1 Beretning
1.1 Hovedformål
Byggedirektoratet er en styrelse under Forskningsministeriets departement, og er organisatorisk placeret med reference til departementets universitetssøjle.
Det er Byggedirektoratets opgave selvstændigt at varetage administrationen af Forskningsministeriets bygherrevirksomhed og ejendomsforvaltning.
Byggedirektoratet er i henhold til Lov nr. 228 af 19. maj 1971 om statens byggevirksomhed en af statens særlige byggeadministrationer og varetager de hermed forbundne opgaver.
Byggedirektoratet yder i henhold til ovennævnte lov om statens byggevirksomhed som særlig byggeadministration konsultativ bistand til styrelser uden særlig byggeadministration. Endvidere kan Byggedirektoratet udføre bygherrerådgivning for andre styrelser vedrørende byggeri for offentlig forskning, undervisning og kultur.
1.2 Byggedirektoratets opgaver
- Bygherrevirksomhed vedrørende byggeri for universiteterne, herunder selvstændigt ansvar for administrationen af byggeri efter de for staten gældende retningslinier og for overholdelse af regler om bevillingsforvaltning og regnskabsaflæggelse.
- Tilsynsvirksomhed med universiteterne og forskningsinstitutionernes virksomhed vedrørende lokaler og fysiske rammer.
- Ejerbeføjelser og ejendomsforvaltning vedrørende Forskningsministeriets ejendomme.
· Repræsentation af Forskningsministeriet i Samordningsudvalget for den statslige ejendomsforvaltning (SEF) og varetagelse af formandskabet i kontraktgruppen vedrørende administrative spørgsmål under SEF. - Rådgivning af forskningsministeren i byggefaglige spørgsmål og anden faglig rådgivning vedrørende fysisk planlægning.
- Bistand til Forskningsministeriet i forbindelse med udarbejdelsen af finanslovforslag og aktstykker vedrørende anlægsbevillinger. Byggedirektoratet udarbejder de fornødne udkast til departementet og indgår i departementets forhandlingsdelegation vedrørende finanslovsforhandlinger på anlægsområdet.
- Bevillingskompetence for så vidt angår de bevillinger, der på finansloven tillægges Byggedirektoratet.
- Administration af bevillinger, der overføres fra Forskningsministeriet til Byggedirektoratet efter de af departementet fastsatte retningslinier.
- Registrering af universiteternes fysiske rammer, konkret planlægning og konkrete udbygningsplaner. Byggedirektoratet udarbejder oplæg til lokaleplanlægning.
På mødet i regeringens Økonomiudvalg den 13. september 1999 blev det besluttet at indføre en lejeordning for den statslige ejendomsforvaltning. Dette har medført, at Byggedirektoratet i den sidste del af året har iværksat en lang række initiativer til implementering af denne ordning pr. 1. januar 2001. Som led heri blev der i 1999 iværksat og udført følgende opgaver:
- Udarbejdelse af udbudsmaterialer til ekstern vurdering af statens uddannelses- og forskningsejendomme
- Deltagelse i udvalgsarbejde i Finansministeriet og Forskningsministeriet
- Intern tilrettelæggelse af implementeringen
- Organisationstilrettelæggelse af den fremt idige virksomhed.
1.3 Målsætning og strategi
I resultatkontrakten sammenfattes de overordnede mål for Byggedirektoratets virksomhed således:
- At sikre tilfredsstillende fysiske rammer for universiteterne og andre institutioner inden for Forskningsministeriets område
- At sikre en effektiv bygherrevirksomhed på ministeriets område og medvirke til udvikling af den statslige bygherrevirksomhed
- At statslige investeringer på ministerområdet værdisikres og anvendes optimalt
· At Byggedirektoratet løbende tilpasses til og medvirker i udviklingen af Forskningsministeriets opgavevaretagelse og organisering.
Byggedirektoratets strategi for at opfylde de overordnede mål er
at sikre universiteternes og forskningsinstitutionernes langsigtede udbygningsmuligheder,
at forøge produktiviteten i byggerierne og sikre bedre udgiftsstyring i byggeprocessen baseret på fastholdelse af det opnåede bygningstekniske og æstetiske kvalitetsniveau,
at sikre en optimering af udnyttelsen af ministeriets lokalemasse for at begrænse res sourcer til drift og anlæg, at sikre tilfredshed med Byggedirektoratets opgavevaretagelse hos bestillere, brugere og samfund.
