9. Universiteternes udgifter til administration
Regeringen har fokus på at effektivisere de offentlige institutioners administration, herunder også universiteterne, jf. regeringens arbejdsprogram ”Danmark 2020”, hvori det er formuleret som en målsætning, at ”den [danske] offentlige sektor skal være blandt de mest effektive og mindst bureaukratiske i verden”.
Universiteternes administrative udgifter afgrænses i det følgende til den ”klassiske” administration, dvs. udgifter til generel ledelse og administration samt servicefunktioner.
9.1. Baggrund
Universiteternes udgifter til administration opgøres årligt i Danske Universiteters statistiske beredskab. Derudover har området også været underlagt en analyse foretaget af McKinsey og Co. i 2009 (Universitetsanalysen). Opgørelserne viser følgende:
- Danske Universiteters (DU) statistiske beredskab opgør universiteternes administrationsudgifter (generel ledelse og administration) til ca. 6 procent af deres samlede omsætning, og tillægges servicefunktioner udgør administrationsprocenten ca. 8,4 procent i 2009 (jf. pkt. 5 i DU’s statistiske beredskab). I 2007 og 2008 var den tilsvarende administrationsprocent 8,2 procent.
- McKinsey og Co.’s Universitetsanalyse fra 2009 viser, at udgifterne til administration i 2008 udgør ca. 17 procent af universiteternes omsætning. Der er ikke foretaget tilsvarende opgørelser for andre år. Udgifterne vurderes af McKinsey og Co som generelt høje sammenlignet med en række private virksomheder, ligesom der kunne identificeres en betydelig variation i ressourceforbruget universiteterne imellem.
De to opgørelser når således frem til meget forskellige størrelser på universiteternes udgifter til administration, hvilket er en af årsagerne til, at Videnskabsministeriet har fundet det nødvendigt at iværksætte en supplerende analyse af universiteternes udgifter til administration.
9.2. Ny analyse af universiteternes udgifter til administration
VTU igangsatte i foråret 2010 en undersøgelse af universiteternes udgifter til administration. Regeringens fokus på effektivisering af de administrative udgifter betyder, at det er væsentligt, at der eksisterer et solidt grundlag for at opgøre og følge udviklingen i universiteternes udgifter til administration.
Den nye opgørelse af universiteternes udgifter til administration er udarbejdet i samarbejde med universiteterne og med faglig bistand fra PriceWaterhouseCoopers (PWC). Resultatet af opgørelsen og analysen fremgår af PWC’s udkast til rapport (PWC-rapporten). Nedenfor er gengivet en række hovedkonklusioner fra rapporten.
PWC-rapporten er baseret på universiteternes regnskabsoplysninger, som fremgår af universiteternes årsrapporter, og som også anvendes i DU’s statistiske beredskab (pkt. 5). Disse udgifter er i PWC-rapporten suppleret med administrationsudgifter i tilknytning til:
- Bygningsforvaltning – generelt
- Det decentrale niveau (institutter/centre mv.)
Der findes ikke regnskabsoplysninger for universiteternes udgifter til administration i tilknytning til bygningsforvaltning og på det decentrale niveau. VTU har derfor i samarbejde med universiteterne og med inddragelse af PWC opstillet retningslinjer for de pågældende opgørelser. Afgrænsningen af administrationsudgifter er med tilføjelse af ovenstående elementer herved bredere end den, der hidtil er blevet anvendt i Danske Universiteters statistiske beredskab.
Derudover er universiteterne blevet bedt om at opdele de samlede udgifter til administration på seks hovedopgaver (generel ledelse, økonomiforvaltning, personaleforvaltning, bygningsforvaltning, administrativ it og øvrige administrative opgaver).
Af tabel 9.2.1 fremgår det, at Danske Universiteters opgørelse af administrationsudgifterne udgør 1.548 mio. kr. i 2009. Disse administrationsudgifter suppleres i PWC-rapporten med udgifter til administration i tilknytning til bygningsforvaltning, svarende til ca. 238 mio. kr. og udgifter til administration på decentralt niveau, svarende til ca. 459 mio. kr. Herved udgør de samlede udgifter til administration i alt 2.245 mio. kr.
