9. Universiteternes udgifter til administration
Regeringen har fokus på at effektivisere de offentlige institutioners administration, herunder også universiteterne, jf. regeringens arbejdsprogram ”Danmark 2020”, hvori det er formuleret som en målsætning, at ”den [danske] offentlige sektor skal være blandt de mest effektive og mindst bureaukratiske i verden”.
Universiteternes administrative udgifter afgrænses i det følgende til den ”klassiske” administration, dvs. udgifter til generel ledelse og administration samt servicefunktioner.
9.1. Baggrund
Universiteternes udgifter til administration opgøres årligt i Danske Universiteters statistiske beredskab. Derudover har området også været underlagt en analyse foretaget af McKinsey og Co. i 2009 (Universitetsanalysen). Opgørelserne viser følgende:
- Danske Universiteters (DU) statistiske beredskab opgør universiteternes administrationsudgifter (generel ledelse og administration) til ca. 6 procent af deres samlede omsætning, og tillægges servicefunktioner udgør administrationsprocenten ca. 8,4 procent i 2009 (jf. pkt. 5 i DU’s statistiske beredskab). I 2007 og 2008 var den tilsvarende administrationsprocent 8,2 procent.
- McKinsey og Co.’s Universitetsanalyse fra 2009 viser, at udgifterne til administration i 2008 udgør ca. 17 procent af universiteternes omsætning. Der er ikke foretaget tilsvarende opgørelser for andre år. Udgifterne vurderes af McKinsey og Co som generelt høje sammenlignet med en række private virksomheder, ligesom der kunne identificeres en betydelig variation i ressourceforbruget universiteterne imellem.
De to opgørelser når således frem til meget forskellige størrelser på universiteternes udgifter til administration, hvilket er en af årsagerne til, at Videnskabsministeriet har fundet det nødvendigt at iværksætte en supplerende analyse af universiteternes udgifter til administration.
9.2. Ny analyse af universiteternes udgifter til administration
Videnskabsministeriet igangsatte i foråret 2010 en undersøgelse af universiteternes udgifter til administration. Regeringens fokus på effektivisering af de administrative udgifter betyder, at det er væsentligt, at der eksisterer et solidt grundlag for at opgøre og følge udviklingen i universiteternes udgifter til administration.
Den nye opgørelse af universiteternes udgifter til administration er udarbejdet i samarbejde med universiteterne og med faglig bistand fra PriceWaterhouseCoopers (PWC). Resultatet af opgørelsen og analysen fremgår af PWC’s udkast til rapport (PWC-rapporten). Nedenfor er gengivet en række hovedkonklusioner fra rapporten.
PWC-rapporten er baseret på universiteternes regnskabsoplysninger, som fremgår af universiteternes årsrapporter, og som også anvendes i DU’s statistiske beredskab (pkt. 5). Disse udgifter er i PWC-rapporten suppleret med administrationsudgifter i tilknytning til:
- Bygningsforvaltning – generelt
- Det decentrale niveau (institutter/centre mv.)
Der findes ikke regnskabsoplysninger for universiteternes udgifter til administration i tilknytning til bygningsforvaltning og på det decentrale niveau. VTU har derfor i samarbejde med universiteterne og med inddragelse af PWC opstillet retningslinjer for de pågældende opgørelser. Afgrænsningen af administrationsudgifter, er med tilføjelse af ovenstående elementer, herved bredere end den, der hidtil er blevet anvendt i DU’s statistiske beredskab.
Derudover er universiteterne blevet bedt om at opdele de samlede udgifter til administration på seks hovedopgaver (generel ledelse, økonomiforvaltning, personaleforvaltning, bygningsforvaltning, administrativ it og øvrige administrative opgaver).
Af tabel 9.2.1 fremgår det, at Danske Universiteters opgørelse af administrationsudgifterne udgør 1.548 mio. kr. i 2009. Disse administrationsudgifter suppleres i PWC-rapporten med udgifter til administration i tilknytning til bygningsforvaltning, svarende til ca. 238 mio. kr. og udgifter til administration på decentralt niveau, svarende til ca. 459 mio. kr. Herved udgør de samlede udgifter til administration i alt 2.245 mio. kr.
