9. Universiteternes udgifter til administration
Regeringen har fokus på at effektivisere de offentlige institutioners administration, herunder også universiteterne, jf. regeringens arbejdsprogram ”Danmark 2020”, hvori det er formuleret som en målsætning, at ”den [danske] offentlige sektor skal være blandt de mest effektive og mindst bureaukratiske i verden”.
Universiteternes administrative udgifter afgrænses i det følgende til den ”klassiske” administration, dvs. udgifter til generel ledelse og administration samt servicefunktioner.
9.1. Baggrund
Universiteternes udgifter til administration opgøres årligt i Danske Universiteters statistiske beredskab. Derudover har området også været underlagt en analyse foretaget af McKinsey og Co. i 2009 (Universitetsanalysen). Opgørelserne viser følgende:
- Danske Universiteters (DU) statistiske beredskab opgør universiteternes administrationsudgifter (generel ledelse og administration) til ca. 6 procent af deres samlede omsætning, og tillægges servicefunktioner udgør administrationsprocenten ca. 8,4 procent i 2009 (jf. pkt. 5 i DU’s statistiske beredskab). I 2007 og 2008 var den tilsvarende administrationsprocent 8,2 procent
- McKinsey og Co.’s Universitetsanalyse fra 2009 viser, at udgifterne til administration i 2008 udgør ca. 17 procent af universiteternes omsætning. Der er ikke foretaget tilsvarende opgørelser for andre år. Udgifterne vurderes af McKinsey og Co som generelt høje sammenlignet med en række private virksomheder, ligesom der kunne identificeres en betydelig variation i ressourceforbruget universiteterne imellem.
De to opgørelser, når således frem til meget forskellige størrelser på universiteternes udgifter til administration, hvilket er en af årsagerne til, at VTU har fundet det nødvendigt at iværksætte en supplerende analyse af universiteternes udgifter til administration.
9.2. Ny analyse af universiteternes udgifter til administration
VTU igangsatte i foråret 2010 en undersøgelse af universiteternes udgifter til administration. Regeringens fokus på effektivisering af de administrative udgifter betyder, at det er væsentligt, at der eksisterer et solidt grundlag for at opgøre og følge udviklingen i universiteternes udgifter til administration.
Den nye opgørelse af universiteternes udgifter til administration er udarbejdet i samarbejde med universiteterne og med faglig bistand fra PriceWaterhouseCoopers (PWC). Resultatet af opgørelsen og analysen fremgår af PWC’s udkast til rapport (PWC-rapporten). Nedenfor er gengivet en række hovedkonklusioner fra rapporten.
PWC-rapporten er baseret på universiteternes regnskabsoplysninger, som fremgår af universiteternes årsrapporter, og som også anvendes i DU’s statistiske beredskab (pkt. 5). Disse udgifter er i PWC-rapporten suppleret med administrationsudgifter i tilknytning til:
- Bygningsforvaltning – generelt
- Det decentrale niveau (institutter/centre mv.)
Der findes ikke regnskabsoplysninger for universiteternes udgifter til administration i tilknytning til bygningsforvaltning og på det decentrale niveau. VTU har derfor i samarbejde med universiteterne og med inddragelse af PWC opstillet retningslinjer for de pågældende opgørelser. Afgrænsningen af administrationsudgifter, er med tilføjelse af ovenstående elementer, herved bredere end den, der hidtil er blevet anvendt i DU’s statistiske beredskab.
Derudover er universiteterne blevet bedt om at opdele de samlede udgifter til administration på seks hovedopgaver (generel ledelse, økonomiforvaltning, personaleforvaltning, bygningsforvaltning, administrativ it og øvrige administrative opgaver).
Af tabel 9.2.1 fremgår det, at Danske Universiteters opgørelse af administrationsudgifterne udgør 1.548 mio. kr. i 2009. Disse administrationsudgifter suppleres i PWC-rapporten med udgifter til administration i tilknytning til bygningsforvaltning, svarende til ca. 238 mio. kr. og udgifter til administration på decentralt niveau, svarende til ca. 459 mio. kr. Herved udgør de samlede udgifter til administration i alt 2.245 mio. kr.
| Generel ledelse og admini- stration i alt |
Generel ledelse | Økonomi- forvaltning |
Personale- forvaltning |
Bygnings- forvalt- ning |
Admini- strativ it |
Øvrige admini- strative opgaver |
|
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Generel ledelse og administration (DU, pkt. 5) | 1.548 | 449 | 289 | 238 | 77 | 237 | 256 |
| Bygnings- omkostninger Institutniveau, centre mv. |
238 | 58 | 60 | 27 | 9 | 38 | 47 |
| Institutniveau, centre mv. | 459 | 140 | 117 | 50 | 5 | 55 | 93 |
| I alt | 2.245 | 647 | 466 | 315 | 91 | 330 | 396 |
I tabel 9.2.1 er de samlede administrationsudgifter også fordelt på hovedopgaver. Det fremgår, at de fleste midler anvendes til generel ledelse, svarende til ca. 647 mio. kr. eller 29 procent af de samlede administrationsudgifter. Herefter følger udgifter til økonomiforvaltning og administrationsudgifter i tilknytning til øvrige administrative opgaver.