I tabel 9.2.1 er de samlede administrationsudgifter også fordelt på hovedopgaver. Det fremgår, at de fleste midler anvendes til generel ledelse, svarende til ca. 647 mio. kr. eller 29 procent af de samlede administrationsudgifter. Herefter følger udgifter til økonomiforvaltning og administrationsudgifter i tilknytning til øvrige administrative opgaver.
| Generel ledelse og admini- stration i alt |
Generel ledelse | Økonomi- forvaltning |
Personale- forvaltning |
Bygnings- forvalt- ning |
Admini- strativ it |
Øvrige admini- strative opgaver |
|
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Generel ledelse og administration (DU, pkt. 5) | 1.548 | 449 | 289 | 238 | 77 | 237 | 256 |
| Bygnings- omkostninger Institutniveau, centre mv. |
238 | 58 | 60 | 27 | 9 | 38 | 47 |
| Institutniveau, centre mv. | 459 | 140 | 117 | 50 | 5 | 55 | 93 |
| I alt | 2.245 | 647 | 466 | 315 | 91 | 330 | 396 |
Tabel 9.2.2 viser de samlede udgifter til administration, herunder samlet for de enkelte universiteter. De samlede udgifter udgør i alt udgør ca. 2,2 mia. kr., hvilket svarer til ca. 10,2 procent af universiteternes samlede omsætning. PWC vurderer samtidig, at usikkerhed forbundet med universiteternes opgørelse af administrationsudgifterne betyder, at administrationsprocenten maksimalt udgør ca. 12 procent.
| Udgifter til administration, mio. kr. | Udgifter til administration, procent af omsætningen | |
|---|---|---|
| Københavns Universitet | 726 | 10,2 |
| Aarhus Universitet | 529 | 10,0 |
| Syddansk Universitet | 250 | 11,1 |
| Roskilde Universitet | 85 | 12,3 |
| Aalborg Universitet | 179 | 10,0 |
| Handelshøjskolen i København | 139 | 13,5 |
| Danmarks Tekniske Universitet | 311 | 8,4 |
| IT-Universitetet i København | 26 | 13,3 |
| I alt | 2.245 | 10,2 |
PWC konkluderer også, at administrationsprocenten på maksimalt 12 procent umiddelbart skal sammenlignes med de 17 procent i Universitetsanalysen, men at forskellen bl.a. skyldes, at det i Universitetsanalysen er forudsat, at VIP-medarbejdere anvender tid på generel administration, hvilket ikke er forudsat i PWC-analysen. Derudover er datagrundlaget i Universitetsanalysen bl.a. baseret på en spørgeskemaundersøgelse, hvilket giver anledning til en vis usikkerhed. F.eks. blev alle VIP-medarbejdere i forbindelse med spørgeskemaundersøgelsen bedt om at angive den tid, som de bruger på administrative opgaver. Det er PWC’s opfattelse, at forskellige metoder maksimalt kan forklare 2,5 procentpoint af afvigelsen. Herefter er der fortsat 2,5 procentpoint, som ikke kan forklares.
IT-Universitetet oplyser, at universitetet fokuserer på at have så lave omkostninger som muligt under hensyntagen til sikring af en forsvarlig administration, der lever op til de høje krav, der stilles, samt muligheden for at IT-Universitetet fortsat kan have den kraftige ekspansion, som har kendetegnet universitetet de seneste år. I en vækstfase, hvor væksten i omkostningerne de seneste to år har været henholdsvis 23 procent og 11 procent, er det naturligt med en større administration til at kunne klare sådan en vækst.
IT-Universitetet oplyser at universitetets plan har været at opbygge administrationen først og herefter VIP-staben. Det har betydet, at IT-Universitetet har sænket andelen af administrationsudgifter fra 2009 til 2010. Hvis man ser på generel ledelse, administration og service i årsrapporten, er denne faldet fra 18,1 procent til 16,9 procent. Dermed er universitetet på rette vej, både med hensyn til at spare 1 procent af administrationen, som ligger i den besparelse, som universitetet har fået udmeldt, samt at sænke procentandelen.
IT-Universitetet oplyser, at universitetet med henblik på administrative effektiviseringer har indledt samarbejde med IT Security Committee (ITS) om Cloud Computing samt indført projektgovernancemetode for at sikre at udviklingsprojekter bruges der, hvor de giver størst værdi (f.eks. til effektivisering af brugeradministration på it-systemerne). IT-Universitetet arbejder desuden med bedre IT-understøttelse til de administrative processer. Universitetet har f.eks. indført en ansøgerportal og overvejer hele tiden, om universitetet skal have tingene inhouse eller ej. IT-Universitetet har udliciteret lønadministration, som Handelshøjskolen i København kører for IT- Universitetet.
IT-Universitetets syn på datagrundlaget for administrationsudgifter
I forhold til datagrundlaget for administrationsudgifter, har IT-Universitetet i 2010 i forbindelse med PWC’s opgørelse arbejdet med at opgøre administrationsudgifterne ud fra en ny metode. Efter en nøje gennemgang, på baggrund af IT-Universitetets måde at strukturere sig på, var procenten ca. 13. Dette er uden at suboptimere, så administrationsudgifterne kom længere ned.