Denne strategi medfører større fokus på Forskningsministeriets lokaleforsyning som helhed og en nedprioritering af bygherrerådgivning til eksterne brugere.
De iværksatte byggerier er stort set gennemført efter planerne. Væsentlige udbygninger af Syddansk Unive rsitet i Odense, Roskilde Universitetscenter og Handelshøjskolen i København er ibrugtaget - disse nye lokaler omfatter i alt 40.000 m². Der er igangsat enkelte nye projekter - især 1. etape af udbygningen af Købe nhavns Universitets Humanistiske Fakultet på Amager med en samlet ramme på 600 mio. kr. Dette betydelige byggeri på 42.000 m² markerer starten på udviklingen af Ørestaden.
1.4 Resultater i 1999
Der har været en betydelig stigning i bygherrevirksomheden for Forskningsministeriet, hvor o msætningen til byggeri ved universiteterne mv. er øget med 15% til 772,6 mio. kr.
Gennemførelsen af de i resultatkontrakten fastsatte resultatmål er for de fleste forløbet planmæssigt til trods for, at det i den sidste halvdel af året har været nødvendigt at foretage en betydelig omdisponering af re ssourcerne til implementering af lejeordningen. Gennemførelsen af enkelte resultatmål er dog standset på grund af opgaveændringen.
Det er især værd at bemærke, at arbejdet med en kvalitetssikring af den byggeadministrative vir ksomhed er godt i gang. En egentlig kvalitetsudvikling på dette felt er ganske ny, og Byggedirektoratet har store forventninger til indførelse af et kvalitetssikringssystem for denne del af virksomheden. Udbyttet ved indførelse af et KS-system er bl.a., at det synliggør, at sagsbehandlingen fungerer efter ensartede nedskrevne retningslinier, som er gennemskuelige for andre og, at målopfyldelsen er dokumenterbar. Endvidere sikres en løbende kritisk vurdering af samarbejdsforholdene og en udvikling af metoder og værktøjer.
Regeringens beslutning om en reorganisering af den statslige ejendomsforvaltning ved indførelse af en lejeordning har givet en voldsom ændring af Byggedirektoratets fokus i den sidste halvdel af 1999. Det er fas tlagt, at ordningen er driftsklar pr. 1. januar 2001. Forskningsministeriet har peget på, at dette er meget vanskeligt at gennemføre, og at den stramme tidsplan vil skabe betydelige vanskeligheder for de dele af ministeriet, som skal iværksætte ordningen samt de institutioner, der skal indgå heri. Som grundlag for lejefastsæ ttelsen lykkedes i løbet af november og december 1999 at gennemføre et EU-udbud af konsulentydelser på området. Grundlaget for dette udbud var indsamling og digital systematisering af et omfattende tegnings- og beskrivelsesmateriale for de 700 lejeenheder på i alt ca. 1,6 mio. m², som omfatter de statslige forsknings- og uddannelsesbygninger.
Der er iværksat en aktivitetsbegrænsning af det indtægtsdækkede område. Således er anlægsaktiv iteten på området reduceret med 1/3 til 230 mio. kr. Ressourceforbruget er reduceret, men ikke i tilsvarende omfang, da afslutning af byggesagerne kræver betydelig administrativ indsats.
Byggedirektoratet har som led i de udviklings- og forsøgsaktiviteter, direktoratet skal opfylde i henhold til statsbyggeloven udarbejdet "Vejledning om procesventilation på universiteter og højere læreanstalter", som har fået en bred og stor opmærksomhed hos laboratoriebrugerne i såvel den o ffentlige som private sektor. Byggedirektoratet arbejder med udviklingsopgaver vedrørende bl.a. non-destruktiv-betonprøvning samt naturlig ventilation. Resultaterne heraf vil løbende blive publiceret. Endelig har Byggedirektoratet udarbejdet en politik og vejledning for miljørigtig projektering af sine byggerier "Byggedirektoratets krav til miljørigtigt byggeri".