I tabel 9.2.1 er de samlede administrationsudgifter også fordelt på hovedopgaver. Det fremgår, at de fleste midler anvendes til generel ledelse, svarende til ca. 647 mio. kr. eller 29 procent af de samlede administrationsudgifter. Herefter følger udgifter til økonomiforvaltning og administrationsudgifter i tilknytning til øvrige administrative opgaver.
| Generel ledelse og admini- stration i alt |
Generel ledelse | Økonomi- forvaltning |
Personale- forvaltning |
Bygnings- forvalt- ning |
Admini- strativ it |
Øvrige admini- strative opgaver |
|
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Generel ledelse og administration (DU, pkt. 5) | 1.548 | 449 | 289 | 238 | 77 | 237 | 256 |
| Bygnings- omkostninger Institutniveau, centre mv. |
238 | 58 | 60 | 27 | 9 | 38 | 47 |
| Institutniveau, centre mv. | 459 | 140 | 117 | 50 | 5 | 55 | 93 |
| I alt | 2.245 | 647 | 466 | 315 | 91 | 330 | 396 |
Tabel 9.2.2 viser de samlede udgifter til administration, herunder samlet for de enkelte universiteter. De samlede udgifter udgør i alt udgør ca. 2,2 mia. kr., hvilket svarer til ca. 10,2 procent af universiteternes samlede omsætning. PWC vurderer samtidig, at usikkerhed forbundet med universiteternes opgørelse af administrationsudgifterne betyder, at administrationsprocenten maksimalt udgør ca. 12 procent.
| Udgifter til administration, mio. kr. | Udgifter til administration, procent af omsætningen | |
|---|---|---|
| Københavns Universitet | 726 | 10,2 |
| Aarhus Universitet | 529 | 10,0 |
| Syddansk Universitet | 250 | 11,1 |
| Roskilde Universitet | 85 | 12,3 |
| Aalborg Universitet | 179 | 10,0 |
| Handelshøjskolen i København | 139 | 13,5 |
| Danmarks Tekniske Universitet | 311 | 8,4 |
| IT-Universitetet i København | 26 | 13,3 |
| I alt | 2.245 | 10,2 |
PWC konkluderer også, at administrationsprocenten på maksimalt 12 procent umiddelbart skal sammenlignes med de 17 procent i Universitetsanalysen, men at forskellen bl.a. skyldes, at det i Universitetsanalysen er forudsat, at VIP-medarbejdere anvender tid på generel administration, hvilket ikke er forudsat i PWC-analysen. Derudover er datagrundlaget i Universitetsanalysen bl.a. baseret på en spørgeskemaundersøgelse, hvilket giver anledning til en vis usikkerhed. F.eks. blev alle VIP-medarbejdere i forbindelse med spørgeskemaundersøgelsen bedt om at angive den tid, som de bruger på administrative opgaver. Det er PWC’s opfattelse, at forskellige metoder maksimalt kan forklare 2,5 procentpoint af afvigelsen. Herefter er der fortsat 2,5 procentpoint, som ikke kan forklares.
9.2.2 Videns- og forskerparker
INCUBA Science Park blev dannet i 2007 ved fusion mellem Forskerpark Aarhus og IT-Huset Katrinebjerg. INCUBA Science Parks formål er at støtte virksomheders innovation og vækst på et vidensgrundlag. Målet er at være det bedste hjemsted for innovative virksomheder. Selskabets væsentligste virkemidler er at tilvejebringe faciliteter, netværk og sparring samt etablere kontakt til regionens vidensinstitutioner. Dynamik i og mellem virksomhederne er målestokken.
Aarhus Universitet var sammen med Aarhus Kommune og det lokale erhvervsliv med til at grundlægge det daværende Forskerpark Aarhus tilbage i 1986. Gennem alle årene har der været et tæt og integreret samarbejde, der siden 2007 er sket gennem INCUBA Science Park.
På det formelle plan er rektor medlem af INCUBAs bestyrelse, og Aarhus Universitets Forskningsfond har aktiemejoriteten. Indholdsmæssigt har forskerparksystemet været centralt i universitetets erhvervsrettede aktiviteter siden oprettelsen.
Aarhus Universitet mener, at samarbejdet omkring forskerparksystemet fungerer særdeles tilfredsstillende.
9.3. Konklusion
Den nye administrationsopgørelse peger på – som Universitetsanalysen - at de enkelte universiteter anvender forskelligt omfang af ressourcer på administration. Københavns Universitet finder, at de meget forskellige resultater af opgørelserne foretaget af McKinsey og PWC illustrerer, at det er vanskeligt at opgøre universiteternes administrationsudgifter.
Københavns Universitet ser en definitorisk og en empirisk udfordring ved opgørelser. For det første er det vanskeligt definitorisk at afgrænse administration, dvs. at skelne mellem hvornår der er tale om administrationsaktiviteter, og hvornår en aktivitet snarere er en direkte støtte til forskning og uddannelse.