IT-Universitetet oplyser, at det administrative arbejde, som det videnskabelige personale skal udføre på IT-Universitetet, er sat til et minimum. Påfører universitetet dem mere administration, så falder procenten, men der vil være mindre tid til forskning og uddannelse samt sandsynligvis en dårligere administration, og den totale sum af administration vil være uændret. Hvis de administrative opgaver i stedet overføres fra generel ledelse, administration og service til f.eks. studieadministrationen, vil de opgaver blive opgjort som ikke-administrative udgifter.
IT-Universitetet mener dog ikke, at det er hensigtsmæssigt, og universitetet foreslår derfor, at man ikke laver en ny opgørelsesmetode, men tager udgangspunkt i årsrapportens opgørelse af generel ledelse, administration og service, som er revisionspåtegnet, samt opgørelsen i Danske Universiteters statistiske beredskab for at se, om omkostningerne til generel ledelse og administration lever op til den besparelse, som politikerne har vedtaget.
IT-Universitetets samlede økonomi er i meget høj grad præget af de omkostninger, der er forbundet med husleje og bygningsdrift på Rued Langgaards Vej 7. I budget 2011 andrager udgifter til bygning og bygningsdrift således 53 mio. kr. ud af samlede omkostninger på 230 mio. kr. (svarende til 23 procent af de samlede omkostninger), eller næsten dobbelt så meget som udgifterne til generel ledelse og administration. Ud fra en helhedsbetragtning er det derfor vigtigere for IT-Universitetet at få nedbragt udgifter til bygning og bygningsdrift, end det er at optimere på administrationen.
På et universitet, der specialiserer sig i it, er det vanskeligt at formålsopdele it- investeringerne, fordi de samme investeringer i hardware, software og it-personale i nogle tilfælde bruges til flere forskellige formål. I det hele taget gælder der i en lille organisation, at de samme medarbejdere ofte udfører meget forskellige typer af opgaver, hvilket vanskeliggør en præcis formålsfordeling.
9.3 Opfølgning på sidste års rapport
Sidste års tilsynsrapport om IT-Universitetet indeholdt et afsnit om IT-Universitetets administrationsudgifter, idet Universitets- og Bygningsstyrelsen ved en gennemgang af IT-Universitetets årsrapporter i den seneste årrække havde konstateret, at IT- Universitetets administrationsomkostninger lå på et væsentligt højere niveau, end det var tilfældet for de øvrige universiteter. IT-Universitetet tilkendegav, at man ikke kunne sammenligne udgifter til generel ledelse og administration på tværs af universiteterne, idet der var stor forskel på, hvor de administrative omkostninger omkostningsføres. IT-Universitetet oplyste, at universitetet ville se nærmere på, om der er mulighed for at udlicitere visse områder af administrationen med henblik på at opnå besparelser, samt generelt at se på muligheder for at effektivisere.
9.4 Konklusion
Den nye administrationsopgørelse peger på – som Universitetsanalysen - at de enkelte universiteter anvender forskelligt omfang af ressourcer på administration.
For at mindske administrationsomkostningerne, har IT-Universitetet indledt samarbejde med IT Security Committee (ITS) om Cloud Computing samt indført projektgovernancemetode for at sikre at udviklingsprojekter bruges der, hvor de giver størst værdi (f.eks. til effektivisering af brugeradministration på it-systemerne). IT- Universitetet arbejder desuden med bedre IT-understøttelse til de administrative processer.
IT-Universitetet fremhæver,at det på et universitet, der specialiserer sig i it, er vanskeligt at formålsopdele it-investeringerne samt at det i det hele taget gælder for en lille organisation, at de samme medarbejdere ofte udfører meget forskellige typer af opgaver, hvilket vanskeliggør en præcis formålsfordeling.
IT-Universitet mener, at man skal tage udgangspunkt i årsrapportens opgørelse af generel ledelse, administration og service, som er revisionspåtegnet, samt det statistiske beredskabs opgørelse for at se, om omkostningerne til generel ledelse og administration lever op til den besparelse, som politikerne har vedtaget.
Universitets- og Bygningsstyrelsen konstaterer, at IT- Universitetets administrationsomkostninger, opgjort som andel af omsætningen, ligger lidt over gennemsnittet for universiteterne. Styrelsen finder det positivt, at IT-Universitetet har taget en række initiativer for at mindske administrationsomkostningerne.