I 1999 havde Byggedirektoratet 25 års jubilæum. Dette blev markeret v ed en publikation om "Byggedirektoratet i 25 år" og ved, at ministeren på jubilæumsdagen udskrev en prisopgave om fremtidens krav til unive rsitetsbyggeri - opgavebesvarelsen var især rettet mod unge.
1.5 Intern udvikling
I starten af 1999 gennemførte Byggedirektoratet en strukturændring, der især skulle sikre en effe ktivisering af bygherrevirksomheden. Strukturændringen fungerer tilfredsstillende, og det har især vist sig hensigtsmæ ssigt at samle det byggeadministrative arbejde i én enhed - et forhold der også har været nødvendigt for at iværksætte en egentlig kvalitet sudvikling af disse opgaver.
Med de omfattende ændringer i Byggedirektoratets opgaver, der sker som led i indførelsen af lej eordningen, kan denne struktur dog ikke bevares, og arbejdet med en fornøden tilpasning hertil blev iværksat sidst i 1999, og det kan konstateres, at det mere produktorienterede og aftagerorienterede sigte i den nye struktur også kan danne grundlag for den kommende virksomhed.
Der er udarbejdet såvel en personalepolitik som en lønpolitik. Medarbejderne har deltaget meget aktivt i dette arbejde, og disse redskaber vil være et naturligt grundlag for Byggedirektoratets fre mtidige virksomhed uafhængig af den ændrede opgaveportefølje.
1.6 Regnskabsresultat, drift
Den samlede omsætning på helårsbasis har været lidt større end i 1998. Hvis man ser bort fra de regnskab smæssige korrektioner for visse fondstilskud til byggeri af et dansk institut i Damaskus, er Byggedirektoratets samlede omsætning i 1999 27,2 mio. kr. i fo rhold til en omsætning på 26,4 mio. kr. i 1998 på trods af et fald i omsætningen i den indtægtsdækkede virksomhed. Omsætningsforøgelsen er finansieret af forbrug af By ggedirektoratets videreførselsmidler.
Regnskabet for 1999 viser, at der var et underskud før fondsafregningen på 1,1 mio. kr. på driftsregnskabet. Tillægges en manglende udgift vedrørende en for sent opkrævet regning for EDB -ydelser, er det egentlige underskud i 1999 på 2,3 mio. kr. Dette modsvarer opsparingen fra 1998. Af virksomhedsregnskabet for 1998 fremgår, at man udskød istandsætte lser af kontorerne mv. til 1999. Hertil kommer et forbrug af opsparingen til en tidlig opstart af implementering af lejeordningen. På baggrund heraf er Byggedirektoratets regnskabsresultat for 1999 tilfredsstillende.
Omsætningen i den indtægtsdækkede virksomhed er faldet i forhold til budgettet. Den indtægt sdækkede virksomhed har givet et overskud på 0,4 mio. kr. I forhold til omsætningen i 1998 er den reelle omsætning ligeledes faldet.
1.7 Forventninger til virksomhedens driftssituation i år 2000
Rammen for Byggedirektoratets virksomhed i 2000 er den indgåede resultatkontrakt, men under hensyn til indførelse af huslejeordningen vil der ske en justering af resultatkontrakten. En række af de igangværende mål vil blive videreført. Kvalitetsstyring af det byggeadministrative område vil blive idriftsat i overensstemmelse med resultatkontrakten. Nogle få mål vil blive opgivet eller æn dret.
Omlægning af Byggedirektoratets virksomhed efter de principper, der ligger i ændri ngen af den statslige ejendomsforvaltning, vil i højeste grad præge virksomheden i år 2000.
Byggedirektoratet er blevet statsvirksomhed pr. 1. januar 2000, og driftsbevillingen er øget med 10 mio. kr. til dækning af udgifter til konsulentbistand, især tek niske og økonomiske vurderinger af ejendomsmassen og øget bemanding.
Aktiviteterne vil som nævnt medføre en ændret organisation, men også en mindre udvidelse af medarbejde rstaben på økonomiområdet og på området for lokaleforsyning for at kunne løse styringsopgaverne i forbindelse hermed. Selve udlejningsvirksomheden vil i videst muligt omfang blive automatiseret og udliciteret, således at Byggedirektoratets sigte om at være en management -virksomhed uden egentlig produktion kan fastholdes. Udlicitering af ejendomsforvaltning og betalingsflow er nye områder for udlicitering. Derfor kan det blive vanskeligt at vurdere de udgifter, som dette medfører.
