhed
Uanset den bevillingsmæssige afklaring, jf. FL 2001, har der været betydelige vanskeligheder med at udforme den bevillingsmodel, der skulle kompensere institutionerne for lejebetalingen. Forhandlingerne, der blev forestået af departementernes bevillingsansvarlige, afsluttedes i foråret 2001 og blev godkendt ved Akt 233 31/5 2001. Byggedirektoratet, der teknisk havde bistået Forskningsministeriets departement i modelarbejdet, blev efter ressortskiftet direkte inddraget i Undervisningsministeriets departements videreførsel af modellen. I maj 2001 blev arbejdet afsluttet med Byggedirektoratets udtræden af bevillingsarbejdet.
Mens der blev skabt den nødvendige afklaring af ordningens økonomiske forudsætninger for universiteterne, kunne der ikke gennemføres kontraktforhandlinger med Byggedirektoratets lejere. Kontraktforhandlingerne blev derfor først påbegyndt i forsommeren. De første kontrakter blev underskrevet i juni måned. I løbet af sommeren og efteråret er der indgået kontrakter for den resterende bygningsmasse, idet der dog alene er indgået en samlet rammekontrakt med Københavns Universitet om deres lejemål. Byggedirektoratet har i årets løb indgået kontrakter for den samlede ejendomsmasse på omkring 1,5 mio. m², hvilket modsvarer en årlig lejebetaling på ca. 1,2 mia. kr.
Kontraktforhandlingerne har desuden omfattet en række særlige ejendomme, hvor personer og fonde m.v. har doneret midler eller bygninger til lejerne. For at fastholde muligheden for donationsforhold vil benyttelsen af disse ejendomme ske vederlagsfrit. Forhandlingerne er under afslutning, og med bistand af Kammeradvokaten vil der blive tilrettelagt kontraktmæssige rammer for fremtidige donationer. Hovedvægten af de særlige ejendomme er placeret på Københavns Universitet, men også andre større universiteter såsom Aarhus Universitet og Syddansk Universitet benytter et antal ejendomme, hvor særlige forhold er gældende.
Sideløbende med kontraktforhandlingerne har Byggedirektoratet foretaget en indledende vurdering af vedligeholdelsesbehovet for den samlede ejendomsmasse. På baggrund heraf har Byggedirektoratet i samarbejde med lejerne prioriteret de nødvendige vedligeholdelsesarbejder i 2001.
Udmøntningen af vedligeholdelsen er i 2001 i høj grad foretaget efter institutionernes ønsker. I alt er prioriteret vedligeholdelsesarbejder for 85 mio. kr. til ejers vedligeholdelsesforpligtigelse samt et tilskud til lejers vedligeholdelsesforpligtigelse på 75 mio. kr. Alle prioriterede arbejder er ikke afsluttet, idet udmeldingerne først kunne ske efter indgåelse af huslejekontrakter. Det samlede anvendte beløb har i 2001 udgjort omkring ca. 67 mio. kr., og det resterende beløb forventes anvendt i 2002. Med cirkulære af 12. december 2001 fra Finansministeriet blev der indført udgiftsstop, hvilket betød, at Byggedirektoratet med øjeblikkelig virkning stoppede al vedligeholdelsesaktivitet. Dette har betydet en yderligere forsinkelse i vedligeholdelsesarbejderne.
Byggedirektoratet har som led i udlicitering af ydelser i 2001 afholdt et udbud for bygningssyn. Bygningssynet, der gennemføres årligt, vil give overblik over vedligeholdelsesbehovet på tværs af Byggedirektoratets ejendomsmasse og vil danne grundlag for de årlige udmeldinger af vedligeholdelsesarbejder. I december 2001 er der indgået kontrakt med de rådgivere, der i fremtiden vil forestå disse bygningssyn.
Byggedirektoratet er forsøgsvis undtaget for ordningen om statens selvforsikring og har derfor i 2001 haft et udbud vedrørende bygningsforsikring. Byggedirektoratet indgik samarbejde med en privat forsikringsmæglervirksomhed, der i efteråret 2001 på Byggedirektoratets vegne har forhandlet en forsikringsaftale på plads med Købstædernes Forsikring. Forsikringsaftalen løber indtil videre til udgangen af 2002 og skal herefter genforhandles eller genudbydes.
For at effektivisere administrationen af forsikringsordningen er der indgået en samarbejdsaftale med en privat forsikringsmæglervirksomhed, der skal varetage skadesanmeldelsesfunktionen for institutionerne.