| Udgifter til administration, mio. kr. | Udgifter til administration, procent af omsætningen | |
|---|---|---|
| Københavns Universitet | 726 | 10,2 |
| Aarhus Universitet | 529 | 10,0 |
| Syddansk Universitet | 250 | 11,1 |
| Roskilde Universitet | 85 | 12,3 |
| Aalborg Universitet | 179 | 10,0 |
| Handelshøjskolen i København | 139 | 13,5 |
| Danmarks Tekniske Universitet | 311 | 8,4 |
| IT-Universitetet i København | 26 | 13,3 |
| I alt | 2.245 | 10,2 |
PWC konkluderer også, at administrationsprocenten på maksimalt 12 procent umiddelbart skal sammenlignes med de 17 procent i Universitetsanalysen, men at forskellen bl.a. skyldes, at det i Universitetsanalysen er forudsat, at VIP-medarbejdere anvender tid på generel administration, hvilket ikke er forudsat i PWC-analysen. Derudover er datagrundlaget i Universitetsanalysen bl.a. baseret på en spørgeskemaundersøgelse, hvilket giver anledning til en vis usikkerhed. F.eks. blev alle VIP-medarbejdere i forbindelse med spørgeskemaundersøgelsen bedt om at angive den tid, som de bruger på administrative opgaver. Det er PWC’s opfattelse, at forskellige metoder maksimalt kan forklare 2,5 procentpoint af afvigelsen. Herefter er der fortsat 2,5 procentpoint, som ikke kan forklares.
9.3. Konklusion
Den nye administrationsopgørelse peger på – som Universitetsanalysen – at de enkelte universiteter anvender forskelligt omfang af ressourcer på administration.
Roskilde Universitet oplyser, at universitetets økonomistyringsfokus ikke entydigt retter sig mod administration, idet fokus i højere grad er på økonomien for uddannelse, forskning og vidensformidling.
Roskilde Universitet oplyser, at universitetet har fokus på at anvende universitetets ressourcer optimalt.
I Roskilde Universitets strategi 2015 har Roskilde Universitet inden for organisation og campus defineret følgende strategiske målsætning: ”En organisation, der forstår at udnytte sine ressourcer optimalt, så den i endnu højere grad yder en professionel understøttelse til universitetets kerneaktiviteter”.
Roskilde Universitet har gennemført en undersøgelse af de administrative omkostninger ved universitetets uddannelser, der viser, at der er betydelige forskelle mellem de enkelte institutter med hensyn til administration af uddannelser og eksaminer. Roskilde Universitet finder, at denne undersøgelse kan bruges som grundlag for detaljerede analyser, der kan afdække effektiv og mindre effektiv administration på uddannelsesområdet, således at god praksis kan indføres på alle fag og institutter.
Opgørelsen af administrative udgifter er baseret på Danske Universiteters definitionsmanual for nøgletal i sektoren. Heri står der, at der ved registrering af omkostninger på formål kan anvendes forskellige metoder, enten tidsregistrering på formål af enkeltpersoners tidsforbrug eller forskellige fordelingsmetoder, der baserer sig på fordelingsnøgler og skøn over det anvendte tidsforbrug på forskellige formål.
På Roskilde Universitet er der ikke tidsregistrering, og derfor opgøres fordelingerne af omkostninger efter skøn.
Roskilde Universitet finder, at en mere præcis opgørelse forudsætter en udtømmende liste over, hvad der skal medtages i opgørelsen af administrative omkostninger og et tidsregistreringssystem, hvori den enkelte ansatte dagligt kan opgøre sit tidsforbrug fordelt på formål.
Efter PWC’s færdiggørelse af sin rapport til Universitets- og Bygningsstyrelsen har Roskilde Universitet oplyst, at universitetet efter en ny gennemgang af sine opgørelser finder, at opgørelsen for Roskilde Universitet bør justeres, så en række udgifter der i den oprindelige opgørelse indgik som “generel ledelse og administration” trækkes ud og fordeles på de relevante uddannelses- og forskningsområder. Det gælder for eksempel en del af feriepengeforpligtelsen. Roskilde Universitet har selv beregnet, at såfremt Roskilde Universitets reviderede tal lægges til grund, vil administrationsprocenten på Roskilde Universitet komme ned på 10,5 procent. Roskilde Universitet har ultimo januar 2011 bedt sin institutionsrevisor gennemgå disse tal.
Universitets- og Bygningsstyrelsen finder det utilfredsstillende, at Roskilde Universitet således tilkendegiver, at de data, der blev leveret og konsolideret med inddragelse af det enkelte universitet og PWC, ikke skulle være retvisende, og at Roskilde Universitet hermed ikke har leveret korrekte data til tiden. Universitets- og Bygningsstyrelsen kan ikke imødekomme Roskilde Universitets ønske om at justere universitetets opgørelse.
Universitets- og Bygningsstyrelsen finder endvidere, at det er nødvendigt, at Roskilde Universitet har fokus på at anvende universitetets ressourcer optimalt, idet styrelsen konstaterer, at Roskilde Universitet bruger en relativt høj andel af universitetets omsætning på administration, sammenlignet med de øvrige universiteter.