Som led i gennemførelse af ordningen vil man søge at fremrykke Byggedirektoratets overgang til Navision Stat. Dette sker især, fordi de styrings - og regnskabssystemer, som Finansministeriet har opbygget herfor, er baseret på dette system. Overgangen søges gennemført uafhængig af tidsplanen for den generelle overgang for Forskningsministeriet og uafhængig af univer siteternes overgang til systemet.
I forbindelse hermed kan det være nødvendigt at ændre den nuværende leverandøraftale med he nsyn til edbforsyning, herunder foretage indkøb af systemer og hardware til den nye situation. Disse indkøb vil i givet fald ske inden for Byggedirektoratets videreførselsbeholdning og udsvingsramme.
Da det må forudses, at en række medarbejdere får nye opgaver, og at der sker væsentlige ændringer i nogle arbejdsfunktioner, vil der blive et betydeligt behov for kompetenceudvikling og understøttelse af gennemførelsen heraf (fx vikarbistand). Udgifterne hertil forventes afholdt som nævnt ove nfor.
Organisationsændringen søges gennemført pr. 1. august 2000. Dette betyder, at Byggedirektoratets virkso mhedsområder vil blive ændret fra det te tidspunkt. Aflæggelse af vir ksomhedsregnskab for 2000 vil derfor blive baseret på forskellige opgørelser af opgaverne, der sker i løbet af året, og virksomhedsregnskabet for de nye virksomhedsområder, der først starter i 2001, vil have karakter af opgørelse af implementeringsudgifter.
En række større indtægtsdækkede opgaver afsluttes i 2000, og da man under hensyn til de øvrige ændringer
af arbejdsopgaverne ikke aktivt har søgt efter nye opgaver, må indtægterne forventes at blive reduceret til ca. 2,0 mio. kr. med tilsvarende nedgang i ressourceforbrug.
1.8 Forventninger til byggeaktiviteter mv. i 2000.
Med hensyn til byggeaktiviteten påregnes aktivitetsniveauet ikke at ændre sig væsentligt i forhold til de sen ere år, ligesom man forventer, at dette aktivitetsniveau vil være stabilt med en omsætning på omkring 700
mio. kr. om året.
Lejeordningen og dermed det øgede fokus på omkostningsbevidstheden for universiteterne med hensyn til udgifter til lokaleforbrug kan ændre dette forhold, men næppe i de førs te år. De allerede iværksatte aktivit eter ved Syddansk Universitet, udbygning til Københavns Universitet og IT-Højskolen samt Det Bioteknologiske Center er så omfattende opgaver, at gennemførelsen heraf vil fastholde den høje byggeaktivitet.
I 1999 gennemførtes en undersøgelse af udnyttelsen af undervisningslokalerne på universiteterne. Det er besluttet at lade denne undersøgelses resultater indgå i en budgetanalyse om lokalebehovet ved universiteterne, der skal afsluttes i år 2000 1.
Byggedirektoratet er som statslig bygherre stærkt involveret i Boligministeriets Projekt Hus og vil i år 2000 stille byggeprojekter til rådighed for dette generelle projekt om at forbedre dansk byggeris produktivitet.
1 Se afsnit 3.3.2 afrapportering af resultatmål 2.
1.9 År 2000-redegørelse
I 1999 identificeredes de systemer, der kunne give problemer i forbindelse med år 2000-skiftet. Byggedirektoratet tilrettelagde i samarbejde med eksterne leverandør de nødvendige tests, og arbejdet blev rapporteret kvartalsvis til Forskningsministeriet. Endvidere indgik Byggedirektoratet i systemleverandørens (DAKUVM) år 2000-forberedelse. Ved årsskiftet blev det konstateret, at ovennævnte tiltag havde været hensigt smæssige, idet By ggedirektoratet ikke har konstateret problemer i forbindelse med årtusindskiftet. Endvidere havde arbejdet givet en række systemforbedringer. U dgifterne til ekstern konsulentbistand kan opgøres til
65.625 kr.