Køb og salg
Af finansloven for 2001 fremgår det, at Byggedirektoratet over de kommende 4 år skal afhænde ledige grunde for i alt 125 mio. kr. Byggedirektoratet har i 2001 solgt et areal i Århus til Ejendomsselskabet FEAS for i alt 10,0 mio. kr. og et areal ved Tagensvej i København til Erhvervsministeriet for i alt 25 mio. kr. Der pågår salgsforhandlinger vedrørende arealer i Titangadeområdet ved Nørre Fælled. Afklaring heraf beror på ændring af områdets lokalplanbestemmelser. Det skal i den forbindelse bemærkes, at salgene vanskeliggøres af, at kommunerne skal acceptere ændring af de nuværende lokalplanbestemmelser, der begrænser arealernes anvendelse til universitets- eller offentlige formål. Byggedirektoratet er derfor i forhandling med de relevante kommuner for salgsmodning af ledige arealer. Afhændelse af grunde omfatter også anvendelse af grunde til universitetsformål, idet disse grundværdier aktiveres ved lån, der forrentes og afdrages efter huslejeordningens principper.
I forbindelse med gennemførelse af en ny IT-højskole i Ørestaden har Byggedirektoratet købt en grund til i alt 54,9 mio. kr. Derudover er købt en ejendom i Titangade 6, København for i alt 16 mio. kr. Ejendommen er et led i en strategisk investering i Nørre Fælledområdet for dels at sikre udbygningsmulighederne for de nærliggende universitetsfunktioner, især i tilknytning til det bioteknologiske center, dels for at dele af arealet kan indgå i en samlet ejendom, der afhændes til et sundheds CVU. I første omgang anvendes en del af bygningen af Danmarks Jordemoderskole. Endelig har Byggedirektoratet af Esbjerg Kommune købt en grund for 1,3 mio. kr. til udbygning af Syddansk Universitets aktiviteter i Esbjerg.
Tab og nedskrivning
Et lejemål på Langagervej 4, Aalborg, som primært anvendtes af Biblioteksskolen og Aalborg Universitet, blev i september 2001 lukket, fordi Bedriftssundhedslægen og Arbejdstilsynet havde påpeget, at et angreb af den toksiske svamp Stachybotrys Chartarium kunne medføre en sundhedsrisiko for de ansatte i bygningen. Byggedirektoratet har derfor på regnskabet realiseret et tab på 37,3 mio. kr., svarende til værdien af bygningen. Byggedirektoratet arbejder med forskellige planer for afhændelse, der kan begrænse tabet. Ved udflytning til det nye bibliotek på Roskilde Universitetscenter blev der indgået kontrakt med universitetet om ombygning af det gamle bibliotek til anvendelse for administrationen på i alt 32,5 mio. kr. I den forbindelse har Byggedirektoratet nedskrevet bygningens værdi med 15 mio. kr. som følge af funktionel forældelse.
Byggedirektoratet har i 2001 forestået afvikling af en række af Undervisningsministeriets statsejendomme, der ikke indgår i huslejeordningen. Disse er søgt solgt til selvejende uddannelsesinstitutioner.
Lejeordningen har medført nye muligheder for institutionernes lokalestrategi. Flere byggerier er således igangsat i det forløbne år som en direkte konsekvens heraf. Institutionerne har fået frit leverandørvalg i deres lokaleforsyning, hvilket betyder, at flere institutioner har varslet, at de vil opsige lejemål i Byggedirektoratets ejendomme. For at imødegå tab i forbindelse hermed er der ekstraordinært hensat 130,0 mio. kr.
Byggevirksomhed
Byggedirektoratets omsætning for byggevirksomheden udgør ca. 615 mio. kr. i 2001.
Ved huslejeordningens indførelse var der givet bevilling til en række planlagte og iværksatte byggerier. Disse byggerier overførtes til huslejeordningen, og der blev givet et samlet løft af institutionernes bevillinger til indfasning af huslejen i takt med, at bygningerne tages i brug.
Som konsekvens af at prioriteringen af lokaleforbrug er overgået til institutionerne, har der været afprøvet forskellige styremodeller for byggesagerne. Afgørende for at opnå den ønskede funktionalitet af de ofte højt specialiserede bygninger er at fastholde og udbygge en bred brugerinddragelse i planlægnings- og byggeprocessen. Som led heri vil der fremover indgå brugertilfredshedsundersøgelser.