Forudsættes en tilfredsstillende definitorisk afgrænsning mellem administration og støtte til kerneaktiviteterne, er det Københavns Universitets opfattelse, at det vil være en udfordring korrekt at måle den tid, som den enkelte medarbejder anvender til administration, idet en stor del af universitetets medarbejdere både udfører administrative opgaver og kerneydelsesopgaver.
På sektorniveau er det Københavns Universitets opfattelse, at udfordringen er sammenlignelighed i bogføringen af udgifter. På niveau af Københavns Universitet er udfordringen at gennemføre en nøjagtig formålsfordeling, særligt i de decentrale enheder, hvor der både er stor produktion af kerneydelser og administration. Københavns Universitet skal i denne forbindelse anføre, at universitetet finder, at en nøjagtig formålsfordeling i sig selv vil være administrationsforøgende.
Københavns Universitet opfordrer således for det første til, at der skelnes mellem kerneydelser og støttefunktioner, således at der ikke ensidigt fokuseres på administration. Dernæst opfordrer Københavns Universitet til, at definitioner og dermed målinger bliver enkle og nemt målbare. Københavns Universitet kan pege på følgende eksempler:
- Status og tendens i andel af videnskabelige årsværk, forskningsnære administrative årsværk (f.eks. laboranter og teknisk personale) og teknisk- administrative årsværk.
- Status og tendens i samlet lønsumsandel for videnskabelige medarbejdere, forskningsnære administrative medarbejdere og teknisk-administrative medarbejdere.
- Status og tendens i bygningsdrift som andel af omsætningen.
- Status og tendens i øvrig drift som andel af omsætningen.
Københavns Universitet kan oplyse, at universitetets bestyrelse i forbindelse med fusionen i 2007 bad ledelsen om at spare 12 procent af de administrative omkostninger, inklusiv diverse servicefunktioner (journal, reception, help desks m.m.) samt drift af bygninger i perioden 2007-2010. Omkostninger opgjordes til ca. 1,0 mia. kr., hvoraf den rent administrative del beløb sig til 577 mio. kr. af en samlet omsætning i 2006 på 5.596 mia. kr., svarende til 10,3 procent. Københavns Universitets administrationsprocent lå således på det tidspunkt tæt på det resultat for universitetet på 10,2 procent, som PWC netop er kommet frem til.
Københavns Universitet kan endvidere oplyse, at universitetet i de senere år har påbegyndt og gennemført en række effektiviseringer. I perioden 2007-2010 har Københavns Universitet sparet 120 mio. kr. på administrationen, hovedsageligt ved at ”flytte” lønomkostninger fra teknisk-administrativt personale og drift til videnskabeligt personale, det vil sige ved at øge omfanget af kerneydelserne i forhold til administration og drift. Der er pt. ansat 7 procent flere VIP-årsværk end TAP-årsværk på Københavns Universitet, sammenlignet med at der i 2005 var 8 procent flere TAP- årsværk end VIP-årsværk.
Københavns Universitets 7 hovedområder (Uddannelse, IT, HR, Økonomi, Kommunikation, F&I, Bygninger) samt to ledelsessekretariater (nu ét) har desuden siden 2008 arbejdet med forskellige effektiviseringsprojekter, herunder:
- Centralisering af IT-drift.
- Planlagt implementering af Navision i 2013.
- Implementering af STADS i 2010.
- Gennemførelse af bygningsfortætningsplan i 2010.
- Opdeling af de administrative medarbejdere (TAP) i forskningsnære TAP (TAP-FU) og administrative TAP (TAP-ADM).
Universitets- og Bygningsstyrelsen finder det positivt, at Københavns Universitet i de seneste år har arbejdet målrettet med effektiviseringer af administrationen, herunder i forbindelse med implementeringen af fusionen i 2007. Styrelsen bemærker også, at Københavns Universitets administrationsudgifter opgjort som andel af universitetets omsætning svarer til gennemsnittet for universiteterne. Styrelsen er enig med Københavns Universitet i, at der bør skelnes mellem egentlig administration og - ledelse versus støttefunktioner til forskning og uddannelse. Styrelsen noterer, at Københavns Universitet er indstillet på at bidrage konstruktivt til den fremadrettede proces vedrørende den praktiske opgørelse af dette. Det er styrelsens opfattelse, at det fremadrettet er nødvendigt for det enkelte universitet at kunne redegøre for udgifter til egentlig administration og ledelse.