I 2001 er afsluttet følgende større byggesager (se skema s.11):
Da bygningsanlæg for væsentlige samfundsaktiviteter som forskning og uddannelse generelt benyttes over meget lange perioder, er det væsentligt for det omgivende samfund, at de får et nutidigt og værdifuldt arkitektonisk udtryk. Alle ovenstående nybygninger har fået en meget positiv omtale i arkitekturanmeldelser i dagbladene.
| Indgåede lejekontrakter | Ibrugtaget | Areal | Årlig leje |
|---|---|---|---|
| Aarhus Universitet | |||
| Auditorium til samfundsfag | 01.02.2001 | 3.100 | 4,5 |
| Syddansk Universitet | |||
| Udbygning Campus, byggeafsnit 34 | 01.02.2001 | 12.929 | 16,5 |
| Roskilde Universitetscenter | |||
| Udbygningsplan 2. Etape, bibliotek | 01.08.2001 | 7.545 | 6,8 |
| Danmarks Farmaceutiske Højskole | |||
| Renovering af procesventilation | 01.09.2001 | - | 2,1 |
| Den Kgl. Veterinær- og Landbohøjskole | |||
| Patologi, Øst | 01.05.2001 | - | 1,2 |
| Ny sektionsbygning | 01.10.2001 | 1.536 | 3,1 |
| Diverse, løbende ibrugtagning | 01.01.2001 | - | 1,2 |
| Total | 25.110 | 35,4 |
De igangværende byggerier omfatter bl.a. udbygning af Københavns Universitet på Amager, et Bioteknologisk center på Tagensvej samt et Geocenter i bygningerne på Øster Voldgade 10.
I forbindelse med indretningen af Geocentret er en budgetoverskridelse konstateret på et så sent tidspunkt i byggeprocessen, at det ikke har været muligt at gennemføre kompenserende besparelser. Som konsekvens heraf har Byggedirektoratet indført en rutinemæssig intern budgetkontrol i alle sager. Desuden er der for fremtidige projekter indført et kvalitetssikringssystem med forholdsregler som sikrer, at der kun kan indgås entreprisekontrakter, såfremt bevillingsrammen er overholdt.
På Syddansk Universitet i Odense etableres et nyt afsnit til det sundhedsvidenskabelige område i Winsløwsparken, der anvendes sammen med Odense Universitetshospital. Derudover bygges et nyt afsnit på campus til brug for det samfundsvidenskabelige fakultet.
På Aalborg Universitet etableres lokaler til bioteknologi, og der planlægges funktioner til musikvidenskab og planlægning sammen med Det Nordjyske Musikkonservatorium i et offentligt - privat samarbejdsprojekt ”Ålborg Musikhus”. I projektet samarbejder amt, kommune og en privat fond med Byggedirektoratet.
Ved Roskilde Universitetscenter gennemføres ombygning af tidligere bibliotekslokaler til administration og projektering af 3./4. nybygningsafsnit.
På Den Kgl. Veterinær- og Landbohøjskole forventes sidste fase af udbygningsplanen fra 1991 gennemført ved færdiggørelse af renoveringen af højhuset.
Byggedirektorats byggeadministrative virksomhed blev certificeret efter ISO 2001. Certificering er sket som en udvikling af det tidligere iværksatte arbejde med udvikling af et kvalitetssikringssystem.
Økonomiforvaltning
Indførelsen af lejeordningen betød nye opgaver for Byggedirektoratets økonomikontor. I Forskningsministeriet havde man i 2000 igangsat arbejdet med en bevillingsmodel, der udfra de enkelte universiteters aktivitetsniveau skulle fordele huslejekompensationen mellem universiteterne. Ved ressortændringen i december 2000, hvor universiteterne blev overflyttet til Undervisningsministeriet, blev arbejdet med modellen overdraget Byggedirektoratet. Den udarbejdede model tager udgangspunkt i henholdsvis en aktivitetsbaseret del og en ikke aktivitetsbaseret del. Byggedirektoratet har gennemført forhandlinger såvel på institutionsniveau som med Rektorkollegiet, og i maj måned blev den endelige model tiltrådt.
Med overtagelse af ejerskabet kunne betalingerne vedrørende de enkelte byggerier ikke længere varetages af de respektive universiteter, og Byggedirektoratet, som aldrig tidligere havde haft udbetalingsfunktionen, fik en ny opgave. For at imødegå dette nye behov har en central opgave i det forgangne år været at implementere et nyt økonomisystem. Pr. 1. juli 2001 er Byggedirektoratet overgået til Navision Stat efter en implementeringsperiode på 6 måneder. Samtidig etableredes Statens Koncern Bank (SBK), der via Jyske Bank varetager alle økonomiske transaktioner.
Et af målene med Navision Stat har været at sikre en praktisk og hensigtsmæssig tilrettelæggelse af de økonomiske flow i Byggedirektoratets virksomhed. Navision Stat (via SBK) har i den sammenhæng kunnet forenkle fremsendelse af regninger vedr. benyttelse af Byggedirektoratets ejendomme samt gennemføre betalinger for igangværende byggesager. Det er tanken, at der i de kommende år skal ske en udvidet udnyttelse af Navision Stat, idet en hovedopgave i 2002 vil blive udvikling af et ledelsesinformationssystem til hurtig afrapportering af den aktuelle økonomiske situation.
Byggedirektoratets nye status har endvidere haft stor betydning for regnskabsaflæggelsen. Byggedirektoratets nye ejerrolle og dermed nye finansieringsmulighed for byggevirksomheden gennem lånoptagelse har resulteret i øgede krav til regnskab, kapitalforvaltning samt afskrivningsforudsætninger for Byggedirektoratets ejendomsmasse.
Der har derudover været rettet stor opmærksomhed omkring rentebelastningen af Byggedirektoratets kreditter. Et større fokus er rettet mod likviditetsstyring af de enkelte byggesager, og det har derfor været nødvendigt at afkræve rådgiverne mere detaljerede likviditetsoversigter over de enkelte byggesager.
Interne ressourcer
For at imødegå de nye krav gennemførtes med udgangen af 2000 en strukturændring i Byggedirektoratet. Det betød bl.a. oprettelsen af et nyt kontor, lokaleservicekontoret, der skal varetage Byggedirektoratets nye opgaver indenfor ejendomsadministration.
For at kunne varetage Byggedirektoratets nye opgaver er der sket en mindre udvikling i antallet af ansatte med en nettotilgang på 6 medarbejdere. Endvidere har det været nødvendigt at anvende mange ressourcer på kompetenceudvikling i det forgangne år. Medarbejderne har lagt en stor arbejdsindsats i gennemførelsen af kurser i Byggedirektoratets nye økonomistyringssystem Navision Stat samt i at højne deres generelle kendskab til IT-baserede værktøjer i opgavevaretagelsen, herunder en stor kursusaktivitet indenfor PC-kørekort.
Byggedirektoratets omstillingsproces har været hovedemnet på en personalekonference, hvor der blev afdækket synspunkter og problemer i forbindelse med den nye opgavevaretagelse, især en større markedsorientering i opgavevaretagelsen over for kunder og brugere samt et mere helhedsorienteret syn på opgaver og funktion i virksomheden. Personalekonferencens drøftelser og forslag er efterfølgende behandlet af Byggedirektoratets ledelse med henblik på at iværksætte den nødvendige organisatoriske opfølgning i 2002.
Med udgangen af 2001 udløb Byggedirektoratets journalperiode, og der er derfor i efteråret 2001 ofret mange ressourcer på at udarbejde ny journal-vejledning/-plan. Med den nye journalperiode blev det desuden muligt at opdatere kontorsystemet til en nyere version af journal-/arkivsystemet og samtidig udskifte Lotus-produkterne med Microsoft-produkter.
Myndighedsenheden
Udover betjening af minister og departement, herunder bevillingsarbejde, omfatter området især forsøgsog udviklingsvirksomhed. På dette område har man etableret projektet Rum, Form og Funktion, der skal udvikle fysiske rammer for den pædagogiske udvikling. Projektet udføres i samarbejde med Undervisningsministeriet, By og Byg samt repræsentanter for Kommunernes Landsforening og Amtsrådsforeningen. Endvidere har man arbejdet med forskellige forsøg i forbindelse med byggerier, bl.a. et projekt om anvendelse af grundvand til køling af procesanlæg, der skulle kunne give væsentlige ressourcebesparelser.
Fremtid
De nye opgaver betyder derudover, at Byggedirektoratet fra 1. januar 2002 har skiftet navn til ”Statens Forsknings- og Uddannelsesbygninger”.
2002 bliver det første år, hvor huslejeordningen er i normal drift. Det giver mulighed for at justere og formalisere de processer, der er sat i gang.
I forlængelse af certificeringen af den byggeadministrative virksomhed vil virksomhedens øvrige funktioner derfor blive indlagt i kvalitetsstyringssystemet.
Det vil også være nødvendigt at tilrettelægge evalueringsprocedurer for de udliciterede områder. Selv om man er kommet meget langt i udlicitering af driftsfunktioner, bør man sikre, at der opnås tilstrækkelig effektivisering ved disse tiltag, ligesom man vil være opmærksom på effektivisering af virksomhedens egne funktioner, der nu især vedrører styring og projektledelse.
Markedsorientering af virksomheden vil stille nye krav til holdingen til vores kunder, det vil sige egentlig kundepleje, udformning og arbejde hermed bliver et af de helt store indsatsområder i det kommende år.
For så vidt angår lejemålene, vil man formentlig opleve en betydelig række opsigelser. Disse skal også ses i sammenhæng med finanslovskravet om salg af jord. Der vil derfor være behov for en særdeles aktiv salgsindsats i det kommende år og behov for, at der hurtigt bliver udformet en salgspolitik.
Den interne drift står ligeledes over for en række krav. Der skal tages endelig stilling til IT- og informationspolitik, ligesom myndighedsområdet skal redefineres i samarbejde med det nye ministerium.
Tilsvarende vil det nye journalsystem samt overgangen til nyt kontorsystem stille betydelige krav til den vigtige del af huset, der sørger for, at det daglige maskineri kører tilfredsstillende.